Privacyverklaring bij Microsoft Office voor Mac 2011

Registratie en gebruik van persoonlijke gegevens

De gegevens die we verzamelen worden door Microsoft en haar dochterondernemingen en filialen gebruikt om de voorzieningen te leveren die u gebruikt en om de service(s) te bieden of de transactie(s) uit te voeren die u hebt aangevraagd of goedgekeurd. Ze kunnen ook worden gebruikt om producten en services van Microsoft te analyseren en te verbeteren. We kunnen deze gegevens ook gebruiken om extra informatie te vragen over feedback die u hebt verstrekt over het product dat, of de service die u gebruikt; om belangrijke kennisgevingen te verstrekken over de software; om u van te voren op de hoogte te stellen van gebeurtenissen; of om u op de hoogte te stellen van nieuwe productversies.

Sommige persoonlijke gegevens die u invoert, worden in Office 2011-documenten opgenomen in de vorm van metagegevens. Deze metagegevens worden gebruikt in Office 2011-programma's om u te helpen met anderen samen te werken aan documenten. Als u bijvoorbeeld ervoor kiest om een koppeling te maken naar een afbeelding, bestand, gegevensbron of ander document op de vaste schijf of op een server, wordt het pad naar dat bestand opgeslagen in het document. In sommige gevallen bevat de koppeling mogelijk uw gebruikersnaam of gegevens over servers in het netwerk. In het geval van een gegevensverbinding kunt u ervoor kiezen een gebruikersnaam of wachtwoord op te slaan in de gegevensverbindingskoppeling. Wanneer u een XML-schema toepast op een document, wordt het pad naar het gemaakte XML-schema ook opgeslagen in het document. In sommige gevallen kan dat pad uw gebruikersnaam bevatten. Gegevens zoals uw gebruikersnaam kunnen ook worden gedeeld met gebruikers in het netwerk wanneer er een conflict optreedt, bijvoorbeeld wanneer u een gedeeld bestand hebt vergrendeld voor bewerking en een andere gebruiker dit probeert te openen.

Wanneer u Office 2011 verwijdert, worden sommige gekoppelde gegevens niet verwijderd als u de installatie van Office 2011 ongedaan maakt. Dit komt doordat de gegevens mogelijk worden gebruikt in een ander programma. Zo worden documenten die u hebt gemaakt met Office 2011, niet verwijderd van de computer. Ook gegevens die zijn opgeslagen in certificaatsleutelhangers en in uw Office-identiteit, blijven behouden op de computer nadat u Office hebt verwijderd.Office 2011

Uitgezonderd zoals beschreven in deze verklaring, worden de door u verstrekte persoonlijke gegevens niet zonder jouw toestemming beschikbaar gesteld aan derden. Microsoft roept af en toe de hulp in van andere bedrijven om namens ons bepaalde services te verlenen, zoals de levering en verwerking van mailings, het beantwoorden van vragen over producten of services, de verwerking van transacties of het uitvoeren van statistische analyses op onze services. Deze bedrijven krijgen uitsluitend de beschikking over de persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn om de service aan te bieden en ze mogen deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Microsoft mag persoonlijke gegevens inzien en/of vrijgeven indien dit wettelijk vereist is of indien er te goeder trouw van uit kan worden gegaan dat een dergelijke handeling nodig is om: (a) te voldoen aan wettelijke verordeningen of in antwoord op dagvaardingen die tegen Microsoft zijn gericht; (b) de eigendomsrechten van Microsoft te beschermen en te verdedigen; en (c) onder dringende omstandigheden de persoonlijke veiligheid te beschermen van werknemers van Microsoft, gebruikers van Microsoft-producten of -services, of het algemene publiek.

