Metodtips för Outlook för Mac 2011

Den här artikeln har skrivits av produktteamet som skapade Outlook för Mac 2011 av den bästa tänkbara orsaken: våra kunder bad oss. Outlook för Mac 2011 har utformats för att användas av en bred målgrupp med många olika behov och sätt att arbeta. Även om det inte finns något enda "rätt sätt", finns det flera sätt att arbeta i programmet som vi vet är enklare än andra. Vi hoppas att du kan få den bästa möjliga upplevelsen av att använda Outlook för Mac 2011 genom att känna till några av våra metodtips.

Obs! Den här artikeln är även tillgänglig som en .pdf-fil som du kan hämta från Microsofts webbplats

Klicka på den här länken om du vill öppna ett webbläsarfönster.

Den här handledningen innehåller våra bästa råd för hur du ska få ut så mycket som möjligt från Outlook för Mac 2011. Det är dock inte en komplett handledning. Några grundläggande scenarier tas upp för att hjälpa dig att använda Outlook för Mac 2011 för dina informationshanteringsbehov.

Den här handledningen är avsedd för personer som:

Arbetar för ett stort företag med en IT-avdelning.
Tar emot fler än 30 e-postmeddelanden per dag.
Ägnar mycket tid varje dag åt att använda Outlook för Mac 2011 för att skicka och ta emot meddelanden och planera in eller närvara vid möten.
Använder Outlook för Mac 2011 med ett Microsoft Exchange Server-konto.

Oavsett hur servern är inställd eller hur stor organisationen är kan detta dokument vara användbart för dig. I den här artikeln lär du dig:

Grundläggande principer för god tidshantering

Outlook för Mac 2011 är ett verktyg som hjälper dig att hantera dina e-postmeddelanden, kalendrar, kontakter och uppgifter. På så vis blir det inte bara viktigt för din kommunikation utan även för din tidshantering. Vi föreslår några grundläggande principer för att du ska få ut så mycket som möjligt av Outlook för Mac 2011:

Minska antalet platser där du läser meddelanden. Filtrera alla meddelanden som du behöver läsa till en plats, Inkorgen, genom att använda en serie regler.
Låt en del meddelanden passera. Använd regler för att skicka de meddelanden du behöver läsa till Inkorgen och låt sedan resten gå orörda till Kontaktgrupp-mapparna (kallas även distributionslistor i företagets globala adressgrupp. Du kan skapa kontaktgrupper i Outlook för Mac också, men dessa kontaktgrupper sparas på din lokala dator och ska användas för kontakter utanför företaget. Se avsnittet Kontakter nedan för information om regler kring att arbeta med lokala kontaktgrupper). Du behöver inte läsa varje meddelande som skickas till dig – får du många meddelanden kan du antagligen inte det. Endast de viktiga går till Inkorgen. Återstående meddelanden kan vara bra att spara om du till exempel blir inblandad i en fråga.
Minska antalet platser där du arkiverar meddelanden manuellt. Minska den mentala ansträngningen med att arkivera genom att förlita dig på sökning för att hitta meddelanden.
Behandla dina meddelanden efter fyra enkla priniciper. När du läser ett meddelande bestämmer du dig för om du ska: Ta bort. Göra (svara eller arkivera för referens). Delegera (vidarebefordra). Skjuta upp (med kategorier och flaggor) för en andra granskning i din uppgiftslista.
Minska din att göra-lista till en lista. Använd en enda att göra-lista och en enda kalender för att hantera det du behöver göra.
Arbeta gruppvis. Använd kategorier som hjälper dig att gruppera liknande uppgifter.
Använd gott omdöme när du skickar meddelanden. Följ riktlinjerna för att skicka bra meddelanden.
Gå igenom din kalender och dina uppgifter regelbundet.

Även om du inte använder dig av alla tips som beskrivs här kan du förbättra upplevelsen med Outlook för Mac 2011 genom att bara följa några stycken.

Ställa in Outlook för Mac 2011: Utseendet

Mappar

Det anses vara god praxis att ha:

En Inkorg för meddelanden som du behöver behandla (ta hand om). Inkorgen är avsedd för meddelanden som skickas direkt till dig eller som kan vara viktiga för dig att läsa. Om du får många meddelanden som går fram och tillbaka mellan flera olika personer kan du ändra till vyn Konversationer. Annars använder du datumordningen (standardordningen).
En enda referensmapp, under Inkorgen, för allt referensmaterial som du kan vilja återgå till senare. Ingenting arkiveras automatiskt (dvs. med en regel) till denna mapp. Ge den här mappen namnet 1-Referens. (Genom att lägga till 1- blir mappen den första posten under Inkorgen.) Den här mappen skapas under Inkorgen så att du kan minimera Inkorgen och dölja mappen.

Obs! Om den här mappen blir för stor (10 000 poster eller fler) kan Outlook för Mac 2011 bli långsamt när du växlar till den här mappen.
En mapp för arbetsrelaterade, privata och personliga meddelanden. Genom att ha skilda mappar för personlig och arbetsrelaterad information kan du söka efter ett meddelande när någon står bredvid dig utan att du behöver oroa dig för att ett personligt känsligt meddelande ska öppnas. Ge den här mappen namnet 2-Personligt.

Chefer kan ha en mapp för kommentarer om sina anställda som heter 3-Ledning.
En uppsättning mappar för kontaktgrupp-meddelanden. Alla meddelanden som skickas till kontaktgrupper (kallas även listservrar, e-postlistor eller distributionslistor) behöver inte alltid läsas. Den här uppsättningen mappar samlar alla kontaktgrupp-meddelanden som inte levereras till Inkorgen automatiskt. Skapa en mapp på översta nivån under Inkorgen som heter Kontaktgrupper och skapa sedan en undermapp för varje kontaktgruppsämne. Det räcker normalt med en mapp per kontaktgrupp, men om du har flera relaterade kontaktgrupper kan du överväga att låta alla meddelanden levereras till samma mapp. Komprimera mappen Kontaktgrupper på översta nivån så att du inte distraheras av de olästa meddelandena i mapparna under den.

Obs! Om du behöver läsa alla meddelanden i en kontaktgrupp skapar du ingen mapp för den. Dessa meddelanden bör gå direkt till Inkorgen.

Smarta mappar

Smarta mappar, kallas även sökmappar, är användbara för att samla information från olika e-postmappar. Smarta mappar kan vara särskilt användbara om du behöver samla information som finns sparad i olika mappar, t.ex. om du förbereder dig för ett kvartalsmöte.

