Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011: veelgestelde vragen

Het is gemakkelijker om een lange, smalle kolom met tekst te lezen dan een kort en breed stuk tekst. Dit komt doordat u uw ogen over een lange afstand eenvoudiger omlaag kunt bewegen dan van rechts naar links, want daarbij moet u uw hoofd en nek meer bewegen en dat leidt tot vermoeidheid. Het is beter om het leesvenster in te schakelen, zodat u niet elk bericht hoeft te openen om de inhoud te lezen.

De mappenlijst in het navigatiedeelvenster kunt u het beste reserveren voor mappen die u vaak gebruikt. Als de lijst mappen bevat die u niet eens herkend, verplaatst u alle e-mail naar de naslagmap en verwijdert u de bestaande mappen.

De discussieweergave is nuttig in de volgende gevallen:

Als u uw berichten bekijkt in de discussieweergave, kunt u gemakkelijk zien in welke discussies de meeste berichten op en neer zijn gestuurd. In die gevallen wilt u mogelijk alleen het laatste bericht in de discussie lezen en beantwoorden. U kunt ook een volledige discussie selecteren en daarop reageren. Als er bijvoorbeeld een lange reeks berichten is waarbij in het laatste bericht staat 'Bedankt, daarmee is mijn vraag beantwoord', kunt u de hele discussie verwijderen.

U kunt in de discussieweergave ook berichten uit andere mappen zien en dat is heel handig wanneer u een nieuw bericht ontvangt in een lange discussie. U kunt zo de hele geschiedenis zien, inclusief uw antwoorden.

Het verminderen van het aantal plaatsen waar u berichten leest, betekent niet dat u uw zakelijke en persoonlijke berichten moet mixen. U kunt het beste afzonderlijke e-mailaccounts gebruiken voor zakelijke en persoonlijke communicatie. Gebruik wel zo weinig mogelijk e-mailadressen. Gelukkig kunt u in Outlook voor Mac 2011 meerdere accounts tegelijk bekijken. U kunt uw zakelijke berichten (Exchange Server), uw Windows Live Hotmail en uw Google Gmail-account allemaal weergeven met hetzelfde profiel in Outlook voor Mac 2011.

Om berichten van verschillende accounts gemakkelijk te kunnen lezen, heeft Outlook voor Mac 2011 een gecombineerd Postvak IN waarin vergelijkbare mappen, zoals Postvakken IN, van al uw e-mail- en -accounts worden gegroepeerd. Zo kunt u al uw berichten in één keer lezen, zonder te navigeren tussen verschillende e-mailmappen. Desgewenst kunt u deze functie uitschakelen zodat elk account en alle bijbehorende mappen worden gescheiden in de mappenlijst.

We raden u aan het gecombineerde Postvak IN uit te schakelen.

Aan de hand van de status Gelezen of Ongelezen in Outlook voor Mac 2011 ziet u snel welke berichten ten minste één keer zijn gelezen en welke niet. De status Gelezen of Ongelezen kan echter eenvoudig worden geactiveerd wanneer u op uw berichten klikt en is dus slechts een hulpmiddel, geen perfecte weergave.

Als u snel een bericht als gelezen of ongelezen wilt markeren, opent u het bericht en klikt u op het tabblad Bericht op de knop Gelezen of Ongelezen. De knop verandert op basis van de huidige status van het bericht. Als u alleen de ongelezen berichten wilt weergeven, klikt u op het tabblad Start op de pijl naast Filters en klikt u op Ongelezen.

Sommige mensen gebruiken de status Gelezen/Ongelezen om aan te geven of een bericht nieuw is of dat het een naslagitem is. Maar de status Ongelezen is onbetrouwbaar, want een bericht wordt automatisch als gelezen gemarkeerd zodra u op een ander bericht klikt en ook andere apparaten (zoals telefoons) berichten veel te vaak als gelezen markeren. U gaat berichten daarom opnieuw lezen en moet dan opnieuw bedenken wat u moet doen. Het gebruik van de status Gelezen/Ongelezen om onderscheid te maken tussen items in uw Postvak IN die 'taken' zijn en items die nog niet zijn verwerkt, werkt meestal niet als u veel berichten ontvangt waarvan u er diverse nooit zult lezen omdat u aan het onderwerp al kunt zien dat u ze niet hoeft te lezen. Het is veel efficiënter om uw berichten te doorlopen en per bericht te beslissen wat u moet doen. Daarna dient u het vanuit uw Postvak IN te verplaatsen en het niet ongelezen te laten.

