Sekretesspolicy för Microsoft Office för Mac 2011

Insamling och användning av din information

Informationen vi samlar in från dig används av Microsoft och dess kontrollerade dotterbolag och samarbetspartner för att tillhandahålla de funktioner och tjänster du använder eller för att utföra de transaktioner du har begärt eller godkänt. Informationen kan också användas för att analysera och förbättra Microsofts produkter och tjänster. Informationen kanske dessutom används för att begära ytterligare information om feedback som du har lämnat om den produkt eller tjänst du använder, för att ge dig viktig information om programvaran, för att tillhandahålla förhandsinformation om evenemang eller för att informera om nya produkter.

En del personlig information som du anger kan finnas i Office 2011-dokument i form av metadata. Dessa metadata används av Office 2011-programmen för att underlätta samarbetet med andra som använder dokumenten. Om du till exempel väljer att skapa en länk till en bild, fil, datakälla eller annat dokument på hårddisken eller på en server så sparas sökvägen till filen i dokumentet. Ibland kan länken inkludera ditt användarnamn eller information om servrar i nätverket. Om en dataanslutning används kan du välja att spara ett användarnamn eller lösenord i länken för dataanslutningen. Om du använder ett XML-schema i ett dokument så sparas en sökväg till det XML-schema som du har skapat i dokumentet. Ibland kan sökvägen inkludera ditt användarnamn. Information som ditt användarnamn kan också delas med användare i nätverket om konflikter uppstår, t.ex. om du har låst en delad fil för redigering och en annan användare försöker öppna den.

Om du avinstallerar Office 2011 tas inte all associerad information bort eftersom en del information kan användas av andra program. Exempelvis tas inte dokument som du har skapat i Office 2011 bort från datorn när du avinstallerar Office 2011. Information som lagras i nyckelringar för certifikat och i din Office-identitet tas inte heller bort när du avinstallerar Office.Office 2011

Vid sidan av det som beskrivs i denna policy kommer personlig information som du uppger inte att spridas till tredje part utan ditt tillstånd. Ibland anlitar vi andra företag för att tillhandahålla begränsade tjänster å våra vägnar, till exempel för att paketera, sända ut och leverera inköp och annan korrespondens, svara på kundfrågor om produkter eller tjänster, administrera evenemangsregistreringar eller utföra statistiska analyser av våra tjänster. Vi tillhandahåller endast den information som dessa företag behöver för att driva tjänsten och de får inte använda informationen i andra syften.

Microsoft kan komma att kontrollera och/eller lämna ut personlig information om detta krävs enligt lag eller om det finns goda skäl att tro att en sådan åtgärd är nödvändig för att: (a) åtlyda gällande lagstiftning eller fullgöra rättsliga åtgärder som ålagts Microsoft, (b) försvara och skydda rättigheter eller egendom som tillhör Microsoft eller (c) agera under brådskande förhållanden för att skydda den personliga säkerheten för Microsofts anställda, användare av Microsofts produkter eller tjänster eller allmänheten.

Den information som samlas in av eller som skickas till Microsoft kan lagras och behandlas i USA eller i ett annat land där Microsoft eller företagets dotterbolag, filialer eller representanter bedriver verksamhet. Din användning av det här programmet betraktas som ditt samtycke till all sådan överföring av information utanför ditt land. Microsoft följer skyddsreglerna som det amerikanska handelsministeriet har slagit fast med avseende på insamling, användning och lagring av data från Europeiska unionen, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller Schweiz.

Insamling och användning av information om datorn

När du använder programvara med Internetaktiverade funktioner, skickas information om datorn ("standardinformation om datorn") till de webbplatser du besöker och de onlinetjänster du använder. Microsoft använder standardinformation om datorn för att tillhandahålla Internetaktiverade tjänster, förbättra våra produkter och tjänster samt för statistisk analys. Standardinformation om datorn omfattar vanligtvis information som din IP-adress, din operativsystemversion, din webbläsarversion samt dina nationella inställningar och språkinställningar. I vissa fall kan standardinformation om datorn även omfatta maskinvaru-ID, vilket anger enhetstillverkare, enhetsnamn och version. Om en viss funktion eller tjänst skickar information till Microsoft, skickas även standardinformation om datorn.