Smarta mappar

Om du får en stor mängd meddelanden (fler än 200 meddelanden om dagen) kan sökmappar vara ett bra sätt för dig att skilja e-post från olika avsändare åt.

Information om hur du skapar smarta mappar finns i avsnittet med vanliga frågor i slutet av denna text.

Regler

Aviseringar

Kategorier

Kategorier i Outlook för Mac 2011 gör det möjligt att hantera objekt på flera olika sätt. Det finns tre huvudtyper av kategorier som vi rekommenderar att du skapar:

Projekt (kan omfatta personer)
Ämne
Plats eller aktivitet

Kategorier är inte obligatoriska i systemet, men de gör det enklare för dig om du använder dem noggrant. De kan till exempel hjälpa dig att enklare identifiera vad du kan göra nu och hjälpa dig att gruppera liknande uppgifter så att du kan göra dem samtidigt.

Gör så här för att skapa kategorier:

På fliken Hem klickar du på Kategorisera och klickar sedan på Lägg till ny.

Det anses vara god praxis att ha en kategori för:

Var och en av dina underställda och din chef för objekt som du vill gå igenom nästa gång ni har ett möte (till exempel en kategori som heter Veckomöte).

Var och en av de viktiga platser eller aktiviteter som du arbetar med, så att du kan utföra massåtgärder (ett praktiskt sätt att hantera dina arbetsuppgifter), till exempel:

@Pendlar för uppgifter som du kan utföra på väg hem från arbetet.

@E-post för uppgifter som omfattar e-postmeddelanden, möten eller någon annan aspekt av Outlook för Mac 2011.

@Hemma för uppgifter som du endast kan utföra hemma.

@Möte för objekt som du behöver för att förbereda dig inför ett möte.

@Offline för uppgifter som du inte utför vid datorn, till exempel att kopiera ett dokument.

@Online för uppgifter som du endast kan utföra online eller via en webbläsare.

@Telefon för samtal som du behöver ringa eller ta emot.

@Läser för uppgifter som endast omfattar läsning, inte svarande. Den här kategorin är användbar för långa meddelanden eller bilagor som du behöver läsa men inte kan ta hand om direkt.

@Väntar för meddelanden eller uppgifter där du väntar på ett svar, men det finns ingen direkt åtgärd som du ska utföra.

Outlook-kategorier

Obs! Genom att använda symbolen @ sticker kategorierna ut i kategorilistan. Om du markerar vissa kategorier med @ hjälper det dig att hålla dessa kategorier överst i kategorilistan och påminner dig om var du ska vara när du utför denna uppgift (@Telefon är till exempel "vid telefonen").

Varje viktigt ämne eller projekt så att du enkelt kan hitta meddelanden om ett visst ämne, särskilt om det inte finns något ord i meddelandets brödtext eller ämne som gör att du kan hitta det vid en sökning.

Viktiga objekt som måste hanteras idag och inte kan överföras till en annan dag.

Obs! Du kan använda flera kategorier på samma objekt, till skillnad mot arkivering där objekten endast kan finnas i en mapp åt gången. Ett viktigt meddelande som du vill diskutera med din chef innan du svarar kan till exempel kategoriseras både i kategorin @E-post och i kategorin Veckomöte.

Som du kan se hjälper kategorier till att göra sökningen mer effektiv och hjälper dig att förbereda dig för möten.

Obs! Var mycket försiktig med att kategorisera dina utgående meddelanden, eftersom mottagarna kan komma att se dina kategorier. Om mottagarna inte använder Outlook för Mac 2011 eller Exchange Server 2010 kan de se kategorierna du anger.

Hantera Inkorgen med fyra enkla principer

När du har ställt in systemet är du redo att börja hantera inkommande meddelanden. Genom att göra Inkorgen till den centrala platsen för att ta emot viktiga meddelanden kan du gå igenom den och vara säker på att alla objekt är saker du behöver ta hand om.

För alla meddelanden i Inkorgen:

Ta bort det direkt om det inte är viktigt.
Gör det om du kan göra det på två minuter eller mindre (svara, arkivera, ringa osv.).
Delegera (vidarebefordra) det om det inte är något du ska göra eller om du kan delegera det.
Skjut upp (vänta med) det om det är något du behöver göra, men det tar längre än två minuter.

Flytta det till referensmappen om du behöver ha det som referens (även om du har bestämt dig för att skjuta upp det). Målet är att minska antalet gånger du öppnar varje meddelande.

Ta bort det

Ta bort meddelanden som du inte behöver läsa. Ta bort om det är skräp.

Gör det: 2-minutersmetoden

Det är otroligt vad man hinner göra på två minuter. Det går till exempel att svara på många meddelanden på mindre än två minuter. Men om det tar längre än två minuter att hantera ett meddelande skjuter du upp det. Du kan prova att ta tid för att få en känsla för hur två minuter känns.

Gör något av följande efter att du har hanterat meddelandet:

Ta bort det om det inte är så viktigt.
Arkivera det i någon av referensmapparna (till exempel 1-Referens).

Delegera det

Ibland får du ett meddelande som det egentligen är meningen att någon annan ska ta hand om. I dessa fall svarar du och tar med personen som du delegerar meddelandet till i raden Till.

Om du vill följa upp senare kan du flagga det för dig själv innan du skickar. Märk uppgiften med kategorin @Väntar.

Skjut upp det

NÄR DU SKA SKJUTA UPP ETT MEDDELANDE

Att skjuta upp ett meddelande innebär att du ska gå igenom det senare, när du har tid, och skälen att skjuta upp ett meddelande är:

Det går inte att hantera det på mindre än två minuter.
Det tar en stund att läsa igenom.
Det kräver ett noggrant uttänkt svar.
Det kräver ytterligare åtgärder i ett annat program (till exempel "Måste lägga till i dokumentet <namn>")

SKJUTA UPP ETT MEDDELANDE: FLAGGA DET

Om du bestämmer dig för att du inte har tid att hantera ett meddelande direkt kan du flagga det:

Om du behöver göra det idag kan du flagga det för I dag (klicka bara på flaggan).
Om du kan skjuta upp det en längre tid håller du ner KOMMANDO+CTRL, klickar på meddelandet och flaggar det sedan för uppföljning ett senare datum.
Om du behöver gå tillbaka till meddelandet mer än en gång och vill att det ska vara lättåtkomligt ställer du in flaggan Startdatum på uppgiften på 100 år i framtiden. (Använd den här flaggan sällan så att det inte blir något som samlar upp allt.)
Om det är något du behöver göra snart flaggar du det med Inget förfallodatum så att det visas överst. Använd den här gruppen sparsamt och rensa den regelbundet, eftersom den hamnar överst i din uppgiftslista.

