Metodtips för Outlook för Mac 2011: Vanliga frågor

Det är lättare att läsa en längre kolumn med smal text än att läsa ett kortare och bredare textavsnitt. Det beror på att det är lättare att förflytta ögonen nedåt än vänster till höger över långa sträckor, vilket kan göra att du rör huvudet och nacken så att du blir trött. Det är bättre att ha läsfönstret på så att du inte behöver öppna varje meddelande för att läsa dess innehåll.

Mapplistan i navigeringsfönstret bör vara reserverad för mappar som du använder ofta. Om den är fylld med mappar som du inte ens känner igen flyttar du alla meddelanden till referensmappen och tar bort dina befintliga mappar.

Konversationsvyn är praktisk när:

Genom att visa dina meddelanden i konversationsvyn kan du enkelt se vilka konversationer som har haft mest diskussion fram och tillbaka. I de fallen kanske du bara vill läsa och svara på det sista meddelandet i konversationen. Du kan även välja en hel konversation och utföra en åtgärd för den. Det kanske till exempel finns en lång serie meddelanden där det sista bara säger "Tack, då har jag fått svar på min fråga", så att du helt enkelt kan ta bort hela konversationen.

Du kan även se meddelanden från andra mappar när du befinner dig i konversationsvyn, vilket är mycket användbart när du tar emot ett nytt meddelande i en lång konversation. Du kan då se hela historiken, inklusive dina svar.

Att minska antalet platser där du läser meddelanden innebär inte att du ska blanda jobbrelaterade och personliga meddelanden. En bra metod är att använda olika e-postkonton för arbetsrelaterad och personlig kommunikation. Du bör dock minimera antalet e-postadresser som du måste hantera. Som tur är kan du använda Outlook för Mac 2011 för att visa flera konton samtidigt. Du kan se dina jobbmeddelanden (Exchange Server), din Windows Live Hotmail och ditt Google Gmail-konto i samma profil i Outlook för Mac 2011.

I syfte att göra det enklare att läsa meddelanden från olika konton har Outlook för Mac 2011 en gemensam inkorg som grupperar liknande mappar, t.ex. inkorgar, från alla dina konton. Det gör det enklare att läsa alla meddelanden på en gång, utan att du behöver flytta runt mellan kontomappar. Om du vill kan du inaktivera den här funktionen så att varje konto och alla mappar visas separat i mapplistan.

Vi rekommenderar att du inaktiverar den gemensamma inkorgen.

Statusarna läst och oläst i Outlook för Mac 2011 hjälper dig genom att snabbt visa dig vilka meddelanden som här lästs minst en gång och vilka som inte har lästs. Statusarna läst och oläst kan dock lätt aktiveras genom att klicka runt bland dina meddelanden, så de är ingen perfekt arkivfunktion, det är bara ett verktyg.

Om du snabbt vill markera ett meddelande som läst eller oläst öppnar du meddelandet och klickar sedan på knappen Läst eller Oläst på fliken Meddelande. Knappen ändras beroende på meddelandets aktuella status. Om du bara vill se de olästa meddelandena klickar du på pilen intill Filter och klickar på Olästa på fliken Hem.

En del människor försöker använda statusarna läst och oläst för att ange om ett meddelande är nytt eller ett referensobjekt. Men statusen oläst är otillförlitlig, eftersom så snart ett meddelande inte längre är i fokus (när du klickar på ett annat meddelande) markeras det automatiskt som läst och det händer ofta att andra enheter (till exempel telefoner) markerar meddelanden som lästa. Det innebär att meddelanden kommer att läsas om och den mentala ansträngningen för att tänka ut vad du behöver göra upprepas. Att använda statusen oläst/läst som ”gräns” mellan objekten i Inkorgen som är ”uppgifter” och de som helt enkelt inte har hanterats har en tendens att luckras upp när du tar emot många meddelanden, där det är många som du aldrig läser eftersom du kan se på ämnesraden att du inte behöver läsa dem. En betydligt mer effektiv plan för Inkorgen är att gå igenom meddelandena och bestämma dig för vad du behöver göra med vart och ett. Sedan ska det lämna Inkorgen, det ska inte stå kvar som ”oläst”.

Det är en bra metod att ha en central lagringsplats för dina meddelanden, så att du kan hänvisa till dem efter att du har "tagit hand" om dem. Genom att ha ett begränsat antal mappar att titta i (1-Referens och 2-Personligt) behöver du inte oroa dig för att arkivera ett meddelande fel eller behöva kopiera det till flera mappar om det gäller fler än ett ämne eller projekt. Det innebär inte att du helt slipper bläddra bland meddelanden som alla handlar om ett visst ämne eller projekt. Outlook för Mac 2011 innehåller bättre verktyg, t.ex. kategorier och smarta mappar, som hjälper dig att söka effektivt.

Genom att ha en enda mapp behöver du inte fundera över vilken mapp som innehåller vilka meddelanden och du vet att allting i denna mapp är något du har tittat på tidigare och velat spara.

Om du har flera mappar innebär det att du måste bestämma dig vilken mapp du ska använda varje gång du arkiverar ett meddelande. Detta blir ännu mer invecklat om det finns fler än en lämplig mapp för varje meddelande. Eftersom många mappar inte används när det finns flera val blir det rörigt.

Även om det kanske inte verkar som ett stort problem att låta alla meddelanden vara kvar i Inkorgen finns det en dold kostnad för varje gång du tittar på ett meddelande och undrar "Är det här något jag måste ta hand om eller finns det bara här som referens?". Du kan även få sinnesro genom att låta Inkorgen bara innehålla nya saker. Inkorgen är en plats som andra kan påverka, det du lägger i din referensmapp beror helt på dig.