Sekretessinformationen om varje Office 2011-funktion, -program eller -tjänst som anges i denna sekretesspolicy beskriver vilken ytterligare information som samlas in och hur den används.

Informationssäkerhet

Microsoft arbetar hårt för att skydda din information. Vi använder flera olika säkerhetstekniker och -processer som hjälper till att skydda din personliga information mot obehörig åtkomst, användning eller avslöjande. Den information du delger oss lagras till exempel på servrar med begränsad åtkomst som är placerade i kontrollerade lokaler.

Ändringar av denna sekretesspolicy

Vi kommer då och då att uppdatera denna sekretesspolicy för att avspegla ändringar av våra produkter och tjänster samt i enlighet med kundfeedback. När vi genomför ändringar ändras datumet för senaste uppdatering högst upp i policyn.I händelse av omfattande ändringar i sekretesspolicyn eller i hur Microsoft använder din personliga information så kommer vi att publicera tydlig information om dessa ändringar före implementeringen eller avisera dig direkt.Vi uppmuntrar dig att regelbundet läsa igenom denna policy så att du alltid känner till hur Microsoft skyddar din information.

För mer information

Microsoft tar gärna emot kommentarer om den här sekretesspolicyn.

Du kan även kontakta oss via post på:

MicrosoftSekretess
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 USA

Specifika funktioner

Resten av det här dokumentet behandlar specifika funktioner i program som följande:

Sänd bildspel

Vad den här funktionen gör:  Med den här funktionen kan användare dela en PowerPoint-presentation med användare som kan visa bildspelet direkt i webbläsaren.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  När du sänder ett bildspel skickas en kopia av den fullständiga presentationen från Microsoft PowerPoint för Mac 2011 till den server som du väljer, ihop med information om det konto som du använder för att ansluta till servern. I PowerPoint 2011 tillhandahålls en URL som kan användas av andra för att visa bildspelet. Även om endast det bildspel som du presenterar visas av sändningsfunktionen, är det möjligt för alla som har tillgång till denna URL att komma åt det fullständiga presentationsinnehållet, även dolda bilder. När du sänder ett bildspel lagras servern som du använder av PowerPoint 2011, ihop med information som dess namn, dess URL:er eller andra adresser och dess beskrivning. Den här informationen används för att du i framtiden lättare ska kunna komma åt de servrar som du har använt.

Samtidig redigering

Vad den här funktionen gör:  Med samtidig redigering kan flera författare arbeta med samma dokument på samma gång.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Den här funktionen samlar in namn, lösenord, e-postadress och datornamn. Informationen lagras i Office-dokumentcachen och Mac OS-nyckelringen. Obehörig åtkomst till personlig information förhindras genom att metadata som lagras i programmet krypteras och därigenom inte kan läsas av andra.

Användning av informationen:  Den här informationen används för att identifiera vilka delar av ett dokument eller en presentation som redigeras av andra författare. I PowerPoint identifierar den här informationen vilka bilder som redigeras och i Word identifierar informationen vilka stycken som redigeras. Informationen sprids till deltagarna i den samtidiga redigeringen via närvarokontrollerna i statusfältet, miniatyrfönstret i PowerPoint och i avsnittslåsen i Word. Varje användare är medveten om alla deltagare som arbetar med filen och om vilka avsnitt, stycken och bilder som de redigerar i filen. Detta gör att användarna kan kommunicera, samarbeta och undvika konflikter.

Användarkontroll:  Data som samlas in under en session med samtidig redigering lagras endast i Mac OS-nyckelringen om du markerar kryssrutan Spara lösenordet i min Mac OS-nyckelring. Autentiseringsuppgifterna krypteras när de lagras i Mac OS-nyckelringen. I de fall då det finns väntande överföringar krypteras autentiseringsuppgifterna och lagras i Office-dokumentcachen, för att sedan raderas när överföringen av filerna har slutförts.