Genom att flagga meddelandet och arkivera det i referensmappen har du behandlat det och du kan nu flytta det så att du inte ser det. Men eftersom det finns i din uppgiftslista kan du gå vidare till nästa meddelande med vetskapen att du kommer att återgå till de flaggade objekten senare.

OM DU VILL KATEGORISERA FLAGGADE OBJEKT

Du kan lägga till en kategori så att du snabbt kan se vad du behöver göra härnäst. En snabb titt på dina uppgifter som är kategoriserade gör att du vet vad du kan göra något åt direkt (@Kontor), vilka uppgifter du väntar på andra personer för (@Väntar) och vad du ska ha ett möte om (@Möte).

NÄR SKA DU HANTERA UPPGIFTERNA DU HAR SKJUTIT UPP?

När du har hanterat dina meddelanden kan du ta hand om uppgiftslistan. Det är då du svarar på de meddelanden som du har skjutit upp.

BARA ARKIVERA DET

Ibland får du ett meddelande som inte kräver någon åtgärd från dig, men som du kan behöva längre fram. Ett bra exempel är ett meddelande med anvisningar. Arkivera dessa meddelanden i referensmappen (1-Referens). Om du lägger till en kategori blir meddelandet lättare att hitta senare om du behöver det (till exempel @Projekt). Gör detta innan du arkiverar.

När du är klar med behandlingen av dina meddelanden bör Inkorgen vara rensad och du kan gå över till din kalender och dina uppgifter.

Daglig genomgång: Hantera din tid och dina uppgifter

Det anses vara en god praxis att avsätta tid varje morgon för att hantera din uppgiftslista och din kalender. Detta omfattar:

Gå igenom dina avtalade tider och möten för dagen och den kommande veckan.
Gå igenom dina uppgifter och göra justeringar.
Lägga till avtalade tider i kalendern för att få tid att utföra dina arbetsuppgifter.

Säga nej

När du går igenom din kalender och din uppgiftslista måste du vara realistisk med vad du kan åstadkomma. Det innebär ibland att du måste säga nej. Följande är några sätt att tjäna tillbaka tid genom att säga nej:

Neka till möten när du inte behöver delta. Ja, du kan göra så.
Ta bort uppgifter som du inte behöver göra eller som du vet att du inte kommer att göra.
Skicka meddelanden till andra för att tala om att du arbetar på ett svar (och se till att flagga det för dig själv när du skickar). Det är bättre att låta andra veta att du kommer att svara vid ett realistiskt datum än att personen tror att du har glömt frågan.

Kalenderhantering

Verkligheten är den att om du har en dag som är fylld med möten har du mindre tid för att slutföra uppgifter och skriva meddelanden, så flytta uppgifter till andra dagar.

Om det tar lång tid att utföra en uppgift eller om det är något du måste göra (till skillnad från uppgifter som du bestämmer dig för att du inte måste göra) kan du avsätta tid i kalendern.

Metoder för att skapa uppgifter

När du går igenom kalendern och uppgifterna kommer du oundvikligen börja tänka på andra saker du behöver göra. Följande är några sätt att skapa uppgifter i Outlook:

Flagga meddelandet.
Klicka på Nytt i menyfliksområdet och klicka sedan på Uppgift för att skapa en ny uppgift.
Om du kör bil, och det är lagligt och säkert, kan du använda röstmemofunktionen i en mobil enhet eller mobiltelefon för att spara uppgifter och sedan skriva in dem i uppgiftslistan.

Metoder för att hantera uppgifter

Följande är sätt som kan hjälpa dig att hantera dina uppgifter:

Lägg till uppgifter när de kommer till dig genom att klicka på Nytt och sedan Uppgifter i menyfliksområdet.
Rensa bort uppgifter som du inte behöver göra. Din uppgiftslista är en viktig plats, låt den inte bli stökig, eftersom den då förlorar sin användbarhet. För flaggade meddelanden som du vill ha kvar klickar du på Ta bort flagga, annars klickar du bara på Ta bort.
Markera slutförda uppgifter så att de tas bort från uppgiftslistan.
Gör det lättare att utföra uppgifter genom att ändra uppgiftens ämne. En uppgift med ämnesraden Kan inte ändra gruppmedlemskap via tangentbord bör få det nya namnet Svara Ryan, som är nästa åtgärd för denna uppgift. Du ändrar uppgiftens ämne genom att dubbelklicka på uppgiften och sedan skriva in ett nytt ämne.
Använd kategorier som en hjälp för dig att identifiera var du behöver ta nästa steg och få en del uppgifter att sticka ut.
Ordna om uppgifterna för att gruppera liknande uppgifter, till exempel uppgifter med samma kategori. På så sätt kan du arbeta på liknande uppgifter tillsammans.

Även om det är bra att vara organiserad ska du inte ägna en massa tid åt att prioritera och hantera din uppgiftslista. Processen för att hantera din uppgiftslista ska inte ta över ditt liv!

Använda kalendern: Skapa avtalade tider för att hantera din tid

Kom ihåg: Det finns alltid mer att göra än det finns tid att göra det.

Som en del i god tidshantering behöver du tid för att hantera dina meddelanden, hantera dina avtalade tider och uppgifter, samt fundera över vad du behöver göra.

Du kan schemalägga denna tid åt dig själv genom regelbundna avtalade tider och möten i din kalender. Din kalender ska behandlas som en verklig plan för din tid, om du har schemalagt något är det vad du har åtagit dig att göra den tiden.

Avsätt tid för att:

Hantera dina meddelanden. Det är särskilt viktigt att avsätta tid för att hantera meddelanden om du får många meddelanden. Även om du har ställt in regler så att bara de viktiga meddelandena syns i Inkorgen behöver du ändå tid för att hantera dessa meddelanden.