U kunt het beste een centrale opslagplaats gebruiken voor uw berichten, zodat u ze nog kunt raadplegen nadat u ze hebt verwerkt. Als u een weinig mappen hebt die u moet bekijken (1-Naslaginfo en 2-Persoonlijk), hoeft u niet bang te zijn dat u een bericht op de verkeerde plaats opslaat of naar meerdere mappen moet kopiëren als het betrekking heeft op meerdere onderwerpen of projecten. Dat wil niet zeggen dat u niet hoeft te bladeren door berichten die allemaal over hetzelfde onderwerp of project gaan. Outlook voor Mac 2011 beschikt over betere functies, zoals categorieën en slimme mappen, waarmee u effectief kunt zoeken.

Als u een enkele map hebt, hoeft u niet te bedenken welke map welke berichten bevat en weet u dat u alles in deze map al hebt bekeken en wilt bewaren.

Als u meerdere mappen hebt, moet u elke keer als u een bestand wilt opslaan, bedenken welke map u moet gebruiken. Dat wordt nog lastiger als er meerdere mappen geschikt zijn voor een bericht. Omdat veel mappen niet worden gebruikt als er meerdere keuzes zijn, wordt het geheel onoverzichtelijk.

Hoewel het geen probleem lijkt te zijn om al uw berichten in uw Postvak IN te laten staan, betaalt u daarvoor toch een prijs wanneer u een bericht ziet en u zich afvraagt 'Moet ik hier iets mee doen of is het alleen naslaginformatie?' Het is ook beter voor uw gemoedsrust als uw Postvak IN alleen nieuwe berichten bevat. Andere personen kunnen uw Postvak IN manipuleren, maar alleen u bepaalt wat er in uw naslagmap wordt geplaatst.

U kunt het beste een regel en een map maken voor contactgroepen die:

Berichten met belangrijk nieuws over het bedrijf (bijvoorbeeld van de directeur) en berichten van de IT-afdeling over uitvaltijd van de server hoeft u niet in een map te plaatsen. Voor berichten naar een contactgroep die slechts af en toe nuttig of interessant zijn, moet u onafhankelijk van hun frequentie een regel en een map maken.

Maak een regel voor elke contactgroep waarvan u lid bent of waarvan u niet elk bericht hoeft te lezen.

Tip  Als u geen reden kunt bedenken waarom een e-mailbericht dat naar deze contactgroep wordt verzonden in uw Postvak IN terecht moet komen, kunt u vragen om uit de groep te worden verwijderd.

In de loop van de tijd ontvangt u waarschijnlijk steeds meer berichten. U kunt niet elk bericht lezen dat u ontvangt en dat moet u ook niet proberen. Lees alleen de berichten die belangrijk voor u zijn. Met behulp van regels kunt u op belangrijke berichten filteren zodat u minder wordt afgeleid.

Verwijder alle categorieën die u niet van plan bent te gebruiken. Elke categorie geldt voor alle items, dus als u een categorie voor contactpersonen gebruikt, moet u deze bewaren.

Denk bij het maken van categorieën goed na over de kleuren die u kiest. Kies bijvoorbeeld niet dezelfde kleur voor @Telefoon en voor @E-mail, maar kies wel vergelijkbare kleuren (bijvoorbeeld verschillende groentinten) voor al uw 1:1-categorieën. Na verloop van tijd kunt u op basis van de kleuren in uw takenlijst bepalen of u een taak kunt uitvoeren. Als @Thuis bijvoorbeeld paars is en u op het werk bent, kunt u geen paarse taken uitvoeren.

Als u in uw agenda tijd voor uzelf plant, wordt uw aanwezigheidsinfo bijgewerkt en zullen mensen u minder snel plannen voor die tijd. Als u een drukke agenda hebt, kan dit de enige manier zijn waarop u tijd kunt plannen om uw werk te doen.