Gegevens die worden verzameld door of worden verzonden naar Microsoft, kunnen worden opgeslagen en verwerkt in de Verenigde Staten of enig ander land waar Microsoft en haar filialen, dochterondernemingen of tussenpersonen over faciliteiten beschikken. Door dit programma te gebruiken stemt u ermee in dat deze gegevens naar een ander land dan uw eigen land worden overgebracht. Microsoft houdt zich hierbij aan het Safe Harbor-plan dat door het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor het verzamelen, gebruiken en opslaan van gegevens uit de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte en Zwitserland.

Registratie en gebruik van informatie over uw computer

Wanneer u software met internetvoorzieningen gebruikt, worden er gegevens van uw computer verzonden naar de websites die u bezoekt en de online services die u gebruikt. Deze gegevens worden 'standaardcomputergegevens' genoemd. Microsoft maakt gebruik van standaardcomputergegevens om internetservices aan te bieden, om onze producten en services te verbeteren, en voor statistische analyse. Voorbeelden van standaardcomputergegevens zijn uw IP-adres, de versie van het besturingssysteem, de versie van uw browser en taalinstellingen. In sommige gevallen maakt ook de hardware-id deel uit van de standaardcomputergegevens. Deze id verstrekt informatie over de fabrikant, de naam en de versie van het apparaat. Als een bepaalde voorziening of service gegevens verzendt naar Microsoft, worden de standaardcomputergegevens eveneens verstuurd.

In de privacygegevens voor elke Office 2011-functie, -software of -service die wordt vermeld in deze privacyverklaring, wordt beschreven welke extra gegevens er worden verzameld en hoe deze worden gebruikt.

De beveiliging van uw persoonlijke gegevens

Microsoft spant zich in de veiligheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen. Wij maken gebruik van een aantal verschillende beveiligingstechnieken en -procedures om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of vrijgave. Zo bewaren wij de persoonlijke gegevens die u verschaft op computersystemen waartoe slechts een beperkte toegang mogelijk is en die zich bevinden in beveiligde gebouwen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij zullen deze privacyverklaring in sommige gevallen bijwerken naar aanleiding van gewijzigde producten en services of feedback van klanten. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen in deze verklaring, zal de datum bij 'Laatst bijgewerkt' boven aan het document worden aangepast. Als er grote wijzigingen zijn aangebracht in deze verklaring of in de manier waarop Microsoft uw persoonlijke gegevens gebruikt, stellen we u hiervan op de hoogte door op een prominente plaats een kennisgeving te plaatsen over deze wijzigingen voordat deze worden geïmplementeerd of u rechtstreeks op de hoogte te stellen. Wij raden u aan deze verklaring met enige regelmaat door te nemen, zodat u weet hoe Microsoft uw gegevens beschermt.

Contact opnemen

Microsoft ontvangt graag uw opmerkingen over deze privacyverklaring.

U kunt ook een bericht sturen naar het volgende adres:

Microsoft Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 Verenigde Staten

Specifieke functionaliteit

De overige informatie in dit document heeft betrekking op het vastleggen en versturen van gegevens in specifieke onderdelen van het product, zoals:

Diavoorstelling uitzenden

Functie van dit onderdeel:  Met deze functie kunnen gebruikers hun PowerPoint-presentatie delen met gebruikers die de diavoorstelling live in hun webbrowser willen bekijken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Wanneer u een diavoorstelling uitzendt, wordt in Microsoft PowerPoint voor Mac 2011 een kopie van uw volledige presentatie verzonden naar de door u gekozen server, samen met informatie over het account dat u gebruikt om verbinding te maken met die server. U krijgt in PowerPoint 2011 een URL via welke andere gebruikers de diavoorstelling kunnen bekijken. Hoewel met de uitzendfunctie alleen de diavoorstelling wordt weergegeven die u presenteert, kan iedereen met toegang tot de URL toegang krijgen tot de volledige inhoud van de presentatie, inclusief verborgen dia's. Wanneer u een diavoorstelling uitzendt, wordt in PowerPoint 2011 de server opgeslagen die u gebruikt, inclusief gegevens zoals de naam ervan, de URL's of andere adressen en de beschrijving. Deze gegevens worden opgeslagen zodat u later eenvoudiger toegang kunt krijgen tot de servers die u hebt gebruikt.