Tips När du behandlar och läser dina meddelanden bör du ta bort störande element genom att minimera navigeringsrutan och menyfliksområdet.
Gå igenom dina uppgifter och avtalade tider varje dag och varje vecka. Titta på kalendern och uppgifterna och bedöm de avtalade tiderna och uppgifterna i förhållande till dina prioriteringar. Om du har mycket i kalendern är detta rätta tiden för att:

1. Rensa bort avtalade tider som strider mot varandra, eftersom du inte kan vara på två platser samtidigt.

2. Schemalägga tid för att utföra arbete.

3. Fundera över vad du gör, om det är ett värdefullt sätt att använda din tid och om du prioriterar rätt.

4. Ha regelbundna möten med din chef. Regelbundna möten med chefen kan hjälpa dig att förklara vad du arbetar med och ändra prioritetsordningen om så behövs. Om du vill ställa in ett återkommande möte klickar du på Upprepning.

Uppgifter: Utföra ditt arbete

Veckogenomgång

Genom att titta på hela bilden för din tid och dina uppgifter blir det lättare för dig att prioritera viktigt arbete i förhållande till mindre brådskande uppgifter. Det hjälper dig att göra det tydligt för andra vad man kan och inte kan förvänta sig att du realistiskt sett ska kunna utföra. Att gå igenom den föregående veckan och den kommande veckan är också ett praktiskt sätt för dig att förbereda dig för ett veckomöte med din chef eller hjälpa dig att förbereda ett e-postmeddelande med statusinformation.

Var du ska utföra ditt arbete

När du har behandlat dina meddelanden är Uppgifter den bästa platsen att arbeta i Outlook (svara på meddelanden och så vidare). Genom att växla till Uppgifter blir du inte distraherad av meddelanden som kommer till Inkorgen.

Masshantera dina uppgifter

När du går igenom din uppgiftslista och din kalender kan du utföra liknande uppgifter tillsammans. Om du till exempel bara har några minuter på dig kan du ringa alla dina telefonsamtal (om du bara har några stycken). Hantera energikrävande uppgifter (för en del kan det vara att svara på meddelanden) när du har mer energi. Hantera uppgifter som kräver mindre energi, till exempel att läsa statusmeddelanden, senare på dagen när du är tröttare. Genom att "masshantera" dina uppgifter kommer du framåt i alla dina projekt samtidigt.

Ett sätt att masshantera uppgifter är att ändra ordningen från Startdatum till Kategorier. Det gör du genom att klicka på kolumnrubriken Kategorier.

Obs! Om du har uppgifter som hindrar andra från att kunna utföra sitt arbete ska du göra dessa uppgifter först.

Slutföra dina uppgifter

När du har slutfört uppgifter markerar du dem som färdiga. Outlook för Mac 2011 har en automatisk lista med dina slutförda uppgifter. Det kan vara en användbar sammanfattning av vad du har åstadkommit. Om du inte behöver spara information om uppgiften eller meddelandet kan du ta bort det eller ta bort flaggan.

Uppgift, Markera som slutförd

Arbeta offline

Om du har mycket arbete som behöver göras kan du överväga att arbeta offline för att begränsa strömmen av inkommande meddelanden som distraherar.

När du växlar mellan att arbeta online och offline ändras alla e-postkonton i din Outlook-profil.

Klicka på Arbeta offline på menyn Outlook.

Växlingsknappen Online-läge i menyfliksområdet Verktyg visar att du arbetar offline.

Fliken Verktyg, Offlineläge

Klicka på växlingsknappen Online-läge för att gå tillbaka till online-läge.

Hitta ett meddelande: Söka effektivt

Skriva bra e-postmeddelanden

Följande regler ger ett professionellt intryck och hjälper dig att få fram ditt budskap.

Grundläggande regler för bra meddelanden: Det du ska göra

Läs ditt meddelande innan du skickar det.
Se till att meddelandets ämne är beskrivande och handlingsinriktat. Till exempel: Säljteamet: Skicka föreslagna ledningsdatum, där Säljteamet är gruppens namn och Skicka är handlingen. Andra användbara uttryck är För information och Åtgärd krävs,.
Om en handling krävs anger du vad du vill i rutan Ämne.
Ändra meddelandets ämne om konversationens ämne förändras.
Se till att alla meddelanden är korta och direkta.
Ordna innehållet i meddelandet från mest till minst viktigt.
Skriv eventuellt viktig information med fetstil.
Ställ upp handlingsåtgärder eller frågor på olika rader så att de sticker ut och syns.
Skriv personers namn i fetstil när du ställer frågor. Till exempel: ”Ryan: Vad har projektet för status?
Begränsa antalet personer som du skickar ett meddelande till så att endast de som behöver läsa meddelandet får det.
Sätt personer som behöver informeras på raden Kopia.
Sätt personer som behöver svara eller vidta åtgärder på raden Till.
Använd en signatur när det är lämpligt, men håll signaturen enkel, kort, professionell och, om möjligt, fri från grafik.
Skicka inte ett meddelande om du vill få svar direkt. Ring eller skicka ett snabbmeddelande.
Om du befinner dig i en e-postkonversation som har fler än 10 meddelanden utan att någon lösning har framkommit kan du överväga att planera in ett möte för att diskutera frågan. E-post är inte alltid ett effektivt verktyg för att lösa svåra frågor. Markera mötet och klicka på Möte på fliken Start.
Bekräfta meddelanden som behöver ett mer omfattande svar. Om du är för upptagen för att svara med ett fullständigt svar direkt meddelar du avsändaren att du håller på att titta på frågan och kommer att svara vid en viss tid eller ett visst datum. Flagga meddelandet så att du gör det senare.
Använd Hög prioritet sparsamt.
Om du ställer en fråga och det finns flera personer som skulle kunna svara väljer du bara en person i stället för att skicka frågan till en grupp.

Uppföljning: Flagga när du skickar

Gör så här om du skickar ett meddelande till någon som du behöver få svar från:

Flagga det för dig själv när du skickar.
Märk det med kategorin @Väntar.

När du vidtar dessa åtgärder vet du att din nästa åtgärd är att skicka ett till meddelande eller hålla utkik efter ett svar.

Tips Att påminna dig själv att du ska skicka ett till meddelande är ofta mer effektivt än att flagga meddelandet för mottagaren. På samma sätt flaggar du ett meddelande för dig själv så att du får en uppgift i uppgiftslistan som påminner dig om du lovar att göra något i ett meddelande.