Samtidig redigering aktiveras via Microsoft SharePoint Server 2010 och Windows Live SkyDrive. På större företag kan samtidig redigering aktiveras eller inaktiveras på SharePoint-servrarna eller så kan åtkomsten till SkyDrive begränsas via proxyservrarna.

Kommentarer

Vad den här funktionen gör:  Med den här funktionen kan du lägga till kommentarer i ett dokument.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Om du sparar kommentarer i en fil i Excel, Word eller PowerPoint så visas kommentarerna som standard med ditt namn. Den här informationen är sedan tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Användarkontroll:  Du kan ta bort ditt namn från kommentarer i Excel och Word genom att göra följande:

Om du vill ta bort kommentarer i PowerPoint klickar du på Ta bort under Kommentarer på fliken Granska och markerar sedan Ta bort kommentar, Ta bort alla kommentarer i bilden eller Ta bort alla kommentarer i presentationen. Spara presentationen.

Viktig information:   Dokument kan innehålla dolda kommentarer. Innan du delar ett dokument bör du ta bort alla kommentarer, både synliga och osynliga, som du inte vill dela med andra. Ibland kan dokument som kommer från andra program innehålla kommentarer som bara visas i dessa program, och som inte kan visas eller tas bort i Office 2011.

Customer Experience Improvement Program

Vad den här funktionen gör:  CEIP (Customer Experience Improvement Program) identifierar trender och användningsmönster genom att samla in grundläggande information om din maskinvarukonfiguration och användning av Microsofts programvara och tjänster. CEIP samlar också in information om typ och antal fel som uppstår, samt information om program- och maskinvaruprestanda och tjänsternas hastighet. Ditt namn, din adress eller annan kontaktinformation samlas inte in.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Mer information om vilken information som samlas in, bearbetas eller överförs i CEIP finns i Sekretesspolicy för Microsoft Customer Experience Improvement Program.

Användning av informationen:  Den här informationen används för att förbättra kvaliteten, tillförlitligheten och prestanda i Microsofts programvara och tjänster.

Användarkontroll:  CEIP är inaktiverat som standard. Du tillfrågas om du vill delta i programmet under installationen. Du kan visa eller ändra dina inställningar när du vill genom att öppna Word-, Excel-, PowerPoint- eller Outlook-menyn, klicka på Alternativ och sedan på Feedback.

Digitala certifikat

Vad den här funktionen gör:  I Office 2011 används digitala certifikat. De här digitala certifikaten bekräftar identiteten för Internetanvändare som överför X.509-standardkrypterad information. Digitala certifikat kan också användas vid digital signering av e-postmeddelanden för att bekräfta e-postinnehållets integritet och ursprung.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Certifikat hämtas och listor över återkallade certifikat uppdateras automatiskt via Internet när en anslutning är tillgänglig.

Användarkontroll:  Du kan välja att inte signera e-post digitalt med digitala certifikat. Ibland kan du välja om du vill söka efter listor över återkallade certifikat manuellt, och du kan välja att inte göra det. Du kan också ordna och hantera digitala certifikat med Microsofts nyckelringar och standardnyckelring, som ingår i nyckelringsfunktionen i Mac-operativsystemet.

Dokumentegenskaper

Vad den här funktionen gör:  Som standard kan alla filer som sparas med Word, PowerPoint och Excel innehålla filegenskaper som författare, chef, företag, vem som sparade senast och namn på dokumentgranskare. Metadata kan läggas till när filerna sparas i SharePoint-dokumentbibliotek.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Den här informationen är tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Användning av informationen:  Den här informationen används i Office 2011-programmen för att hålla reda på dokumentegenskaper och underlätta samarbetet med andra som använder dina dokument.