Het kan u ook helpen om uw werk uit te voeren. Als u het in uw agenda zet, moet u het werk haast wel doen op die tijd. Als iemand een planning maakt over uw werktijd heen, plan dan opnieuw tijd voor uzelf. Houd uzelf niet voor de gek!

Als uw Postvak IN meer dan 20 items bevat, verwerkt u de berichten van de laatste week. Vervolgens selecteert u de resterende berichten en verplaatst u deze naar uw map 1-Naslaginfo. Ja, u kunt dit doen en het geeft een goed gevoel.

Als u het idee hebt dat u wordt overspoeld door berichten, ontvangt u er waarschijnlijk meer dan u kunt verwerken en hebt u mogelijk agressievere regels nodig. Probeer te analyseren waar uw berichten vandaan komen door uw berichten te ordenen op Van en vouw vervolgens alle berichtkoppen samen. Leest u berichten van contactgroepen die u niet hoeft te lezen? Als dat zo is, maakt u een regel. Als u de weergave hebt gewijzigd, vergeet deze dan niet te herstellen!

Als u even tijd hebt, bijvoorbeeld tussen twee vergaderingen in, kunt u de berichten lezen die rechtstreeks naar u zijn verzonden, met de regel Ik een willekeurige geadresseerde ben. Vaak moet u actie nemen op deze berichten en zijn het de meest belangrijke berichten.

Voor veel van ons is het lezen van berichten bijna een verslaving. Besteed 's ochtends 20 minuten aan uw berichten en bekijk daarna uw takenlijst. Ga vervolgens verder met uw dag! Als u de tijd voor het lezen van berichten beperkt tot één keer in de ochtend en één keer aan het einde van de dag, bent u waarschijnlijk veel productiever. Probeer het eens een week uit en merk het zelf.

Als u slechts een paar verwante taken wilt onthouden, plaatst u deze in de hoofdtekst van de taak.

Bewaar als het mogelijk is uw persoonlijke taken en uw zakelijke taken op één plaats. Als u één lijst hebt, hoeft u niet op meerdere plaatsen te kijken wat u moet doen. Ook als u al één lijst hebt, kunt u categorieën gebruiken om uw persoonlijke taken te scheiden van uw zakelijke taken en zo uw lijst effectiever beheren. Uw persoonlijke taken worden opgeslagen op de Exchange-server van uw bedrijf en kunnen zichtbaar zijn voor de IT-afdeling. Plaats daarom geen vertrouwelijk persoonlijke taken op uw lijst.

Taken in uw hoofd opslaan, werkt niet. Het is bevrijdend om op Outlook voor Mac 2011 te kunnen vertrouwen in plaats van uw overbelaste hersens uw taken te laten bijhouden. U hoeft geen energie meer te stoppen in het onthouden van uw taken ('Oké, niet vergeten Jan een bericht te sturen over de sjablonen; Jan een bericht sturen over de sjablonen…') en u kunt zich concentreren op uw huidige activiteiten.

Waarom een takenlijst in Outlook voor Mac 2011 beter werkt dan een lijst op papier:

Een slimme map, ook een opgeslagen zoekopdracht of een zoekmap genoemd, is een virtuele map waarin een set zoekresultaten dynamisch wordt weergegeven. U kunt bijvoorbeeld een zoekopdracht maken om alle items in de categorie Manager te vinden die zijn gemarkeerd voor opvolgen, maar nog niet zijn voltooid. U kunt deze zoekopdracht opslaan als een slimme map, zodat u deze zoekcriteria later opnieuw kunt gebruiken zonder handmatig opnieuw een zoekopdracht te maken.

Opmerkingen

Als u de criteria voor een slimme map wilt bewerken, houdt u CONTROL ingedrukt. Vervolgens klikt u op de slimme map en op Bewerken. Wanneer u de criteria of het bereik van de zoekopdracht hebt gewijzigd, klikt u op het tabblad Zoeken op Opslaan. Als u een slimme map wilt verwijderen, houdt u CONTROL ingedrukt. Vervolgens klikt u op de slimme map en op Verwijderen. Als u een slimme map verwijdert, worden de items in de slimme map niet verwijderd.