Grundläggande regler för bra meddelanden: Det du inte ska göra

Inkludera inte din chef i alla meddelanden du skickar.
Skicka inte ett meddelande när du är arg. Det är bättre att skriva det, spara det i utkastmappen och sedan gå tillbaka till det senare.
Förvänta dig inte ett snabbt svar när du skickar långa meddelanden (mer än två stycken).
Skicka inte ett uppföljningsmeddelande mindre än en dag efter det första meddelandet. Om du inte får svar snart kan du prova att ringa eller skicka ett snabbmeddelande.
Sätt inte flaggor på alla meddelanden du skickar. Mottagarna kommer att börja ignorera dem.
Använd inte VERSALER.
Skicka inte bilagor, skicka länkar i stället. Den här regeln gäller särskilt mötesförfrågningar, där bilagor kan påverka serverutrymmet.
Expandera inte kontaktgrupper (distributionslistor). Om du expanderar kontaktgrupper (distributionslistor) blir meddelandena svårare att läsa och de hamnar i fel e-postmappar för personer som använder regler.
Var inte sarkastisk. Det är lätt att missförstå humor.
Skriv inget som du inte vill att alla i företaget ska läsa. Du vet aldrig var meddelandet kan hamna.
Använd inte kursiv stil eller "roliga" teckensnitt som är svårlästa.
Använd inte röda teckensnitt, eftersom de är svåra att läsa och kan tolkas som kritiska.
Använd inte Svara alla på en kontaktgrupp om du vill be att bli borttagen.

Råd för kontaktgrupper (kallas även distributionslistor)

Följ alla riktlinjer för meddelanden om du svarar en stor kontaktgrupp.

Om du behöver mer information eller om du undersöker frågan enskilt kan du svara hela kontaktgruppen för att tala om för alla att du svarar. Därefter svarar du personen enskilt. Tänk på att svara kontaktgruppen när frågan har lösts och meddela lösningen. På så sätt kan andra i kontaktgruppen använda lösningen som referens.

Dirigera om personer

Gör så här om någon skickar ett meddelande till en kontaktgrupp som du är medlem i och meddelandet besvaras bättre av någon annan eller en annan kontaktgrupp:

Svara med rätt kontaktgrupp eller person i raden Till.
Skicka svar till rätt kontaktgrupp eller person.
Sätt inte den ursprungliga kontaktgruppen i raden Hemlig kopia, eftersom meddelandet inte filtreras av andra personers regler. Låt i stället kontaktgruppen stå på någon av raderna Till eller Hemlig kopia.

Tas bort från en kontaktgrupp

Om du får meddelanden från en kontaktgrupp som du inte vill vara med i skickar du ett meddelande till nätverksadministratören eller kontaktgruppens ägare och ber att få bli borttagen. Svara inte hela kontaktgruppen.

Använda egna kommentarer

Du kan lägga till egna kommentarer i ett meddelande som du får som ett praktiskt sätt att besvara frågor och problem direkt. Det anses vara god praxis att göra så här:

I ditt meddelande säger du att du har lagt till kommentarer, säg till exempel "Se ytterligare kommentarer nedan".
Se till att din text skiljer sig från ursprungsmeddelandet. Du kan till exempel:
- Ändra teckensnittsfärgen.
- Lägga till ditt namn eller dina initialer inom parenteser, till exempel [Scott Mitchell].
- Ändra teckensnittet till kursiv stil eller fetstil eller både och.
Ta inte bort något som inte du har skrivit.

Om du bara vill kommentera en liten del av ett längre meddelande kan du kopiera den delen av meddelandet till ditt svar. Använd då en annan färg, lägg till citattecken och skriv sedan ditt svar.

När du ska använda Hemlig kopia

Om du lägger till en mottagares namn i rutan Hemlig kopia i ett meddelande skickas en kopia av meddelandet till mottagaren, men mottagarens namn visas inte för andra mottagare av meddelandet.

Använd funktionen Hemlig kopia för att ta bort extra personer från en e-postkonversation när du bedömer att de inte längre behöver det extra e-postmeddelandet eller om konversationens ämne har ändrats.

Om du till exempel är en av fem personer som tar emot en fråga och du vill besvara den kan du flytta de andra fyra personerna till raden Hemlig kopia och skriva något i stil med "Hemlig kopia till Joe, Jeff, James och Jennifer. Här är svaret…". Framtida meddelanden skickas sedan bara mellan dig och den ursprungliga avsändaren.

Använd inte Hemlig kopia för att informera en tredje part (till exempel din chef) om en känslig fråga. Personen som är den hemliga mottagaren kanske inte inser att han eller hon fått en hemlig kopia och kan därför svara alla, vilket visar att han eller hon har fått en hemlig kopia. Det kan se ut som oärligt beteende från din sida.

I stället för att använda Hemlig kopia för att informera en tredje part om en fråga bör du vidarebefordra meddelandet efter att du har skickat det.

Kalender och möten

När är det lämpligt att kalla till ett möte?

Kalla till ett möte när:

En ny grupp med människor arbetar tillsammans för första gången.
Fler än 10 relativt långa meddelanden har skickats fram och tillbaka mellan flera personer.
Det finns ett behov av diskussion, brainstorming eller samarbete.
Kalla till ett möte när det är det mest effektiva sättet att gå vidare och tänk på att vara tydlig med vad syftet med mötet är innan du kallar till det.

Vem ska bjudas

Bjud endast in personer som behöver vara inblandade. Ju fler personer du bjuder in till ett möte desto mer komplicerat och svårt att styra blir mötet. Om ett beslut måste fattas måste du å andra sidan se till att alla viktiga intressenter är närvarande, eftersom mötet annars blir ett slöseri med tid och resurser.

Välja en tid för mötet

Välj en tid när alla kan träffas genom att titta i de aktuella personernas information om ledig/upptagen i Kalender. Använd Schemaläggning för att se tillgänglighet för alla som ska vara med på mötet.

Rutnätet för ledig/upptagen visar när personerna som ska vara med på mötet är tillgängliga. En grön vertikal linje visar mötets starttid. En röd vertikal linje visar mötets sluttid.

Kalender – Schemaläggare

Gör så här om du vill visa Schemaläggning när du sammanställer en mötesförfrågan:

Klicka på Schemaläggning på fliken Möte.

När man ska mötas personligen eller på distans

Ha ett möte personligen om:

Det är första gången den här gruppen ska arbeta tillsammans.
Föremål som är fysiska ska visas eller skickas runt.
Det är ett brainstorming-möte.
Det är ett samarbetsintensivt möte.
Alla inte har en telefon eller lämplig programvara och utrustning för elektroniska möten.

Annars kan mötet hållas över telefon.

Tips Om du behöver resa till platsen för mötet schemalägger du restid i kalendern före och efter mötet.