Användarkontroll:  Du kan ta bort ditt namn från de flesta egenskaper manuellt via Egenskaper på Arkiv-menyn. I Word och Excel kan du också ta bort de här egenskaperna genom att göra följande:

I PowerPoint kan du ta bort dokumentegenskaper genom att göra följande:

Om du vill ta bort ditt namn från PowerPoint-dokument gör du följande:

Excel-diagram

Vad den här funktionen gör:  Du kan använda den här funktionen för att skapa diagram från information i Excel-arbetsböcker.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  När du skapar ett diagram i Excel kan du filtrera markerade data för diagrammet så att bara en del av informationen visas. Alla markerade data lagras emellertid med diagrammet.

Användarkontroll:  När du kopierar ett diagram till ett Microsoft-program kan du förhindra andra från att ändra de data som har använts för att skapa diagrammet genom att klistra in det som en bild. I PowerPoint, till exempel, klickar du på Klistra in special på Redigera-menyn och sedan på Bild under Klistra in som. Du kan också lösenordsskydda ett dokument för att förhindra andra från att ändra de data som har använts för att skapa diagrammet.

Filformatsstöd

Vad den här funktionen gör:  I Office 2011 används filformat som baseras på XML. De här XML-filformaten är utökningsbara, vilket innebär att användarna kan ange ytterligare scheman eller taggar i filerna. Kod från andra tillverkare kan också koppla ytterligare metadatainformation till de här XML-filformaten, som kanske inte går att visa i Office 2011-programmen.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Filerna kan innehålla användardefinierade scheman och taggar eller andra metadata, synliga eller dolda, som du inte vill dela.

Användarkontroll:  Du kan kontrollera metadata som har associerats med en XML-fil genom att visa filen i ett textvisningsprogram.

IRM (Information Rights Management)

Vad den här funktionen gör:  Med IRM kan du kryptera innehåll mot en RMS-server (Rights Management Services). Den här funktionen kan endast användas av användare med åtkomst till en RMS-funktion och funktionen är endast tillgänglig i volymlicensversioner.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Med IRM krypteras och lagras följande information: användarnamns- och lösenordsinformation för nätverksservrar, e-postadresser, tillhörande behörighetsinformation för e-postadresserna och datorinformation (t.ex. serienummer för hårddiskar).

Användning av informationen:  Den krypterade informationen används för att tillämpa begränsningar för innehåll som du vill skydda med hjälp av IRM.

Användarkontroll:  När en användare öppnar ett skyddat dokument visas en varning med ett meddelande om att användaren måste ansluta till RMS-servern för att autentiseringsuppgifterna ska kontrolleras. Den här dialogrutan innehåller en valfri kryssruta som användaren kan markera om användarnamnet och lösenordet ska lagras i Mac OS-nyckelringsverktyget. Användare kan ta bort lagrade identiteter från Mac OS-nyckelringen. RMS-serveradministratörer kan inaktivera stödet för IRM-klienter i Office för Mac.

Viktig information:  All personlig information krypteras och lagras i Mac OS-nyckelringen, licenserna eller det IRM-skyddade dokumentet.

Microsoft AutoUpdate för Mac

Vad den här funktionen gör:  Microsoft AutoUpdate för Mac ("AutoUpdate”) samlar in grundläggande information från datorn om installerade Microsoft-program för att kontrollera vilka uppdateringar som är tillgängliga och för att förbättra uppdateringstjänsten.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Information om vilken information som samlas in och hur den används finns i Sekretesspolicy för Microsoft AutoUpdate för Mac.

Microsoft Felrapportering

Vad den här funktionen gör:  Microsoft Felrapportering tillhandahåller en tjänst som gör att du kan rapportera eventuella problem med Office 2011 till Microsoft och ta emot information som kan hjälpa dig att undvika eller lösa sådana problem.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Microsoft Felrapportering samlar in IP-adresser (Internet Protocol), som inte används för att identifiera användare. Information som namn, adress, e-postadress, datornamn eller annan information som kan användas för att identifiera eller kontakta dig samlas inte in avsiktligt. Det är möjligt att den här typen av information registreras från minnet eller i informationen som samlas in från öppna filer, men Microsoft använder den inte för att identifiera eller kontakta dig.

