 | Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011: goede e-mailberichten schrijven |
|
Dit artikel maakt deel uit van een reeks artikelen Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011. Raadpleeg de koppelingen bij Zie ook onder aan de pagina voor informatie over de verschillende delen in de reeks.
 | Wat u wel moet doen |
-
Lees uw bericht voordat u het verzendt.
-
Zorg dat het onderwerp duidelijk en actiegericht is. Bijvoorbeeld: Verkoopteam, stuur voorgestelde datums voor teamuitje op, waarbij Verkoopteam de naam van de groep is en stuur op de actie is. Andere handige voorvoegsels zijn Ter info en Actie vereist.
-
Als actie is vereist, beschrijf dan in het vak Onderwerp wat u wilt.
-
Wijzig het onderwerp van het bericht als het onderwerp van de discussie verandert.
-
Houd alle berichten kort en bondig.
-
Begin uw bericht met de belangrijkste zaken en eindig met de minst belangrijke.
-
Belangrijke informatie kunt u eventueel vet maken.
-
Plaats actie-items of vragen op afzonderlijke regels, zodat ze duidelijk zijn en opvallen.
-
Maak namen van personen vet als u vragen stelt. Bijvoorbeeld : Hans: Wat is de status van het project?
-
Verzend het bericht alleen naar personen die het moeten lezen.
-
Plaats mensen die ervan op de hoogte moeten zijn op de regel CC.
-
Plaats mensen die moeten reageren of actie moeten nemen op de regel Aan.
-
Gebruik desgewenst een handtekening, maar houdt deze eenvoudig, kort en professioneel en gebruik in de handtekening liever geen afbeeldingen.
-
Als u onmiddellijk een reactie wenst, stuur dan geen bericht, maar bel op of verzendt een chatbericht.
-
Als u een e-maildiscussie van meer dan tien berichten zonder een oplossing hebt, kunt u het probleem misschien beter in een vergadering bespreken. E-mail is niet altijd een efficiënt medium voor het oplossen van ingewikkelde problemen. Selecteer het bericht en klik op het tabblad Start op Vergadering.
-
Er zijn berichten waarop een uitgebreid antwoord nodig is. Als u het te druk hebt om direct een volledig antwoord te geven, laat u de afzender weten dat u het probleem zult bekijken en op een bepaalde datum of tijd zult reageren. Markeer het bericht voor uzelf als een actie voor later.
-
Gebruik Prioriteit Hoog slechts af en toe.
-
Als u een vraag stelt en meerdere mensen deze zouden kunnen beantwoorden, kunt u de vraag beter naar één persoon verzenden dan naar een groep.
| Wat u niet moet doen |
-
Stuur niet elk bericht dat u verzendt ook naar uw manager.
-
Verzend geen bericht wanneer u kwaad bent. Schrijf het wel, maar bewaar het in de map Concepten en kom er later op terug.
-
Verwacht geen snelle reactie op lange berichten (meer dan twee alinea's).
-
Verzend geen vervolgbericht binnen een dag na het eerste bericht. Als u niet op tijd een reactie krijgt, kunt u beter bellen of een chatbericht verzenden.
-
Koppel niet aan elk bericht dat u verzendt een markering. De geadresseerden zullen deze dan gaan negeren.
-
Gebruik niet ALLEEN HOOFDLETTERS.
-
Verzend geen bijlagen, maar verzendt koppelingen. Deze regel geldt speciaal voor vergaderverzoeken waarbij bijlagen aanzienlijk kunnen bijdragen aan serverquota's.
-
Vouw contactgroepen (distributielijsten) niet uit. Als u contactgroepen (distributielijsten) uitvouwt, zijn berichten moeilijker te lezen en komen ze in verkeerde e-mailmappen terecht bij mensen die regels gebruiken.
-
Wees niet sarcastisch. Uw humor kan verkeerd worden begrepen.
-
Schrijf geen dingen die niet door iedereen in de groep mogen worden gelezen. U weet nooit waar uw bericht terecht komt.
-
Gebruik geen cursieve of 'leuke' lettertypen die moeilijk te lezen zijn.
-
Gebruik geen rode tekst, want deze is moeilijk te lezen en kan worden uitgelegd als kritiek.
-
Gebruik niet Allen beantwoorden als u wilt worden verwijderd uit een contactgroep.
| Opvolgen: markeren bij verzenden |
Wanneer u iemand een bericht stuurt waarop u een antwoord nodig hebt, gaat u als volgt te werk:
-
Markeer het voor uzelf bij het verzenden.
-
Markeer het met de categorie @Wachten.