Hantera relaterade dokument

När du förbereder dig för ett möte finns det ofta dokument som ska delas före eller under mötet.

Om alla deltagare är anslutna till företagsnätverket kan du lägga dokumenten på en SharePoint-plats eller en delad nätverksenhet.

Skicka inte bilagor i mötesförfrågan.

Förbereda en agenda: Låt uppgifterna hjälpa till

@Möte är en samlingspunkt för agendaposter.

Skapa en uppgift, märk den med kategorin @Möte och ange Startdatum eller Förfallodatum för mötets datum. När mötesdatumet närmar sig och diskussionspunkter kommer upp kan du lägga till kommentarer, punkter, och funderingar till uppgifterna när de dyker upp. Den här uppgiften blir din agenda för mötet.

Efter mötet markerar du uppgiften som slutförd och skapar nya uppgifter för åtgärdsposterna.
Om du vill diskutera en uppsättning meddelanden eller bara ett meddelande…

Om du har ett meddelande som du vill diskutera på ett möte flaggar du det meddelandet för mötesdagen och märker det med kategorin @Möte.

Om du har fler än tre meddelanden som du vill diskutera ska du inte flagga vart och ett, eftersom det gör uppgiftslistan rörig. Skapa i stället en ny uppgift med mötets namn och kopiera in varje meddelande i uppgiften. Märk den här uppgiften med kategorin @Möte.

Under mötet: Samarbeta

Vilket verktyg som används för att samarbeta under ett möte beror på deltagarnas plats och åtkomst.

Om ni samarbetar kring ett dokument och alla befinner sig i samma rum kan ni använda funktionen Spåra ändringar i Word.

Om du presenterar och några personer deltar på distans kan du dela din skärm med andra datoranvändare via inställningen Delning i Systeminställningar för Mac OS.

Avsluta ett återkommande möte

När en serie möten har genomförts ändrar du upprepningsmönstret så att det slutar på den sista förekomsten av mötet, eftersom alla historiska instanser av mötet tas bort om du avbryter mötet. Du ställer in detta genom att klicka på knappen Upprepning och ändra slutdatumet.

När och hur du delar din kalender

Du kanske inte behöver dela din kalender, eftersom alla i organisationen kan se när du är ledig eller upptagen, men inte nödvändigtvis kan se innehållet eller ämnet för möten och avtalade tider. Du kan dock enkelt dela din kalender med din grupp om du vill att de ska kunna se alla dina möten och avtalade tider.

Du kanske vill att någon annan ska hantera din kalender åt dig, till exempel en assistent som kan godkänna eller avböja möten åt dig. I sådana fall kan du delegera din kalender. Välj endast en person om du delegerar din kalender, gör inte alla till ombud för din kalender. Om du har fler än ett ombud kan fel uppstå i kalendern.

Obs! Om kalendern är delad beror på vilken version av Microsoft Exchange Server som körs i systemet och hur administratören har konfigurerat servern.

Kontakter

Vanliga frågor och svar

Varför visa läsfönstret till höger och inte längst ned (eller stänga av det)?

Det är lättare att läsa en längre kolumn med smal text än att läsa ett kortare och bredare textavsnitt. Det beror på att det är lättare att förflytta ögonen nedåt än vänster till höger över långa sträckor, vilket kan göra att du rör huvudet och nacken så att du blir trött. Det är bättre att ha läsfönstret på så att du inte behöver öppna varje meddelande för att läsa dess innehåll.

Vad gör jag med mappar jag inte behöver längre?

Mapplistan i navigeringsfönstret bör vara reserverad för mappar som du använder ofta. Om den är fylld med mappar som du inte ens känner igen flyttar du alla meddelanden till referensmappen och tar bort dina befintliga mappar.

När ska jag använda konversationsvyn?

Konversationsvyn är praktisk när:

Du läser dina meddelanden mer sällan och därför har fler meddelanden att visa samtidigt.
Du har många meddelandetrådar med mycket diskussioner fram och tillbaka.
Du behöver se sammanhanget för vem som har svarat vem.
Du får många meddelanden.

Genom att visa dina meddelanden i konversationsvyn kan du enkelt se vilka konversationer som har haft mest diskussion fram och tillbaka. I de fallen kanske du bara vill läsa och svara på det sista meddelandet i konversationen. Du kan även välja en hel konversation och utföra en åtgärd för den. Det kanske till exempel finns en lång serie meddelanden där det sista bara säger "Tack, då har jag fått svar på min fråga", så att du helt enkelt kan ta bort hela konversationen.

Du kan även se meddelanden från andra mappar när du befinner dig i konversationsvyn, vilket är mycket användbart när du tar emot ett nytt meddelande i en lång konversation. Du kan då se hela historiken, inklusive dina svar.

Ska jag ha personliga och arbetsrelaterade meddelanden tillsammans?

Att minska antalet platser där du läser meddelanden innebär inte att du ska blanda jobbrelaterade och personliga meddelanden. En bra metod är att använda olika e-postkonton för arbetsrelaterad och personlig kommunikation. Du bör dock minimera antalet e-postadresser som du måste hantera. Som tur är kan du använda Outlook för Mac 2011 för att visa flera konton samtidigt. Du kan se dina jobbmeddelanden (Exchange Server), din Windows Live Hotmail och ditt Google Gmail-konto i samma profil i Outlook för Mac 2011.

I syfte att göra det enklare att läsa meddelanden från olika konton har Outlook för Mac 2011 en gemensam inkorg som grupperar liknande mappar, t.ex. inkorgar, från alla dina konton. Det gör det enklare att läsa alla meddelanden på en gång, utan att du behöver flytta runt mellan kontomappar. Om du vill kan du inaktivera den här funktionen så att varje konto och alla mappar visas separat i mapplistan.

Vi rekommenderar att du inaktiverar den gemensamma inkorgen.

Klicka på Inställningar på menyn Outlook, klicka på Allmänt och avmarkera sedan kryssrutan Gruppera liknande mappar (som t.ex. inkorgar) från olika konton.

Hur kan statusarna läst och oläst hjälpa mig?

Statusarna läst och oläst i Outlook för Mac 2011 hjälper dig genom att snabbt visa dig vilka meddelanden som här lästs minst en gång och vilka som inte har lästs. Statusarna läst och oläst kan dock lätt aktiveras genom att klicka runt bland dina meddelanden, så de är ingen perfekt arkivfunktion, det är bara ett verktyg.

