 | Metodtips för Outlook för Mac 2011: God tidshantering |
Den här artikeln är en del av en serie Metodtips för Outlook för Mac 2011. Om du vill läsa om de olika delarna i serien kan du se länkarna Se även längst ned på sidan.
Outlook för Mac 2011 är ett verktyg som hjälper dig att hantera dina e-postmeddelanden, kalendrar, kontakter och uppgifter. På så vis blir det inte bara viktigt för din kommunikation utan även för din tidshantering. Vi föreslår några grundläggande principer för att du ska få ut så mycket som möjligt ur Outlook för Mac 2011:
-
Minska antalet platser där du läser meddelanden. Filtrera alla meddelanden som du behöver läsa till en plats, Inkorgen, genom att använda en serie regler.
-
Låt en del meddelanden passera. Använd regler för att skicka de meddelanden du behöver läsa till Inkorgen och låt sedan resten gå orörda till Kontaktgrupp-mapparna (kallas även distributionslistor i företagets globala adressgrupp. Du kan skapa kontaktgrupper i Outlook för Mac också, men dessa kontaktgrupper sparas på din lokala dator och ska användas för kontakter utanför företaget. Se avsnittet Kontakter nedan för information om regler kring att arbeta med lokala kontaktgrupper). Du behöver inte läsa varje meddelande som skickas till dig – får du många meddelanden kan du antagligen inte det. Endast de viktiga går till Inkorgen. Återstående meddelanden kan vara bra att spara om du till exempel blir inblandad i en fråga.
-
Minska antalet platser där du arkiverar meddelanden manuellt. Minska den mentala ansträngningen med att arkivera genom att förlita dig på sökning för att hitta meddelanden.
-
Behandla dina meddelanden efter fyra enkla principer. När du läser ett meddelande bestämmer du dig för om du ska: Ta bort. Göra (svara eller arkivera för referens). Delegera (vidarebefordra). Skjuta upp (med kategorier och flaggor) för en andra granskning i din uppgiftslista.
-
Minska din att göra-lista till en lista. Använd en enda att göra-lista och en enda kalender för att hantera det du behöver göra.
-
Arbeta gruppvis. Använd kategorier som hjälper dig att gruppera liknande uppgifter.
-
Använd gott omdöme när du skickar meddelanden. Följ riktlinjerna för att skicka bra meddelanden.
-
Gå igenom din kalender och dina uppgifter regelbundet.
Även om du inte använder dig av alla tips som beskrivs här kan du förbättra upplevelsen med Outlook för Mac 2011 genom att bara följa några stycken.