-
Wanneer u deze stappen uitvoert, weet u dat u later nog een bericht moet verzenden of moet wachten op een antwoord.
Tip Uzelf eraan herinneren nog een bericht te sturen, is vaak effectiever dan het bericht te markeren voor de geadresseerde. En wanneer u in een bericht belooft dat u iets zult doen, markeert u dat bericht voor uzelf, zodat u eraan wordt herinnerd via een taak in uw takenlijst.
| Advies voor contactgroepen (ook distributielijsten genoemd) |
Als u reageert op een grote contactgroep, volgt u alle tips voor het schrijven van goede berichten.
Als u meer informatie nodig hebt of het probleem met een persoon afzonderlijk onderzoekt, beantwoordt u de hele contactgroep om iedereen te laten weten dat u reageert en beantwoordt u daarna de persoon afzonderlijk. Vergeet niet de hele contactgroep op de hoogte te stellen van de oplossing als het probleem is opgelost. Op deze manier is iedereen in de contactgroep bekend met de oplossing.
| Berichten doorsturen |
Als iemand een bericht verzendt naar een contactgroep waarvan u lid bent en het bericht beter kan worden beantwoord door iemand anders of door een andere contactgroep, gaat u als volgt te werk:
-
Plaats de juiste contactgroep of persoon in de regel Aan van het antwoord.
-
Laat antwoorden verzenden naar de juiste contactgroep of persoon.
-
Plaats de oorspronkelijke contactgroep niet in de regel BCC, omdat uw bericht dan niet wordt gefilterd door de regels van andere personen. Laat de contactgroep staan in de regel Aan of CC.
| Uzelf laten verwijderen uit een contactgroep |
Als u e-mail ontvangt van een contactgroep waarvan u geen lid wilt zijn, verzendt u een bericht naar de systeembeheerder of naar de eigenaar van de contactgroep en vraagt u om uit de groep te worden verwijderd. Stuur geen antwoord op het bericht naar de hele contactgroep.
| Inline opmerkingen gebruiken |
Door inline opmerkingen toe te voegen aan een bericht dat u ontvangt, kunt u op een handige manier vragen beantwoorden en rechtstreeks op punten reageren. Hiervoor wordt de volgende procedure aanbevolen:
-
Vermeld in uw bericht dat u inline opmerkingen gebruikt. Schrijf bijvoorbeeld 'Zie de aanvullende opmerkingen hieronder'.
-
Maak onderscheid tussen uw tekst en de tekst van het oorspronkelijke bericht. Enkele suggesties:
-
Gebruik een andere tekstkleur.
-
Plaats uw naam of initialen tussen haakjes voor de tekst, bijvoorbeeld [Ties Arts].
-
Maak de tekst vet en/of cursief.
-
-
Verwijder niets wat u niet zelf hebt geschreven.
Als u alleen een opmerking wilt plaatsen bij een klein deel van een lang bericht, kopieert u dat deel van het bericht in uw antwoord, geeft u het een andere kleur en plaats u het tussen aanhalingstekens, en typt u vervolgens uw antwoord.
| Wanneer u BCC kunt gebruiken |
Als u de naam van een geadresseerde toevoegt aan het vak BCC (Blind Carbon Copy) in een bericht, wordt een kopie van het bericht naar de geadresseerde verzonden, maar is de naam van deze geadresseerde niet zichtbaar voor andere geadresseerden van het bericht.
Gebruik de functie BCC om extra personen uit een e-maildiscussie te verwijderen wanneer u vindt dat zij de extra e-mail niet meer hoeven te ontvangen of als het onderwerp van de discussie is gewijzigd.
Als u bijvoorbeeld een van de vijf mensen bent die een vraag ontvangt en u deze wilt beantwoorden, verplaatst u de andere vier personen naar de regel BCC en schrijft u zoiets als 'BCC aan Koos, Dick, Niels en Pascaline. Hier is het antwoord…'. Toekomstige berichten worden nu alleen verzonden tussen u en de oorspronkelijke afzender.
Gebruik BCC niet om een derde persoon (zoals uw manager) op de hoogte te brengen van een vertrouwelijk bericht. De BCC-ontvanger realiseert zich mogelijk niet dat hij of zij een BCC heeft ontvangen en kan een antwoord verzenden naar iedereen, waardoor iedereen weet dat hij of zijn een BCC-bericht heeft ontvangen. Dit kan als een stiekeme actie van u worden gezien.
In plaats van BCC te gebruiken om een derde partij op de hoogte te stellen, stuurt u het bericht door nadat u het hebt verzonden.
