Metodtips för Outlook för Mac 2011: Skriva bra e-postmeddelanden

Läs ditt meddelande innan du skickar det.

Se till att meddelandets ämne är beskrivande och handlingsinriktat. Till exempel: Säljteamet: Skicka föreslagna ledningsdatum, där Säljteamet är gruppens namn och Skicka är handlingen. Andra användbara uttryck är För information och Åtgärd krävs,.

Om en handling krävs anger du vad du vill i rutan Ämne.

Ändra meddelandets ämne om konversationens ämne förändras.

Se till att alla meddelanden är korta och direkta.

Ordna innehållet i meddelandet från mest till minst viktigt.

Skriv eventuellt viktig information med fetstil.

Ställ upp handlingsåtgärder eller frågor på olika rader så att de sticker ut och syns.

Skriv personers namn i fetstil när du ställer frågor. Till exempel: ”Ryan: Vad har projektet för status?

Begränsa antalet personer som du skickar ett meddelande till så att endast de som behöver läsa meddelandet får det.

Sätt personer som behöver informeras på raden Kopia.

Sätt personer som behöver svara eller vidta åtgärder på raden Till.

Använd en signatur när det är lämpligt, men håll signaturen enkel, kort, professionell och, om möjligt, fri från grafik.

Skicka inte ett meddelande om du vill få svar direkt. Ring eller skicka ett snabbmeddelande.

Om du befinner dig i en e-postkonversation som har fler än 10 meddelanden utan att någon lösning har framkommit kan du överväga att planera in ett möte för att diskutera frågan. E-post är inte alltid ett effektivt verktyg för att lösa svåra frågor. Markera mötet och klicka på Möte på fliken Start.

Bekräfta meddelanden som behöver ett mer omfattande svar. Om du är för upptagen för att svara med ett fullständigt svar direkt meddelar du avsändaren att du håller på att titta på frågan och kommer att svara vid en viss tid eller ett visst datum. Flagga meddelandet så att du gör det senare.

Använd Hög prioritet sparsamt.

Om du ställer en fråga och det finns flera personer som skulle kunna svara väljer du bara en person i stället för att skicka frågan till en grupp.

Inkludera inte din chef i alla meddelanden du skickar.

Skicka inte ett meddelande när du är arg. Det är bättre att skriva det, spara det i utkastmappen och sedan gå tillbaka till det senare.

Förvänta dig inte ett snabbt svar när du skickar långa meddelanden (mer än två stycken).

Skicka inte ett uppföljningsmeddelande mindre än en dag efter det första meddelandet. Om du inte får svar snart kan du prova att ringa eller skicka ett snabbmeddelande.

Sätt inte flaggor på alla meddelanden du skickar. Mottagarna kommer att börja ignorera dem.

Använd inte VERSALER.

Skicka inte bilagor, skicka länkar i stället. Den här regeln gäller särskilt mötesförfrågningar, där bilagor kan påverka serverutrymmet.

Expandera inte kontaktgrupper (distributionslistor). Om du expanderar kontaktgrupper (distributionslistor) blir meddelandena svårare att läsa och de hamnar i fel e-postmappar för personer som använder regler.

Var inte sarkastisk. Det är lätt att missförstå humor.

Skriv inget som du inte vill att alla i företaget ska läsa. Du vet aldrig var meddelandet kan hamna.

Använd inte kursiv stil eller "roliga" teckensnitt som är svårlästa.

Använd inte röda teckensnitt, eftersom de är svåra att läsa och kan tolkas som kritiska.

Använd inte Svara alla på en kontaktgrupp om du vill be att bli borttagen.

Flagga det för dig själv när du skickar.

Märk det med kategorin @Väntar.

När du vidtar dessa åtgärder vet du att din nästa åtgärd är att skicka ett till meddelande eller hålla utkik efter ett svar.

Tips  Att påminna dig själv att du ska skicka ett till meddelande är ofta mer effektivt än att flagga meddelandet för mottagaren. På samma sätt flaggar du ett meddelande för dig själv så att du får en uppgift i uppgiftslistan som påminner dig om du lovar att göra något i ett meddelande.

Svara med rätt kontaktgrupp eller person i raden Till.

Skicka svar till rätt kontaktgrupp eller person.

Sätt inte den ursprungliga kontaktgruppen i raden Hemlig kopia, eftersom meddelandet inte filtreras av andra personers regler. Låt i stället kontaktgruppen stå på någon av raderna Till eller Hemlig kopia.