 | Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011: effectief tijdbeheer |
Dit artikel maakt deel uit van een reeks artikelen Aanbevolen procedures voor Outlook voor Mac 2011. Raadpleeg de koppelingen bij Zie ook onder aan de pagina voor informatie over de verschillende delen in de reeks.
Met Outlook voor Mac 2011 kunt u uw e-mailberichten, agenda, contactpersonen en taken beheren. Het is daarom uw communicatiecentrum en uw centrum voor tijdbeheer. Hier volgen enkele basisprincipes om zo veel mogelijk uit Outlook voor Mac 2011 te kunnen halen:
-
Verminder het aantal plaatsen waar u berichten leest. Stel regels in om alle berichten die u moet lezen te filteren zodat ze op één plaats terecht komen, bijvoorbeeld in uw Postvak IN.
-
Negeer sommige berichten. Gebruik regels om berichten die u moet lezen naar uw Postvak IN te verzenden en laat de rest ongewijzigd verplaatsen naar uw mappen voor contactgroepen (ook distributielijsten genoemd in de algemene adreslijst van het bedrijf. U kunt ook contactgroepen maken in Outlook voor Mac, maar deze contactgroepen worden opgeslagen op uw lokale computer en u moet deze gebruiken voor contactpersonen buiten uw bedrijf. Zie de sectie Contactpersonen hieronder voor regels over het werken met lokale contactgroepen). U hoeft niet elk bericht te lezen dat naar u wordt verzonden en als u veel berichten ontvangt, kan dat ook niet. Alleen belangrijke berichten moeten in uw Postvak IN terecht komen. Andere berichten kunt u bewaren, bijvoorbeeld voor het geval u te maken krijgt met een probleem.
-
Verminder het aantal plaatsen waar u handmatig bestanden opslaat. Verminder de mentale belasting van het opslaan van berichten en vertrouw op zoekfuncties om berichten te vinden.
-
Verwerk uw berichten op basis van vier acties. Beslis bij het lezen van uw berichten wat u met het bericht wilt doen: verwijderen, reageren (beantwoorden of opslaan als naslaginformatie), delegeren (doorsturen) of uitstellen (met behulp van categorieën en vlaggen) en later opnieuw bekijken in uw takenlijst.
-
Combineer uw takenlijsten tot één lijst. Gebruik een enkele takenlijst en een enkele agenda om uw activiteiten te beheren.
-
Werk in batches. Gebruik categorieën om vergelijkbare taken te groeperen.
-
Gebruik uw gezonde verstand bij het verzenden van berichten. Volg de tips voor het schrijven van goede berichten.
-
Bekijk regelmatig uw agenda en uw taken.
Zelfs als u slechts enkele van de hier aanbevolen procedures gebruikt, zult u al prettiger werken met Outlook voor Mac 2011.
