Metodtips för Outlook för Mac 2011: Ställ in Outlook så att det fungerar för dig

Navigeringsfönstret öppet till vänster.

Dina meddelanden i vyn Konversationer.

Läsfönstret till höger.

En Inkorg för meddelanden som du behöver behandla (ta hand om). Inkorgen är avsedd för meddelanden som skickas direkt till dig eller som kan vara viktiga för dig att läsa. Om du får många meddelanden som går fram och tillbaka mellan flera olika personer kan du ändra till vyn Konversationer. Annars använder du datumordningen (standardordningen).

En enda referensmapp, under Inkorgen, för allt referensmaterial som du kan vilja återgå till senare. Ingenting arkiveras automatiskt (dvs. med en regel) till denna mapp. Ge den här mappen namnet 1-Referens. (Genom att lägga till 1- blir mappen den första posten under Inkorgen.) Den här mappen skapas under Inkorgen så att du kan minimera Inkorgen och dölja mappen.

Obs!  Om den här mappen blir för stor (10 000 poster eller fler) kan Outlook för Mac 2011 bli långsamt när du växlar till den här mappen.

En mapp för arbetsrelaterade, privata och personliga meddelanden. Genom att ha skilda mappar för personlig och arbetsrelaterad information kan du söka efter ett meddelande när någon står bredvid dig utan att du behöver oroa dig för att ett personligt känsligt meddelande ska öppnas. Ge den här mappen namnet 2-Personligt.

Chefer kan ha en mapp för kommentarer om sina anställda som heter 3-Ledning.

En uppsättning mappar för kontaktgrupp-meddelanden. Alla meddelanden som skickas till kontaktgrupper (kallas även listservrar, e-postlistor eller distributionslistor) behöver inte alltid läsas. Den här uppsättningen mappar samlar alla kontaktgrupp-meddelanden som inte levereras till Inkorgen automatiskt. Skapa en mapp på översta nivån under Inkorgen som heter Kontaktgrupper och skapa sedan en undermapp för varje kontaktgruppsämne. Det räcker normalt med en mapp per kontaktgrupp, men om du har flera relaterade kontaktgrupper kan du överväga att låta alla meddelanden levereras till samma mapp. Komprimera mappen Kontaktgrupper på översta nivån så att du inte distraheras av de olästa meddelandena i mapparna under den.

Obs!  Om du behöver läsa alla meddelanden i en kontaktgrupp skapar du ingen mapp för den. Dessa meddelanden bör gå direkt till Inkorgen.

Till: Mig  Alla meddelanden som skickas direkt till dig eller med dig på raden Kopia skickas till Inkorgen och behandlas inte av andra regler, även om de dessutom skickas till en Kontaktgrupp.

Kontaktgrupper  Alla meddelanden som skickas till en kontaktgrupp skickas till en kontaktgrupp-mapp, såvida inte dess nyckelord antyder att det är viktigt för dig, då skickas det till Inkorgen. Flera kontaktgrupper som liknar varandra bör använda samma regler och arkiveras i samma mapp. Om du är medlem i en kontaktgrupp där du behöver läsa varje meddelande skapar du ingen regel för den. Alla meddelanden som du måste läsa ska gå direkt till Inkorgen.

E-postens skrivbordsaviseringar

Den studsande ikonen Outlook för Mac i dockan

Ljudet som hänger ihop med ovanstående inställningar

Projekt (kan omfatta personer)

Ämne

Plats eller aktivitet

På fliken Hem klickar du på Kategorisera och klickar sedan på Lägg till ny.

Var och en av dina underställda och din chef för objekt som du vill gå igenom nästa gång ni har ett möte (till exempel en kategori som heter Veckomöte).

Var och en av de viktiga platser eller aktiviteter som du arbetar med, så att du kan utföra massåtgärder (ett praktiskt sätt att hantera dina arbetsuppgifter), till exempel:

@Pendlar  för uppgifter som du kan utföra på väg hem från arbetet.

@E-post  för uppgifter som omfattar e-postmeddelanden, möten eller någon annan aspekt av Outlook för Mac 2011.

@Hemma  för uppgifter som du endast kan utföra hemma.

@Möte  för objekt som du behöver för att förbereda dig inför ett möte.

@Offline  för uppgifter som du inte utför vid datorn, till exempel att kopiera ett dokument.

@Online  för uppgifter som du endast kan utföra online eller via en webbläsare.

@Telefon  för samtal som du behöver ringa eller ta emot.

@Läser  för uppgifter som endast omfattar läsning, inte svarande. Den här kategorin är användbar för långa meddelanden eller bilagor som du behöver läsa men inte kan ta hand om direkt.

@Väntar  för meddelanden eller uppgifter där du väntar på ett svar, men det finns ingen direkt åtgärd som du ska utföra.

Obs!  Genom att använda symbolen @ sticker kategorierna ut i kategorilistan. Om du markerar vissa kategorier med @ hjälper det dig att hålla dessa kategorier överst i kategorilistan och påminner dig om var du ska vara när du utför denna uppgift (@Telefon är till exempel "vid telefonen").

Varje viktigt ämne eller projekt så att du enkelt kan hitta meddelanden om ett visst ämne, särskilt om det inte finns något ord i meddelandets brödtext eller ämne som gör att du kan hitta det vid en sökning.

Viktiga objekt som måste hanteras idag och inte kan överföras till en annan dag.

Obs!  Du kan använda flera kategorier på samma objekt, till skillnad mot arkivering där objekten endast kan finnas i en mapp åt gången. Ett viktigt meddelande som du vill diskutera med din chef innan du svarar kan till exempel kategoriseras både i kategorin @E-post och i kategorin Veckomöte.