Om du snabbt vill markera ett meddelande som läst eller oläst öppnar du meddelandet och klickar sedan på knappen Läst eller Oläst på fliken Meddelande. Knappen ändras beroende på meddelandets aktuella status. Om du bara vill se de olästa meddelandena klickar du på pilen intill Filter och klickar på Olästa på fliken Hem.

Varför räcker inte statusen läst/oläst?

En del människor försöker använda statusarna läst och oläst för att ange om ett meddelande är nytt eller ett referensobjekt. Men statusen oläst är otillförlitlig, eftersom så snart ett meddelande inte längre är i fokus (när du klickar på ett annat meddelande) markeras det automatiskt som läst och det händer ofta att andra enheter (till exempel telefoner) markerar meddelanden som lästa. Det innebär att meddelanden kommer att läsas om och den mentala ansträngningen för att tänka ut vad du behöver göra upprepas. Att använda statusen oläst/läst som ”gräns” mellan objekten i Inkorgen som är ”uppgifter” och de som helt enkelt inte har hanterats har en tendens att luckras upp när du tar emot många meddelanden, där det är många som du aldrig läser eftersom du kan se på ämnesraden att du inte behöver läsa dem. En betydligt mer effektiv plan för Inkorgen är att gå igenom meddelandena och bestämma dig för vad du behöver göra med vart och ett. Sedan ska det lämna Inkorgen, det ska inte stå kvar som ”oläst”.

Varför ska jag arkivera mina meddelanden?

Det är en bra metod att ha en central lagringsplats för dina meddelanden, så att du kan hänvisa till dem efter att du har "tagit hand" om dem. Genom att ha ett begränsat antal mappar att titta i (1-Referens och 2-Personligt) behöver du inte oroa dig för att arkivera ett meddelande fel eller behöva kopiera det till flera mappar om det gäller fler än ett ämne eller projekt. Det innebär inte att du helt slipper bläddra bland meddelanden som alla handlar om ett visst ämne eller projekt. Outlook för Mac 2011 innehåller bättre verktyg, t.ex. kategorier och smarta mappar, som hjälper dig att söka effektivt.

Varför ska jag bara ha en referensmapp?

Genom att ha en enda mapp behöver du inte fundera över vilken mapp som innehåller vilka meddelanden och du vet att allting i denna mapp är något du har tittat på tidigare och velat spara.

Om du har flera mappar innebär det att du måste bestämma dig för vilken mapp du ska använda varje gång du arkiverar ett meddelande. Detta blir ännu mer invecklat om det finns fler än en lämplig mapp för varje meddelande. Eftersom många mappar inte används när det finns flera val blir det rörigt.

Även om det kanske inte verkar som ett stort problem att låta alla meddelanden vara kvar i Inkorgen finns det en dold kostnad för varje gång du tittar på ett meddelande och undrar "Är det här något jag måste ta hand om eller finns det bara här som referens?". Du kan även få sinnesro genom att låta Inkorgen bara innehålla nya saker. Inkorgen är en plats som andra kan påverka, det du lägger i din referensmapp beror helt på dig.

Varför behöver jag olika mappar för Kontaktgrupper?

Olika borttagningsscheman

Du bör ha olika mappar för olika kontaktgrupper baserat på ämne och hur ofta borttagning schemaläggs. Om du till exempel är med i en kontaktgrupp om samåkning kan meddelandena i mappen Samåkning raderas dagligen. En kontaktgrupp som täcker ett arbetsrelaterat ämne ska raderas mer sällan, till exempel en gång om året.
Effektiv gruppering av konversationer

När du har olika mappar för ämnesinriktade kontaktgrupper kan du se hela konversationer grupperade tillsammans. Du kan effektivt söka i en mapp om du behöver.

Vilka kontaktgrupper ska gå till en mapp i stället för Inkorgen?

Bra kandidater för en kontaktgruppsregel och en mapp är kontaktgrupper som:

Tar emot många meddelanden.
Är riktade mot många människor.

Meddelanden på företagsnivå med viktiga nyheter (till exempel från VD) och meddelanden från IT-avdelningen om driftstopp för servrar ska inte gå till en mapp. Meddelanden till en kontaktgrupp som endast innehåller användbart eller intressant innehåll ibland bör ha en regel och en mapp.

Hur ställer jag in regeln ”Till: mig”?

Öppna Verktyg-menyn och klicka på Regler.
I det vänstra fönstret i dialogrutan Regler klickar du på kontonamnet under EXCHANGE-SERVRAR.
I dialogrutan Regler klickar du på Lägg till en regel .
Under När det kommer ett nytt meddelande som uppfyller alla de här villkoren på den första popup-menyn klickar du på Skickat till. På den andra popup-menyn klickar du på Till eller kopia till mig.
Under Gör följande på den första popup-menyn klickar du på Flytta till mapp. På den andra popup-menyn klickar du på Välj mapp.
Skriv Inkorgen och klicka sedan på den inkorg som önskas.
Markera kryssrutan Använd inte andra regler för meddelanden som uppfyller samma villkor.

Hur ställer jag in regeln ”Kontaktgrupper"?

Skapa en regel för alla kontaktgrupper som du är medlem i där du inte behöver läsa varje meddelande.

Öppna Verktyg-menyn och klicka på Regler.
I det vänstra fönstret i dialogrutan Regler klickar du på kontonamnet under EXCHANGE-SERVRAR.
I dialogrutan Regler klickar du på Lägg till en regel .
Under När det kommer ett nytt meddelande som uppfyller alla de här villkoren på den första popup-menyn klickar du på Från. På den andra popup-menyn klickar du sedan på Är.
I textrutan skriver du in kontaktgruppens namn och väljer den sedan i listan.
Under Gör följande på den första popup-menyn klickar du på Flytta till mapp. På den andra popup-menyn klickar du på Välj mapp.
Skriv in kontaktgruppens mappnamn och klicka sedan på det.
Upprepa stegen för varje kontaktgrupp.

Tips Om du inte kan se någon anledning till att du skulle vilja att ett e-postmeddelande som skickas till denna kontaktgrupp ska komma till Inkorgen kan du överväga att be om att bli borttagen från kontaktgruppen.

Varför ska jag använda regler?

Vartefter tiden går kommer du antagligen ta emot fler och fler meddelanden. Du kan inte läsa alla meddelanden du tar emot och du bör inte försöka heller. Läs i stället bara de meddelanden som är viktiga för dig att läsa. Regler hjälper dig att prioritera viktiga meddelanden och minska sådant som distraherar.