I sällsynta fall, t.ex. vid problem som är särskilt svåra att lösa, kan Microsoft be om ytterligare information, t.ex. en eller flera filer på datorn. Dina aktiva dokument kan också inkluderas. Mer information om vilken information som samlas in och hur den används finns i Sekretesspolicy för tjänsten Microsoft Felrapportering.

Användning av informationen:  Felrapporteringsinformationen används för att lösa kundproblem och för att förbättra Microsofts program och tjänster.

Användarkontroll:  När det uppstår problem med programvaran och en felrapport skapas visas en fråga av Microsoft Felrapportering om huruvida du vill skicka den till Microsoft. När Microsoft behöver ytterligare data för att analysera problemet uppmanas du att granska data och välja huruvida de ska skickas eller inte. Om du väljer att inte skicka felrapporter till Microsoft kommer rapporterna inte att skickas. Mer information om verktyget Microsoft Felrapportering samt en fullständig sekretesspolicy finns i Sekretesspolicy för tjänsten Microsoft Felrapportering.

Microsoft Document Connection för Mac

Vad den här funktionen gör:  Med Microsoft Document Connection för Mac kan du komma åt dokument på Microsoft Windows SharePoint-tjänster- och Windows Live SkyDrive-webbplatser och utföra åtgärder som hämtning, redigering och överföring av dokument till de här webbplatserna. Du kan lägga till SharePoint- och Windows Live SkyDrive-webbplatser, och dokument på de webbplatserna, i en lista med favoriter. Du uppmanas att ange användarnamn och lösenord för att komma åt de här webbplatserna och du kan lagra de här användarnamnen och lösenorden i Mac OS-nyckelringen.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs  Om du väljer att lagra användarnamnet och lösenordet i Mac OS-nyckelringen sparas informationen på datorn i Mac OS-standardnyckelringen som en lösenordspost med ett namn som är detsamma som webbplatsens URL.

Användning av informationen:  Den här informationen används bara för att ansluta till den associerade SharePoint- eller Windows Live SkyDrive-webbplatsen.

Användarkontroll:  När du ansluter till en SharePoint- eller Windows Live SkyDrive-webbplats kan du välja att spara användarnamnet och lösenordet i Mac OS-nyckelringen. Information om hur du tar bort lösenordsposten från standardnyckelringen finns i Mac-hjälpen.

Upload Center för Microsoft Office för Mac

Vad den här funktionen gör:  Med Upload Center kan du visa status för filer som du överför till en webbserver, vilket innebär att du kan spara ändringar och fortsätta arbeta även när du är offline eller inte kan ansluta till nätverket. Med hjälp av Upload Center kan du följa överföringarnas förlopp och se om några filer kräver uppmärksamhet.

I program i Microsoft Office för Mac 2011, t.ex. Word, Excel och PowerPoint, skapas automatiskt en lokal kopia av fjärrdokument. Tack vare den här lokala kopian kan du komma åt en kopia av filen när du inte är online, samtidigt som prestanda förbättras när du är online.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Utöver dokumentinnehållet kan en del metadata om dokumenten lagras på datorn i Office-dokumentcachen av Office 2011, t.ex. namn, ID:n för serverinloggning och e-postadresser till personer som redigerar eller har redigerat dokumentet ihop med dig.

Användning av informationen:  När du överför en fil till en server sparas den först på datorn i Office-dokumentcachen, som är en klientcache för dokument som lagras på webbservrar. Dokumenten replikeras omärkligt från denna lokala cache och överförs till servrarna efter behov, vilket möjliggör snabbare och stabilare filåtkomst.

Användarkontroll:  Du kan när som helst tömma Office-dokumentcachen på filer som har överförts.

Viktig information:  Filer som väntar på att överföras och filer som innehåller överföringsfel tas inte bort när du tömmer cachen. Du kan ta bort de här filerna genom att klicka på Ta bort i verktygsfältet.