Cocreatie

Functie van dit onderdeel:  Met cocreatie kunnen meerdere auteurs tegelijkertijd werken aan hetzelfde document.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Met deze functie worden uw naam, wachtwoord, e-mailadres en computernaam verzameld. Deze gegevens worden opgeslagen in de Office-documentencache en de Mac OS-sleutelhanger. Teneinde ongeautoriseerde toegang tot persoonlijke gegevens te voorkomen, worden metagegevens in versleutelde vorm opgeslagen in de toepassing zodat ze niet door anderen kunnen worden geopend.

Gebruik van de gegevens:  Deze gegevens worden gebruikt om vast te stellen welke onderdelen van een document of presentatie worden bewerkt door andere auteurs. In PowerPoint wordt op basis van deze gegevens bepaald welke dia's worden bewerkt en in Word wordt op basis van deze informatie bepaald welke alinea's worden bewerkt. De gegevens worden weer aan de deelnemers voor cocreatie doorgegeven via besturingselementen voor aanwezigheid op de statusbalk, het deelvenster Miniaturen van PowerPoint en sectievergrendelingen in Word. Iedere gebruiker weet welke deelnemers bezig zijn met het bestand en welke secties, alinea's en dia's deze gebruikers in het bestand bewerken. Zodoende kunnen gebruikers beter communiceren en samenwerken alsmede conflicten met elkaar voorkomen.

Keuze/beheer:  De gegevens die tijdens een sessie voor cocreatie worden verzameld, worden alleen vastgelegd in de Mac OS-sleutelhanger als u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger hebt opgeslagen. Uw referenties worden in versleutelde vorm opgeslagen in de Mac OS-sleutelhanger. In gevallen waarbij uploads in behandeling zijn, worden de referenties versleuteld en opgeslagen in de Office-documentencache en later gewist nadat u de bestanden hebt geüpload.

Cocreatie wordt ingeschakeld via Microsoft SharePoint Server 2010 en Windows Live SkyDrive. Ondernemingen kunnen cocreatie in- of uitschakelen op hun SharePoint-server of de toegang tot SkyDrive beperken via hun proxyserver.

Opmerkingen

Functie van dit onderdeel:  Met deze functie kunt u commentaar toevoegen aan een document.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Als u opmerkingen opslaat in een bestand, wordt elke opmerking in Excel, Word en PowerPoint standaard voorzien van uw naam. Deze gegevens zijn vervolgens zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot uw bestand.

Keuze/beheer:  U kunt uw naam verwijderen uit opmerkingen in Excel en Word door het volgende te doen:

Als u opmerkingen in PowerPoint wilt verwijderen, gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u onder Opmerkingen op Verwijderen. Vervolgens selecteert u Opmerking verwijderen, Alle opmerkingen op een dia verwijderen of Alle opmerkingen in een presentatie verwijderen. Sla de presentatie op.

Belangrijke informatie:   Documenten kunnen verborgen opmerkingen bevatten. Voordat u een document deelt, moet u zowel zichtbare als verborgen opmerkingen verwijderen die u niet wilt delen. In sommige gevallen bevatten documenten die zijn ontvangen van andere programma's, opmerkingen die alleen zichtbaar zijn in die programma's en niet kunnen worden weergegeven of gewijzigd in Office 2011.

Programma voor kwaliteitsverbetering

Functie van dit onderdeel:  In het kader van het programma voor kwaliteitsverbetering worden basisgegevens verzameld over uw hardwareconfiguratie en over de manier waarop u onze software en services gebruikt, om trends en gebruikspatronen te identificeren. Er worden ook gegevens verzameld over het type en het aantal fouten dat u tegenkomt, over software- en hardwareprestaties en over de snelheid van services. Uw naam, adres of andere contactgegevens worden niet verzameld.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Zie de Privacyverklaring voor het Microsoft-programma voor verbetering van de gebruikerservaring voor meer informatie over de gegevens die worden verzameld, verwerkt of verzonden in het kader van dit programma.