Vad ska jag göra med kategorier som inte används?

Ta bort alla kategorier som du inte planerar att använda. Samma kategoriuppsättning gäller för alla objekt, så om du använder en kategori för kontakter ska du behålla den.

Vilket är det bästa sättet att använda färger?

Tänk över dina färgval när du skapar färgkategorier. Använd till exempel inte samma färg för @telefon som för @e-post, men använd liknande färger (till exempel olika gröna toner) för alla 1:1-kategorier. Med tiden kan du titta på din uppgiftslista och avgöra bara genom att titta på färgen om uppgiften är något du kan åtgärda nu. Om exempelvis @Hemma är lila och du befinner dig på arbetet kan du inte utföra lila uppgifter.

Varför schemalägga tid för mig själv?

Genom att schemalägga tid för dig själv i kalendern uppdateras din information om ledig/upptagen och det är mindre sannolikt att andra personer schemalägger något åt dig för den tiden. Om du har mycket i kalendern kan det här vara det enda sättet för dig att avsätta tid för ditt eget jobb.

Det hjälper dig även att förbinda dig att utföra arbete – om du lägger in det i kalendern ska du utföra det jobbet den tiden. Om någon schemalägger något över din arbetstid ska du tänka på att schemalägga din tid igen. Lura inte dig själv!

Hur hanterar jag alla 10 000 meddelanden jag har i Inkorgen?

Om du har fler än 20 objekt i Inkorgen behandlar du meddelandena från den senaste veckan. Därefter markerar du de återstående meddelandena och flyttar dem till mappen 1-Referens. Ja, du kan göra så och det kommer att kännas toppen.

Varför får jag så många meddelanden?

Om du känner dig överväldigad av meddelanden får du antagligen mer än du kan hantera och du kan behöva skapa mer kraftfulla regler. Försök att analysera var dina meddelanden kommer ifrån genom att ordna meddelandena efter Från och sedan minimera alla rubriker. Läser du kontaktgrupper som du inte behöver läsa? Skapa i så fall en regel. Glöm inte att ändra tillbaka vyn om du ändrar den!

Jag har 10 minuter: vad ska jag läsa först i Inkorgen?

Om du har ont om tid, till exempel mellan möten, kan du läsa meddelanden med Någon av mottagarna är jag, dvs. meddelanden som har skickats direkt till dig. Dessa meddelanden väntar ofta på att du ska ta nästa steg och är de viktigaste.

Klicka på Filter på fliken Hem och klicka sedan på Någon av mottagarna är jag.

Hur ofta bör jag läsa mina meddelanden?

Många av oss är nästan beroende av att läsa meddelanden. Ägna 20 minuter på morgonen åt att gå igenom dina meddelanden och vänd sedan uppmärksamheten mot att göra en daglig genomgång av din uppgiftslista. Sätt sedan igång med arbetsdagen! Genom att begränsa den tid du ägnar åt att läsa meddelanden till en gång på morgonen och en gång i slutet av dagen kan förbättra din produktivitet avsevärt. Prova det under en vecka och se själv.

Hur kan jag hantera komplicerade uppgifter?

Om du bara vill komma ihåg några relaterade uppgifter kan du skriva dem i en lista i uppgiften.

Ska jag ha personliga och arbetsrelaterade uppgifter tillsammans?

Håll dina personliga och arbetsrelaterade uppgifter på en plats, om det är möjligt. Genom att ha en lista minskas antalet platser där du behöver leta efter vad som behöver göras. Även om du redan har en lista kan du använda kategorier för att sortera ut de personliga och arbetsrelaterade uppgifterna och hantera listan på ett effektivt sätt. De personliga uppgifterna lagras på företagets Exchange Server och kan vara synliga för IT-avdelningen, så ta endast med lämpliga personliga uppgifter i listan.

Vad är det för fel med att hålla uppgifterna i huvudet?

Det fungerar inte att hålla uppgifterna i huvudet. Det är befriande att förlita sig på Outlook för Mac 2011 i stället för din överbelastade hjärna för att hålla reda på dina uppgifter. Du kan sluta att lägga tankekraft på att påminna dig om dina uppgifter ("Okej, kom ihåg att skicka ett meddelande till John om mallarna, skicka ett meddelande till John om mallarna…") och i stället fokusera på det du håller på med.

Varför ska jag ha mina uppgifter i Outlook för Mac 2011?

Varför en uppgiftslista i Outlook för Mac 2011 fungerar bättre än en lista på papper:

Det går inte att automatiskt uppdatera papperslistor.
Det går inte att enkelt ordna om papperslistor.
Du kan använda Outlook Web App för att se din uppgiftslista var du än befinner dig.
Det är lätt att tappa bort papperslistor.

Avancerat: Hur skapar jag en smart mapp för e-postmeddelanden?

En smart mapp, eller en sparad sökning eller sökmapp som den också kallas, är en virtuell mapp som dynamiskt visar en uppsättning sökresultat. Du kan till exempel skapa en sökning som returnerar alla objekten i kategorin Chef som är flaggade för uppföljning men som ännu inte slutförts. Den här sökningen kan sparas som en smart mapp så att du kan använda dessa villkor senare utan att manuellt behöva återskapa den avancerade sökningen.

Klicka på sökrutan i det övre högra hörnet i Outlook-fönstret.

Fliken Sök visas.
Definiera sökomfattningen genom att klicka på en omfattningsknapp på fliken Sök, t.ex. All e-post eller Alla objekt
Klicka på Avancerat på fliken Sök och ange sökvillkoren.
Klicka på Spara på fliken Sök.

Den smarta mappen öppnas i navigeringsfönstretFönstret till vänster i huvudfönstret i Outlook. I e-postvyn visas mapplistan i navigeringsfönstret. I kalender-, kontakt-, uppgifts- och anteckningsvyerna kan du visa och dölja objekt i kategorilistan från navigeringsfönstret..
Skriv ett namn för den smarta mappen.

Kommentarer

Om du vill redigera villkoren som används för en smart mapp håller du ned CTRL, klickar på den smarta mappen och sedan på Redigera. När du har ändrat villkoren eller omfånget för sökningen klickar du på Spara på fliken Sök.
Om du vill ta bort en smart mapp håller du ned CTRL, klickar på den smarta mappen och sedan på Ta bort. Om du tar bort en smart mapp tas inte objekten i den smarta mappen bort.

Referenser

Dela dina kommentarer om det här ämnet

Betygsätt det här innehållet: