 | Metodtips för Outlook för Mac 2011: Kalendrar och möten |
|
Den här artikeln är en del av en serie Metodtips för Outlook för Mac 2011. Om du vill läsa om de olika delarna i serien kan du se länkarna Se även längst ned på sidan.
 | När är det lämpligt att kalla till ett möte? |
Kalla till ett möte när:
-
En ny grupp med människor arbetar tillsammans för första gången.
-
Fler än 10 relativt långa meddelanden har skickats fram och tillbaka mellan flera personer.
-
Det finns ett behov av diskussion, brainstorming eller samarbete.
-
Kalla till ett möte när det är det mest effektiva sättet att gå vidare och tänk på att vara tydlig med vad syftet med mötet är innan du kallar till det.
| Vem ska bjudas |
Bjud endast in personer som behöver vara inblandade. Ju fler personer du bjuder in till ett möte desto mer komplicerat och svårt att styra blir mötet. Om ett beslut måste fattas måste du å andra sidan se till att alla viktiga intressenter är närvarande, eftersom mötet annars blir ett slöseri med tid och resurser.
| Välja en tid för mötet |
Välj en tid när alla kan träffas genom att titta i de aktuella personernas information om ledig/upptagen i Kalender. Använd Schemaläggning för att se tillgänglighet för alla som ska vara med på mötet.
Rutnätet för ledig/upptagen visar när personerna som ska vara med på mötet är tillgängliga. En grön vertikal linje visar mötets starttid. En röd vertikal linje visar mötets sluttid.
Gör så här om du vill visa Schemaläggning när du sammanställer en mötesförfrågan:
-
Klicka på Schemaläggning på fliken Möte.
| När man ska mötas personligen eller på distans |
Ha ett möte personligen om:
-
Det är första gången den här gruppen ska arbeta tillsammans.
-
Föremål som är fysiska ska visas eller skickas runt.
-
Det är ett brainstorming-möte.
-
Det är ett samarbetsintensivt möte.
-
Alla inte har en telefon eller lämplig programvara och utrustning för elektroniska möten.
Annars kan mötet hållas över telefon.
 | Tips Om du behöver resa till platsen för mötet schemalägger du restid i kalendern före och efter mötet. |
| Hantera relaterade dokument |
När du förbereder dig för ett möte finns det ofta dokument som ska delas före eller under mötet.
Om alla deltagare är anslutna till företagsnätverket kan du lägga dokumenten på en SharePoint-plats eller en delad nätverksenhet.
Skicka inte bilagor i mötesförfrågan.
| Förbereda en agenda: Låt uppgifterna hjälpa till |
-
@Möte är en samlingspunkt för agendaposter.
Skapa en uppgift, märk den med kategorin @Möte och ange Startdatum eller Förfallodatum för mötets datum. När mötesdatumet närmar sig och diskussionspunkter kommer upp kan du lägga till kommentarer, punkter, och funderingar till uppgifterna när de dyker upp. Den här uppgiften blir din agenda för mötet.
Efter mötet markerar du uppgiften som slutförd och skapar nya uppgifter för åtgärdsposterna.
-
Om du vill diskutera en uppsättning meddelanden eller bara ett meddelande…
Om du har ett meddelande som du vill diskutera på ett möte flaggar du det meddelandet för mötesdagen och märker det med kategorin @Möte.
Om du har fler än tre meddelanden som du vill diskutera ska du inte flagga vart och ett, eftersom det gör uppgiftslistan rörig. Skapa i stället en ny uppgift med mötets namn och kopiera in varje meddelande i uppgiften. Märk den här uppgiften med kategorin @Möte.
| Under mötet: Samarbeta |
Vilket verktyg som används för att samarbeta under ett möte beror på deltagarnas plats och åtkomst.
Om ni samarbetar kring ett dokument och alla befinner sig i samma rum kan ni använda funktionen Spåra ändringar i Word.
Om du presenterar och några personer deltar på distans kan du dela din skärm med andra datoranvändare via inställningen Delning i Systeminställningar för Mac OS.
| Avsluta ett återkommande möte |
När en serie möten har genomförts ändrar du upprepningsmönstret så att det slutar på den sista förekomsten av mötet, eftersom alla historiska instanser av mötet tas bort om du avbryter mötet. Du ställer in detta genom att klicka på knappen Upprepning och ändra slutdatumet.
| När och hur du delar din kalender |
Du kanske inte behöver dela din kalender, eftersom alla i organisationen kan se när du är ledig eller upptagen, men inte nödvändigtvis kan se innehållet eller ämnet för möten och avtalade tider. Du kan dock enkelt dela din kalender med din grupp om du vill att de ska kunna se alla dina möten och avtalade tider.
Du kanske vill att någon annan ska hantera din kalender åt dig, till exempel en assistent som kan godkänna eller avböja möten åt dig. I sådana fall kan du delegera din kalender. Välj endast en person om du delegerar din kalender, gör inte alla till ombud för din kalender. Om du har fler än ett ombud kan fel uppstå i kalendern.
 | Obs! Om kalendern är delad beror på vilken version av Microsoft Exchange Server som körs i systemet och hur administratören har konfigurerat servern. |