Gebruik van de gegevens:  we gebruiken deze gegevens om de kwaliteit, betrouwbaarheid en prestaties te verbeteren van Microsoft-software en -services.

Keuze/beheer:  Het programma voor kwaliteitsverbetering is standaard uitgeschakeld. Tijdens de installatie krijgt u de mogelijkheid om deel te nemen aan dit programma. U kunt uw instellingen op elk gewenst moment bekijken of wijzigen door naar het menu Word, Excel, PowerPoint of Outlook te gaan en achtereenvolgens op Voorkeuren en op Feedback te klikken.

Digitale certificaten

Functie van dit onderdeel:  In Office 2011 wordt gebruikgemaakt van digitale certificaten. Met deze digitale certificaten wordt de identiteit bevestigd van internetgebruikers die gegevens met X.509-versleuteling verzenden. Digitale certificaten kunnen ook worden gebruikt om e-mailberichten digitaal te ondertekenen en zo de integriteit en de herkomst van de e-mailinhoud te controleren.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Met de software worden certificaten opgehaald en certificaatintrekkingslijsten bijgewerkt via internet (indien beschikbaar).

Keuze/beheer:  U kunt ervoor kiezen e-mail niet digitaal te ondertekenen met digitale certificaten. In sommige gevallen kunt u kiezen of u certificaatintrekkingslijsten handmatig wilt controleren of niet. U kunt digitale certificaten ook ordenen en beheren met behulp van de sleutelhangers en de standaardsleutelhanger van Microsoft, die deel uitmaken van de functionaliteit voor sleutelhangers in het Mac-besturingssysteem.

Documenteigenschappen

Functie van dit onderdeel:  Elk bestand dat wordt opgeslagen in Word, PowerPoint of Excel, kan standaard bestandseigenschappen bevatten, zoals Auteur, Beheerder, Bedrijf, Laatst opgeslagen door en Namen van documentrevisoren. Metagegevens kunnen worden toegevoegd wanneer bestanden worden opgeslagen in SharePoint-documentbibliotheken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Deze gegevens zijn zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot uw bestand.

Gebruik van de gegevens:  Deze gegevens worden gebruikt door Office 2011-programma's om documenteigenschappen te traceren en u te helpen met anderen samen te werken aan uw documenten.

Keuze/beheer:  U kunt uw naam handmatig uit de meeste eigenschappen verwijderen door in het menu Bestand op Eigenschappen te klikken. In Word en Excel kunt u deze eigenschappen ook verwijderen door als volgt te werk te gaan:

In PowerPoint kunt u documenteigenschappen verwijderen door als volgt te werk te gaan:

Ga als volgt te werk als u uw naam uit PowerPoint-documenten wilt verwijderen:

Excel-grafieken

Functie van dit onderdeel:  Met deze functie kunt u grafieken en diagrammen maken op basis van gegevens in uw Excel-werkmappen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Wanneer u een grafiek maakt in Excel, kunt u de voor de grafiek geselecteerde gegevens filteren zodat enkel een gedeelte van de gegevens wordt weergegeven. Alle geselecteerde gegevens worden echter opgeslagen bij de grafiek.

Keuze/beheer:  Als u wilt voorkomen dat anderen wijzigingen aanbrengen in gegevens waarmee de grafiek wordt gemaakt wanneer u deze kopieert in een Microsoft-toepassing, plakt u de gegevens als afbeelding. Klik bijvoorbeeld in PowerPoint in het menu Bewerken op Plakken speciaal en klik onder Plakken als op Afbeelding. U kunt ook een document met een wachtwoord beveiligen zodat u beter kunt voorkomen dat anderen wijzigingen aanbrengen in de gegevens waarmee de grafiek wordt gemaakt.