Office-identitet

Vad den här funktionen gör:  Under installationen uppmanas du att ange en del personlig information, t.ex. namn, företag, hemtelefon och e-postadress.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Den här informationen lagras på din dator och skickas inte till Microsoft.

Användning av informationen:  Office 2011-identiteten läggs till i adressboken i Outlook och används som standardposter för egenskaper som Författare och Senast sparat av i Office 2011-dokumenten. Den här informationen används också för att identifiera ändringar och kommentarer när du använder Kommentarer och Spåra ändringar i Office 2011-dokument.

Användarkontroll:  Du väljer själv vilken personlig information som du vill uppge under installationen, men namnet som du anger måste vara minst två tecken långt.

Viktig information:  Om du tidigare har installerat en version av Office 2011 kan du överföra och kopiera identiteten från den tidigare versionen till det nya exemplaret av Office 2011. Den överförda identiteten är fortfarande tillgänglig i den äldre versionen av Office 2011 och du kan redigera identiteterna separat.

Automatisk kontokonfiguration i Outlook

Vad den här funktionen gör:  I Outlook finns ett alternativ för att automatiskt konfigurera postlådan med några olika e-postleverantörer för att skicka och ta emot e-postmeddelanden från deras servrar.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Om du vill konfigurera Exchange-kontot automatiskt måste du ange e-postadressen i dialogrutan Kontoinstallationsassistenten. Användarnamnet och lösenordet begärs och skickas över Internet till servern. I Outlook görs först ett försök att använda en säker anslutning (SSL) för att konfigurera Exchange-kontot, men informationen skickas som okrypterad om e-postleverantören inte har stöd för SSL. För en del e-postleverantörer stöds inte automatisk kontokonfiguration och du uppmanas att konfigurera e-postinställningarna manuellt. Internet-e-postkonton konfigureras med hjälp av en lokal mappningsfil i stället för med personlig information.

Användning av informationen:  Informationen som skickas används för att konfigurera Exchange-e-postkontot. Om du använder en extern e-postleverantör har Microsoft inget inflytande över hur informationen används av den leverantören.

Användarkontroll:  Om du vill använda Outlook för att skicka och ta emot e-post måste du konfigurera ett konto. Om du inte vill använda den automatiska kontokonfigurationen, kan du välja att konfigurera e-postserverinställningarna manuellt genom att avmarkera kryssrutan Konfigurera automatiskt i dialogrutan Konton.

Outlook-loggning

Vad den här funktionen gör:  Loggning är ett diagnostikverktyg som främst används av supportpersonal för att felsöka problem med Outlook. När Outlook-loggning har aktiverats skapas en datafil som sparas i textformat på skrivbordet. Datafilen kan skickas till supportpersonal och sedan användas för att diagnosticera och lösa problem som har uppstått.

Information som samlas in, bearbetas och överförs:  När loggning har aktiverats innehåller de loggfiler som skapas av Outlook information som kan användas för att felsöka problem som har uppstått i Outlook, till exempel:

Datafiler kan innehålla information som kan identifiera dig, som kan användas för att kontakta dig eller som kan uppfattas som känslig eller konfidentiell. Vi använder inte den här informationen för att kontakta dig utan ditt medgivande. Till exempel: när loggning har aktiverats samlar datafilen in alla data som Outlook synkroniserar med Exchange server, även ditt namn, din IP-adress, avsändarens och mottagarens e-postadresser samt innehållet i dina e-postmeddelanden, anteckningar, uppgifter, kalenderobjekt och kontakter. Den här informationen används inte av Microsoft för att kontakta dig utan ditt medgivande.

Användning av informationen:  Den information som du tillhandahåller i datafilen används för att diagnosticera och utveckla lösningar på problem i programvaran och för att förbättra programvaran.

Användarkontroll:  Outlook-loggning är inaktiverat som standard. Om du vill ha information om hur du aktiverar loggning läser du anvisningarna i Outlook-hjälpen. Du kan granska innehållet i datafilerna. Om du är orolig för att datafilerna ska innehålla känslig eller konfidentiell information kan du ta bort informationen från datafilerna innan du skickar dem till supportpersonalen. Microsoft tar endast emot de datafiler som du väljer att skicka.