Bra kandidater för en kontaktgruppsregel och en mapp är kontaktgrupper som:

Meddelanden på företagsnivå med viktiga nyheter (till exempel från VD) och meddelanden från IT-avdelningen om driftstopp för servrar ska inte gå till en mapp. Meddelanden till en kontaktgrupp som endast innehåller användbart eller intressant innehåll ibland bör ha en regel och en mapp.

Skapa en regel för alla kontaktgrupper som du är medlem i där du inte behöver läsa varje meddelande.

Tips  Om du inte kan se någon anledning till att du skulle vilja att ett e-postmeddelande som skickas till denna kontaktgrupp ska komma till Inkorgen kan du överväga att be om att bli borttagen från kontaktgruppen.

Vartefter tiden går kommer du antagligen ta emot fler och fler meddelanden. Du kan inte läsa alla meddelanden du tar emot och du bör inte försöka heller. Läs i stället bara de meddelanden som är viktiga för dig att läsa. Regler hjälper dig att prioritera viktiga meddelanden och minska sådant som distraherar.

Ta bort alla kategorier som du inte planerar att använda. Samma kategoriuppsättning gäller för alla objekt, så om du använder en kategori för kontakter ska du behålla den.

Tänk över dina färgval när du skapar färgkategorier. Använd till exempel inte samma färg för @telefon som för @e-post, men använd liknande färger (till exempel olika gröna toner) för alla 1:1-kategorier. Med tiden kan du titta på din uppgiftslista och avgöra bara genom att titta på färgen om uppgiften är något du kan åtgärda nu. Om exempelvis @Hemma är lila och du befinner dig på arbetet kan du inte utföra lila uppgifter.

Genom att schemalägga tid för dig själv i kalendern uppdateras din information om ledig/upptagen och det är mindre sannolikt att andra personer schemalägger något åt dig för den tiden. Om du har mycket i kalendern kan det här vara det enda sättet för dig att avsätta tid för ditt eget jobb.

Det hjälper dig även att förbinda dig att utföra arbete – om du lägger in det i kalendern ska du utföra det jobbet den tiden. Om någon schemalägger något över din arbetstid ska du tänka på att schemalägga din tid igen. Lura inte dig själv!

Om du har fler än 20 objekt i Inkorgen behandlar du meddelandena från den senaste veckan. Därefter markerar du de återstående meddelandena och flyttar dem till mappen 1-Referens. Ja, du kan göra så och det kommer att kännas toppen.

Om du känner dig överväldigad av meddelanden får du antagligen mer än du kan hantera och du kan behöva skapa mer kraftfulla regler. Försök att analysera var dina meddelanden kommer ifrån genom att ordna meddelandena efter Från och sedan minimera alla rubriker. Läser du kontaktgrupper som du inte behöver läsa? Skapa i så fall en regel. Glöm inte att ändra tillbaka vyn om du ändrar den!

Om du har ont om tid, till exempel mellan möten, kan du läsa meddelanden med Någon av mottagarna är jag, dvs. meddelanden som har skickats direkt till dig. Dessa meddelanden väntar ofta på att du ska ta nästa steg och är de viktigaste.

Många av oss är nästan beroende av att läsa meddelanden. Ägna 20 minuter på morgonen åt att gå igenom dina meddelanden och vänd sedan uppmärksamheten mot att göra en daglig genomgång av din uppgiftslista. Sätt sedan igång med arbetsdagen! Genom att begränsa den tid du ägnar åt att läsa meddelanden till en gång på morgonen och en gång i slutet av dagen kan förbättra din produktivitet avsevärt. Prova det under en vecka och se själv.

Om du bara vill komma ihåg några relaterade uppgifter kan du skriva dem i en lista i uppgiften.

Håll dina personliga och arbetsrelaterade uppgifter på en plats, om det är möjligt. Genom att ha en lista minskas antalet platser där du behöver leta efter vad som behöver göras. Även om du redan har en lista kan du använda kategorier för att sortera ut de personliga och arbetsrelaterade uppgifterna och hantera listan på ett effektivt sätt. De personliga uppgifterna lagras på företagets Exchange Server och kan vara synliga för IT-avdelningen, så ta endast med lämpliga personliga uppgifter i listan.

Det fungerar inte att hålla uppgifterna i huvudet. Det är befriande att förlita sig på Outlook för Mac 2011 i stället för din överbelastade hjärna för att hålla reda på dina uppgifter. Du kan sluta att lägga tankekraft på att påminna dig om dina uppgifter ("Okej, kom ihåg att skicka ett meddelande till John om mallarna, skicka ett meddelande till John om mallarna…") och i stället fokusera på det du håller på med.

Varför en uppgiftslista i Outlook för Mac 2011 fungerar bättre än en lista på papper:

En smart mapp, eller en sparad sökning eller sökmapp som den också kallas, är en virtuell mapp som dynamiskt visar en uppsättning sökresultat. Du kan till exempel skapa en sökning som returnerar alla objekten i kategorin Chef som är flaggade för uppföljning men som ännu inte slutförts. Den här sökningen kan sparas som en smart mapp så att du kan använda dessa villkor senare utan att manuellt behöva återskapa den avancerade sökningen.

Kommentarer

Om du vill redigera villkoren som används för en smart mapp håller du ned CTRL, klickar på den smarta mappen och sedan på Redigera. När du har ändrat villkoren eller omfånget för sökningen klickar du på Spara på fliken Sök. Om du vill ta bort en smart mapp håller du ned CTRL, klickar på den smarta mappen och sedan på Ta bort. Om du tar bort en smart mapp tas inte objekten i den smarta mappen bort.