Ondersteuning van bestandsindelingen

Functie van dit onderdeel:  In Office 2011 worden bestandsindelingen gebruikt die op XML zijn gebaseerd. Deze XML-bestandsindelingen zijn uitbreidbaar, hetgeen betekend dat gebruikers aanvullende schema's of codes in de bestanden kunnen opgeven. Met andere code van derden kunnen ook aanvullende metagegevens worden toegevoegd aan deze XML-bestandsindelingen, die mogelijk niet kunnen worden weergegeven in de Office 2011-toepassingen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Bestanden kunnen zelfgedefinieerde schema's en codes of andere zichtbare of verborgen metagegevens bevatten die u niet wilt delen.

Keuze/beheer:  U kunt controleren welke metagegevens zijn gekoppeld aan een XML-bestand door dit weer te geven in een tekstviewer.

IRM (Information Rights Management)

Functie van dit onderdeel:  Met IRM kunt u inhoud versleutelen op basis van een RMS-server (Rights Management Services). Alleen gebruikers met toegang tot een RMS-server kunnen deze functie gebruiken en de functie is alleen beschikbaar in de SKU voor volumelicenties.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Met IRM worden de volgende gegevens versleuteld en opgeslagen: gebruikersnamen en wachtwoorden voor netwerkservers, e-mailadressen, machtigingsgegevens in verband met deze e-mailadressen, en computergegevens (zoals serienummers van vaste schijven).

Gebruik van de gegevens:  De versleutelde gegevens worden gebruikt om beperkingen af te dwingen voor inhoud die u wilt beveiligen met IRM.

Keuze/beheer:  Wanneer een gebruiker een beveiligd document opent, wordt in een melding aangegeven dat hij of zij verbinding moet maken met de RMS-server om de referenties te laten controleren. Dit dialoogvenster bevat een optioneel selectievakje dat de gebruiker kan inschakelen om de gebruikersnaam en het wachtwoord op te slaan in het hulpprogramma Mac OS-sleutelhanger. Gebruikers kunnen opgeslagen identiteiten verwijderen uit de Mac OS-sleutelhanger. RMS-serverbeheerders kunnen de ondersteuning voor de IRM-clients van Office voor Mac uitschakelen.

Belangrijke informatie:  Alle persoonlijke gegevens worden versleuteld en opgeslagen in de Mac OS-sleutelhanger, licenties of het document met IRM-beveiliging.

Microsoft AutoUpdate voor Mac

Functie van dit onderdeel:  Microsoft AutoUpdate voor Mac (“AutoUpdate”) verzamelt basisgegevens van uw computer over geïnstalleerde Microsoft-toepassingen om te bepalen welke updates er beschikbaar zijn en om de updateservice te verbeteren.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  ie de Privacyverklaring voor Microsoft AutoUpdate voor Mac voor informatie over welke gegevens er worden verzameld en hoe deze worden gebruikt.

Microsoft Foutrapportage

Functie van dit onderdeel:  Microsoft Foutenrapportage biedt een service waarmee u eventuele problemen met Office 2011 kunt melden aan Microsoft en informatie kunt ontvangen om dergelijke problemen te helpen voorkomen of op te lossen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Microsoft Foutrapportage verzamelt IP-adressen (Internet Protocol). Deze worden niet gebruikt om gebruikers te identificeren. Het is niet de bedoeling gegevens te verzamelen zoals naam, adres, e-mailadres en computernaam of gegevens die kunnen worden gebruikt om u te identificeren of contact met u op te nemen. Het kan gebeuren dat dergelijke gegevens worden opgenomen in het geheugen of in de gegevens die worden verzameld uit geopende bestanden, maar Microsoft gebruikt deze niet om u te identificeren of contact met u op te nemen.

