 | Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011: agenda's en vergaderingen |
|
Dit artikel maakt deel uit van een reeks artikelen Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011. Raadpleeg de koppelingen bij Zie ook onder aan de pagina voor informatie over de verschillende delen in de reeks.
 | Wanneer houdt u een vergadering? |
U houdt een vergadering in de volgende gevallen:
-
Een nieuwe groep mensen werkt voor het eerst samen.
-
Er zijn meer dan tien tamelijk lange berichten op en neer verzonden tussen meerdere personen.
-
Er moet worden gediscussieerd, gebrainstormd of samengewerkt.
-
Houd een vergadering wanneer dat de meeste efficiënte manier is om resultaten te bereiken en zorg dat u het doel van de vergadering duidelijk voor ogen hebt voordat u de vergadering houdt.
| Wie nodigt u uit? |
Nodig alleen mensen uit die bij het onderwerp betrokken moeten zijn. Door elke extra persoon die u uitnodigt voor een vergadering, wordt de vergadering complexer en lastiger te beheren. Maar als er een beslissing genomen moet worden, moet u wel zorgen dat alle belanghebbenden aanwezig zijn, anders is de vergadering een verspilling van tijd en middelen.
| Hoe kiest u een tijd voor de vergadering? |
Kies op basis van de beschikbaarheidsinfo van de genodigden in de agenda een tijd die voor iedereen geschikt is. Gebruik Planning om de beschikbaarheid van alle genodigden te bekijken.
In het beschikbaarheidsraster wordt de beschikbaarheid van de genodigden weergegeven. Een groene verticale lijn geeft het begin van de vergadering aan. Een rode verticale lijn geeft het einde van de vergadering aan.
Ga als volgt te werk om de planning weer te geven bij het opstellen van een vergaderverzoek:
-
Klik op het tabblad Vergadering op Planning.
| Wanneer ontmoet u iemand persoonlijk en wanneer op afstand? |
U ontmoet iemand persoonlijk in de volgende gevallen:
-
Het is de eerste keer dat deze groep samenwerkt.
-
Er worden niet-elektronische items getoond en doorgegeven.
-
In de vergadering moet worden gebrainstormd.
-
Het is een vergadering waarin intensief moet worden samengewerkt.
-
Niet iedereen heeft een telefoon of de juiste software en apparatuur voor elektronisch vergaderen.
In andere gevallen kunt u de telefoon gebruiken.
 | Tip Als u moet reizen naar de vergaderlocatie, plant u in uw agenda de reistijd voor en na de vergadering. |
| Omgaan met relevante documenten |
Bij het voorbereiden van een vergadering of tijdens een vergadering moeten er vaak documenten worden gedeeld.
Als alle genodigden zijn verbonden met het bedrijfsnetwerk, plaatst u de documenten op een SharePoint-site of op een gedeeld netwerkstation.
Verzend geen bijlagen in uw vergaderverzoeken.
| Een agenda voorbereiden: maak gebruik van taken |
-
@Meeting is uw centrale plek voor agenda-items.
Maak een enkele taak, wijs daaraan de categorie @Vergadering toe en stel de begindatum of de vervaldatum in op de datum van uw vergadering. Wanneer de vergadering naderbij komt en u discussiepunten bedenkt, voegt u opmerkingen, opsommingen en gedachten die in u opkomen toe aan de taak. Deze taak wordt uw agenda voor de vergadering.
Na de vergadering markeert u de taak als voltooid en maakt u nieuwe taken voor uw actie-items.
-
Als u meerdere berichten of slechts één bericht wilt bespreken…
Als u een bericht wilt bespreken op een vergadering, markeert u dat bericht voor de dag van de vergadering en wijst u de categorie @Vergadering toe.
Als u meer dan drie berichten wilt bespreken, markeer dan niet elk bericht afzonderlijk, omdat uw takenlijst daardoor onoverzichtelijk wordt. Maak in plaats daarvan een nieuwe taak met de naam van de vergadering en kopieer elk bericht naar die taak. Wijs aan de taak de categorie @Vergadering toe.
| Tijdens de vergadering: samenwerken |
Welk middel u gebruikt om samen te werken tijdens een vergadering, is afhankelijk van de locatie en de toegang die de deelnemers hebben.
Als u samenwerkt aan een document en iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt, gebruikt u de functies van Wijzigingen en opmerkingen bijhouden in Word.
Als u de vergadering presenteert en sommige mensen extern deelnemen, kunt u uw scherm met andere computergebruikers delen via Delen in de Systeemvoorkeuren van Mac OS.
| Een terugkerende vergadering beëindigen |
Wanneer een reeks vergaderingen is afgelopen, kunt u in plaats van de vergadering te annuleren waardoor alle historische exemplaren van de vergadering worden verwijderd, het terugkeerpatroon wijzigen om het laatste exemplaar van de vergadering te beëindigen. Klik hiervoor op de knop Terugkeerpatroon en wijzig de einddatum.
| Wanneer en hoe u deelt uw agenda? |
U hoeft uw agenda mogelijk niet delen, omdat iedereen in uw organisatie kan zien wanneer u vrij of bezet bent, maar niet de inhoud of het onderwerp van vergaderingen en afspraken hoeft te zien. U kunt uw agenda echter eenvoudig met uw team delen als u wilt dat ze al uw vergaderingen en afspraken kunnen zien.
U kunt iemand anders uit uw naam uw agenda laten beheren, bijvoorbeeld een assistent die vergaderingen voor u kan accepteren of weigeren. In dat geval kunt u uw agenda delegeren. Als u uw agenda delegeert, kiest u slechts één persoon: maak niet iedereen een gemachtigde van uw agenda. Als er meerdere gemachtigden zijn, kunnen er fouten ontstaan in uw agenda.
 | Opmerking Of uw agenda wordt gedeeld, is afhankelijk van de versie van Microsoft Exchange Server die op uw systeem wordt uitgevoerd en hoe de beheerder de server heeft geconfigureerd. |
