 | Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hantera Inkorgen med fyra enkla principer |
|
Den här artikeln är en del av en serie Metodtips för Outlook för Mac 2011. Om du vill läsa om de olika delarna i serien kan du se länkarna Se även längst ned på sidan.
 | De fyra enkla principerna |
När du har ställt in systemet är du redo att börja hantera inkommande meddelanden. Genom att göra Inkorgen till den centrala platsen för att ta emot viktiga meddelanden kan du gå igenom den och vara säker på att alla objekt är saker du behöver ta hand om.
För alla meddelanden i Inkorgen:
-
Ta bort det direkt om det inte är viktigt.
-
Gör det om du kan göra det på två minuter eller mindre (svara, arkivera, ringa osv.).
-
Delegera (vidarebefordra) det om det inte är något du ska göra eller om du kan delegera det.
-
Skjut upp (vänta med) det om det är något du behöver göra, men det tar längre än två minuter.
Flytta det till referensmappen om du behöver ha det som referens (även om du har bestämt dig för att skjuta upp det). Målet är att minska antalet gånger du öppnar varje meddelande.
| Ta bort det |
Ta bort meddelanden som du inte behöver läsa. Ta bort om det är skräp.
| Gör det: 2-minutersmetoden |
Det är otroligt vad man hinner göra på två minuter. Det går till exempel att svara på många meddelanden på mindre än två minuter. Men om det tar längre än två minuter att hantera ett meddelande skjuter du upp det. Du kan prova att ta tid för att få en känsla för hur två minuter känns.
Gör något av följande efter att du har hanterat meddelandet:
-
Ta bort det om det inte är så viktigt.
-
Arkivera det i någon av referensmapparna (till exempel 1-Referens).
| Delegera det |
Ibland får du ett meddelande som det egentligen är meningen att någon annan ska ta hand om. I dessa fall svarar du och tar med personen som du delegerar meddelandet till i raden Till.
Om du vill följa upp senare kan du flagga det för dig själv innan du skickar. Märk uppgiften med kategorin @Väntar.
| Skjut upp det |
NÄR DU SKA SKJUTA UPP ETT MEDDELANDE
Att skjuta upp ett meddelande innebär att du ska gå igenom det senare, när du har tid, och skälen att skjuta upp ett meddelande är:
-
Det går inte att hantera det på mindre än två minuter.
-
Det tar en stund att läsa igenom.
-
Det kräver ett noggrant uttänkt svar.
-
Det kräver ytterligare åtgärder i ett annat program (till exempel "Måste lägga till i dokumentet <namn>")
SKJUTA UPP ETT MEDDELANDE: FLAGGA DET
Om du bestämmer dig för att du inte har tid att hantera ett meddelande direkt kan du flagga det:
-
Om du behöver göra det idag kan du flagga det för I dag (klicka bara på flaggan).
-
Om du kan skjuta upp det en längre tid håller du ner KOMMANDO+CTRL, klickar på meddelandet och flaggar det sedan för uppföljning ett senare datum.
-
Om du behöver gå tillbaka till meddelandet mer än en gång och vill att det ska vara lättåtkomligt ställer du in flaggan Startdatum på uppgiften på 100 år i framtiden. (Använd den här flaggan sällan så att det inte blir något som samlar upp allt.)
-
Om det är något du behöver göra snart flaggar du det med Inget förfallodatum så att det visas överst. Använd den här gruppen sparsamt och rensa den regelbundet, eftersom den hamnar överst i din uppgiftslista.
Genom att flagga meddelandet och arkivera det i referensmappen har du behandlat det och du kan nu flytta det så att du inte ser det. Men eftersom det finns i din uppgiftslista kan du gå vidare till nästa meddelande med vetskapen att du kommer att återgå till de flaggade objekten senare.
OM DU VILL KATEGORISERA FLAGGADE OBJEKT
Du kan lägga till en kategori så att du snabbt kan se vad du behöver göra härnäst. En snabb titt på dina uppgifter som är kategoriserade gör att du vet vad du kan göra något åt direkt (@Kontor), vilka uppgifter du väntar på andra personer för (@Väntar) och vad du ska ha ett möte om (@Möte).
NÄR SKA DU HANTERA UPPGIFTERNA DU HAR SKJUTIT UPP?
När du har hanterat dina meddelanden kan du ta hand om uppgiftslistan. Det är då du svarar på de meddelanden som du har skjutit upp.
BARA ARKIVERA DET
Ibland får du ett meddelande som inte kräver någon åtgärd från dig, men som du kan behöva längre fram. Ett bra exempel är ett meddelande med anvisningar. Arkivera dessa meddelanden i referensmappen (1-Referens). Om du lägger till en kategori blir meddelandet lättare att hitta senare om du behöver det (till exempel @Projekt). Gör detta innan du arkiverar.
När du är klar med behandlingen av dina meddelanden bör Inkorgen vara rensad och du kan gå över till din kalender och dina uppgifter.