In zeldzame gevallen - zoals bij problemen die bijzonder lastig te verhelpen zijn - vraagt Microsoft om extra gegevens, waaronder een of meer bestanden van uw computer. Het kan hierbij ook gaan om uw huidige documenten. Zie de Privacyverklaring voor de Microsoft-service voor het rapporteren van fouten voor meer informatie over welke gegevens er worden verzameld en hoe deze worden gebruikt.

Gebruik van de gegevens:  Microsoft gebruikt de foutrapportage-gegevens om problemen van klanten op te lossen en onze software en services te verbeteren.

Keuze/beheer:  Wanneer u een probleem met de software hebt en er een foutenrapport wordt gegenereerd, wordt u in Microsoft Foutenrapportage gevraagd of u het probleem wilt verzenden naar Microsoft. Wanneer Microsoft aanvullende gegevens nodig heeft om het probleem te analyseren, wordt u gevraagd om de gegevens te bekijken en aan te geven of u deze al dan niet wilt verzenden. Als u ervoor kiest om geen foutenrapporten naar Microsoft te verzenden, worden deze niet verzonden. Zie de Privacyverklaring voor de Microsoft-service voor het rapporteren van fouten voor meer informatie over het hulpmiddel Microsoft Foutenrapportage.

Microsoft documentverbinding voor Mac

Functie van dit onderdeel:  Met Microsoft Document Connection for Mac kunt u documenten op Microsoft Windows SharePoint Services- en Windows Live SkyDrive-sites openen en bewerkingen uitvoeren, zoals het downloaden, bewerken en uploaden van documenten naar deze sites. U kunt SharePoint- en Windows Live SkyDrive-sites en documenten op deze sites toevoegen aan een lijst met favorieten. U wordt gevraagd naar uw gebruikersnaam en wachtwoord om deze sites te bezoeken. U kunt deze gebruikersnamen en wachtwoorden opslaan in uw Mac OS-sleutelhanger.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord in uw Mac OS-sleutelhanger opslaat, worden deze gegevens op de computer in de Mac OS-standaardsleutelhanger opgeslagen als wachtwoorditem met een naam die identiek is aan de URL van de site.

Gebruik van de gegevens:  Deze gegevens worden alleen gebruikt om toegang te krijgen tot de bijbehorende SharePoint- of Windows Live SkyDrive-site.

Keuze/beheer:  Wanneer u een SharePoint- of Windows Live SkyDrive-site opent, kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord in uw Mac OS-sleutelhanger opslaan. Zie Mac Help voor meer informatie over het verwijderen van het wachtwoorditem uit de standaardsleutelhanger.

Microsoft Office voor Mac Upload Center

Functie van dit onderdeel:  Met Upload Center kunt u de status bekijken van bestanden die u uploadt naar een webserver. Zodoende kunt u zelfs wijzigingen opslaan en bestanden blijven bewerken wanneer u offline bent of geen verbinding met het netwerk kunt maken. In Upload Center kunt u bijhouden hoe uploads vorderen en aan welke bestanden u aandacht moet besteden.

In toepassingen van Microsoft Office voor Mac 2011, zoals Word, Excel en PowerPoint, wordt automatisch een lokale kopie van externe documenten gemaakt. Zodoende hebt u toegang tot een lokale kopie van het bestand wanneer u niet online bent en worden prestaties verbeterd wanneer u wel online bent.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Naast de documentinhoud kunnen in Office 2011 bepaalde metagegevens over uw documenten op de computer worden opgeslagen in de Office-documentencache, zoals namen, aanmeldings-id's voor servers, en e-mailadressen van personen die het document samen met u bewerken of hebben bewerkt.

Gebruik van de gegevens:  Wanneer u een bestand uploadt naar een server, wordt dit eerst op de computer opgeslagen in de Office-documentencache, een cache op de client voor documenten die zijn opgeslagen op webservers. Documenten worden naadloos gerepliceerd vanuit deze lokale cache en geüpload naar servers zoals vereist, zodat u snellere en krachtigere mogelijkheden voor bestandstoegang hebt.