Outlook Search

Vad den här funktionen gör:  Med Outlook Search får du möjlighet att snabbt söka igenom objekten i postlådan.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Som standard använder sökfunktionen Spotlight-tekniken i Mac-operativsystemet. En cache skapas av Outlook som innehåller en delmängd av dina Outlook-data, t.ex. e-post, mappar och adressbokskontakter. Den här cachefilen indexeras för sökning av Spotlight.

Användning av informationen:  Informationen som samlas in av Outlook Search används för att ge dig möjlighet att snabbare söka efter objekt i postlådan.

Användarkontroll:  Du kan välja att inte använda Outlook Search. Om du inte använder Outlook Search indexeras inte Outlook-informationen av Spotlight.

Viktig information:  Om du använder Outlook Search och senare tar bort e-post eller annan Outlook-information, tas denna senare bort från Spotlight-indexfilen efter en fördröjning som styrs av Mac-operativsystemet. Du kommer att kunna hitta information om den borttagna Outlook-informationen i Outlook Search-resultaten tills informationen tas bort från Spotlight-indexfilen. Tänk också på att om du avinstallerar Outlook eller tar bort Outlook-databasen, kommer motsvarande cachefil inte att tas bort från datorn.

Delningsfunktioner i Outlook

Vad den här funktionen gör:  Du kan använda Outlook för att hantera personlig information. Du kan exempelvis lagra e-post, händelser, kontakter, adressboksposter, uppgifter, anteckningar och projekt i programmet.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Som standard sparas Outlook-informationen på datorn och bara du kan komma åt den. Om du vill kan du emellertid dela den här informationen med andra på något av följande sätt:

PowerPoint-medier

Vad den här funktionen gör:  I PowerPoint 2011 kan filmer och ljud bäddas in i PowerPoint-filer.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  All personlig information som finns i metadata för aktuella medier blir tillgänglig i PowerPoint-filen.

Användarkontroll:  Du kan välja att länka till medierna i stället för att bädda in dem. Du kan också öppna originalmediefilen och ta bort eventuell personlig information från filen innan du bäddar in den i en PowerPoint-fil.

Produktaktivering

Vad den här funktionen gör:  Aktivering är ett sätt att motverka förfalskad programvara, vilket i sin tur innebär att Microsoft-kunder kan få den programvarukvalitet som de förväntar sig. Aktivering innebär att en specifik produktnyckel associeras med den maskinvara som programvaran har installerats på. I licensvillkoren för programvara från Microsoft för Office 2011 anges hur många gånger som produktnyckeln kan användas för aktivering. När produktnyckeln har använts det angivna antalet gånger på samma eller olika datorer, går det inte längre att använda den produktnyckeln för aktivering på andra datorer. Aktivering krävs för utvärderingsversionen av Office 2011 och för officiella versioner av Office 2011.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  Du måste ange en e-postadress för att kunna aktivera utvärderingsversionen av Office 2011. När respitperioden för utvärderingsversionen av Office 2011 har löpt ut måste du aktivera programvaran för att kunna fortsätta använda den.

Under aktiveringen av Office 2011 skickas produktnyckelinformation till Microsoft. Vid produktaktivering samlas följande information in: produktnyckeln, maskinvaru-ID och huruvida du har konverterat från en utvärderingsversion till en fullständig version av produkten.

Vid aktivering skickas även ett nummer till Microsoft som har genererats utifrån datorns maskinvarukonfiguration. Det här numret representerar ingen personlig information eller information om programvaran. Det kan inte användas för att identifiera tillverkare eller modell på datorn och det kan inte användas i beräkningar för att identifiera ytterligare information om datorn. Ihop med standarddatorinformationen samlas även en del språkinställningar in.