Keuze/beheer:  U kunt geüploade bestanden op elk gewenst moment verwijderen uit de Office-documentencache.

Belangrijke informatie:  Bestanden die klaarstaan om te worden geüpload en bestanden met uploadfouten worden niet verwijderd wanneer u de cache wist. Deze bestanden kunt u verwijderen door op de werkbalk op Verwijderen te klikken.

Office-identiteit

Functie van dit onderdeel:  Tijdens de installatie wordt u gevraagd om wat persoonlijke gegevens in te voeren, zoals naam, bedrijf, telefoonnummer thuis en e-mailadres.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Deze gegevens worden opgeslagen op uw computer en worden niet verzonden naar Microsoft.

Gebruik van de gegevens:  Uw Office 2011-identiteit wordt toegevoegd aan het Outlook-adresboek en gebruikt als standaardvermelding voor eigenschappen zoals Auteur en Laatst opgeslagen door in uw Office 2011-documenten. Deze gegevens worden ook gebruikt om uw wijzigingen en opmerkingen te identificeren wanneer u Opmerkingen en Wijzigingen bijhouden gebruikt in Office 2011-documenten.

Keuze/beheer:  U kunt kiezen welke persoonlijke gegevens u invoert tijdens de installatie, maar de naam die u opgeeft, moet minimaal twee tekens lang zijn.

Belangrijke informatie:  Als u eerder een versie van Office 2011 hebt geïnstalleerd, kunt u uw identiteit overbrengen vanuit deze lagere versie. De identiteit wordt dan gekopieerd naar de nieuwe versie van Office 2011. De overgebrachte identiteit blijft beschikbaar in de lagere versie van Office 2011 en u kunt de identiteiten afzonderlijk bewerken.

Outlook-accounts automatisch configureren

Functie van dit onderdeel:  Outlook biedt u een optie om het postvak bij bepaalde e-mailproviders automatisch te configureren zodat u e-mailberichten kunt ontvangen van en verzenden naar hun server(s).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Als u automatisch uw Exchange-account wilt configureren, moet u uw e-mailadres opgeven in het dialoogvenster Accountconfiguratieassistent. Uw gebruikersnaam en wachtwoord worden gevraagd en via internet verzonden naar de server. Outlook probeert eerst via een veilige verbinding (SSL) uw Exchange-account te configureren, maar deze gegevens worden versleuteld verzonden als uw e-mailprovider geen ondersteuning biedt voor SSL. Voor bepaalde e-mailproviders kunnen accounts niet automatisch worden geconfigureerd zodat u wordt gevraagd om e-mailinstellingen handmatig te configureren. E-mailaccounts van internetproviders worden geconfigureerd door een lokaal toewijzingsbestand in plaats van persoonlijke gegevens te gebruiken.

Gebruik van de gegevens:  De verzonden gegevens worden gebruikt om uw e-mailaccount van Exchange te configureren. Als u een derde e-mailprovider gebruikt, heeft Microsoft geen controle over het gebruik van uw gegevens door die derde partij.

Keuze/beheer:  Als u e-mail wilt verzenden en ontvangen via Outlook, moet u een account configureren. Als u accounts niet automatisch wilt configureren, kunt u ervoor kiezen om de instellingen van de e-mailserver handmatig te configureren door het schakelvakje Automatisch configureren in het dialoogvenster Accounts uit te schakelen.