I ditt exemplar av Office 2011 kan ändringar i datorkonfigurationen identifieras och accepteras. Mindre uppgraderingar kräver ingen omaktivering. Om du avinstallerar Office 2011 kan du behöva aktivera produkten på nytt. Vissa ändringar av datorkomponenterna eller maskinvaran kan innebära att du blir tvungen att aktivera om programvaran.

Om du aktiverar samtidigt som du uppgraderar från utvärderingsversionen av Office 2011, samlar aktiveringen även in information från datorn om vilken utvärderingsversion som du uppgraderar från.

Om det inte går att slutföra aktiveringen kan du få ett meddelande med en länk till en webbplats där det finns mer information om varför aktiveringen misslyckades. Om du väljer att öppna den länken kanske information om varför aktiveringen misslyckades skickas till Microsoft. Den här information kan innehålla information som normalt skickas under aktivering.

Om du inte aktiverar eller aktiverar om ditt exemplar av Office 2011 kanske du inte kan använda det. När du startar programmet visas en dialogruta där du uppmanas att aktivera produkten.

Ingen del av den information som samlas in vid aktivering eller omaktivering används för att identifiera dig personligen. I vissa fall, t.ex. när aktiveringen utförs med hjälp av en volymlicensnyckel, skickas ingen del av informationen som hör ihop med aktiveringen till Microsoft.

Referensverktyg

Vad den här funktionen gör:  Med Referensverktyg kan du begära information om en viss term eller fras från olika innehållsleverantörer (inte bara från Microsoft).

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  När du ber om information om ett ord eller en fras så skickas din begäran till innehållsleverantören via Internet. Leverantören returnerar information om det ord eller den fras som du har bett om. Referensverktygen innehåller ett alternativ för översättning. Om du väljer alternativet "Översättning av helt dokument" skickas dokumenttexten till en översättningstjänst från Microsoft eller en annan leverantör. Informationen som skickas, t.ex. de dokument som ska översättas, skickas i okrypterat format. Precis som med all information som skickas okrypterad över Internet så kan andra få tillgång till och visa dokumentets innehåll.

Användning av informationen:  Informationen som skickas används av innehållsleverantören för att returnera den information som du har begärt. Microsoft har inget inflytande över andra innehållsleverantörers sekretessprinciper.

Användarkontroll:  Referensverktyg är offline som standard. Du måste aktivera referenssökningar online innan du kan skicka information över Internet. När du har aktiverat funktionen kan du inaktivera onlineåtkomsten genom att göra följande:

Viktig information:  Ofta innehåller den information som returneras en länk till ytterligare information från innehållsleverantörens webbplats. Om du klickar på den här länken kan det hända att leverantören lägger till en cookie på datorn för att kunna identifiera dig nästa gång som du använder leverantörens tjänster. Microsoft ansvarar inte för sekretessprinciperna för andra leverantörers webbplatser. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen såvida du inte har använt en tjänst som tillhör Microsoft.

Spåra ändringar

Vad den här funktionen gör:  Den här funktionen gör det lättare för flera användare att arbeta tillsammans med ett dokument genom att spåra de ändringar som görs av respektive användare och visa dem i en särskild färg. Spårade borttagningar tas inte bort från det slutgiltiga dokumentet förrän de har godkänts.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs:  När du gör ändringar i en fil i Office 2011 och funktionen Spårade ändringar har aktiverats lagras som standard användarnamnet i dokumentet och associeras med de ändringar som du gör. Den här informationen, ihop med den ursprungliga och omarbetade texten, blir tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Användarkontroll:  När spårade ändringar har godkänts eller avvisats tas ditt namn bort från ändringarna. Du kan också ta bort din personliga information från dessa ändringar i Word och Excel genom att göra följande:

Viktig information:  Om du tar bort personlig information i Excel så tas spårade ändringar och namnet som associeras med varje kommentar bort. Kommentarerna tas inte bort. Om du tar bort personlig information i Word så tas namnet som associeras med spårade ändringar och kommentarer bort. De spårade ändringarna och kommentarerna tas inte bort.