Logboekregistratie in Outlook

Functie van dit onderdeel:  Logboekregistratie is een diagnostisch hulpprogramma waarmee ondersteuningsmedewerkers problemen met Outlook proberen op te lossen. Wanneer logboekregistratie is ingeschakeld, wordt in Outlook een gegevensbestand gemaakt en in tekstindeling opgeslagen op het bureaublad. U kunt het gegevensbestand aan ondersteuningsmedewerkers doorgeven zodat ze hiermee opgetreden problemen kunnen analyseren en oplossen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Nadat logboekregistratie is ingeschakeld, bevatten de logbestanden die in Outlook zijn gemaakt, gegevens waarmee problemen met Outlook kunnen worden opgelost, zoals:

Gegevensbestanden kunnen gegevens bevatten die tot u kunnen worden herleid, mogelijk worden gebruikt om contact met u op te nemen of als gevoelig of vertrouwelijk worden beschouwd. We gebruiken deze gegevens niet om zonder uw toestemming contact met u op te nemen. Wanneer bijvoorbeeld logboekregistratie is ingeschakeld, worden met het gegevensbestand alle gegevens verzameld die Outlook synchroniseert met Exchange-server, zoals uw naam, uw IP-adres, het e-mailadres van de afzender en geadresseerde, en de inhoud van uw e-mailberichten, notities, taken, agenda en contactpersonen. Microsoft gebruikt deze gegevens niet om zonder uw toestemming contact met u op te nemen.

Gebruik van de gegevens:  De gegevens die u aanbiedt in het gegevensbestand worden gebruikt om problemen in de software te onderzoeken, oplossingen te ontwikkelen en de software in het algemeen te verbeteren.

Keuze/beheer:  In Outlook is logboekregistratie standaard uitgeschakeld. Zie de aanwijzingen in Outlook als u wilt weten hoe u logboekregistratie inschakelt. U kunt de inhoud van uw gegevensbestanden bekijken. Als u zich zorgen maakt dat uw gegevensbestanden gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten, kunt u de informatie verwijderen uit de gegevensbestanden voordat u deze verzendt naar ondersteuningsmedewerkers. Microsoft ontvangt alleen de gegevensbestanden die u wilt verzenden.

Zoeken in Outlook

Functie van dit onderdeel:  Zoeken in Outlook wordt gebruikt om u de mogelijkheid te bieden items in uw postvak snel te doorzoeken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Standaard gebruikt de zoekfunctie de Spotlight-technologie van het Mac-besturingssysteem. In Outlook wordt een cache met een deelverzameling Outlook-gegevens gemaakt, zoals e-mail, mappen en contactpersonen uit het adresboek. Met Spotlight wordt dit cachebestand geïndexeerd voor zoekopdrachten.

Gebruik van de gegevens:  De informatie die wordt verzameld met Zoeken in Outlook, wordt gebruikt om u de mogelijkheid te bieden sneller naar items in het postvak te zoeken.

Keuze/beheer:  U kunt ervoor kiezen om Zoeken in Outlook niet te gebruiken. Als u Zoeken in Outlook niet gebruikt, worden Outlook-gegevens niet geïndexeerd door Spotlight.

Belangrijke informatie:  Als u Zoeken in Outlook gebruikt en later een e-mail of andere Outlook-gegevens verwijdert, worden deze uit het Spotlight-indexbestand verwijderd na een vertraging waarvan de lengte wordt bepaald door het Mac-besturingssysteem. U kunt informatie over de verwijderde Outlook-gegevens vinden in resultaten van Zoeken in Outlook totdat de gegevens worden verwijderd uit het Spotlight-indexbestand. Als u Outlook of de Outlook-database verwijdert, wordt het bijbehorende cachebestand bovendien niet van de computer verwijderd.

Mogelijkheden voor delen in Outlook

Functie van dit onderdeel:  Als beheerprogramma voor persoonlijke gegevens slaat Outlook uw e-mail, gebeurtenissen, contactpersonen en adresboekvermeldingen, taken, notities en projecten op.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Outlook-gegevens worden standaard opgeslagen op de pc en zijn alleen toegankelijk voor u. U kunt echter ervoor kiezen om deze gegevens met andere mensen te delen op een van de volgende manieren:

PowerPoint-media

Functie van dit onderdeel:  In PowerPoint 2011 kunnen films en audio worden ingesloten in PowerPoint-bestanden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Alle persoonlijke gegevens in de metagegevens van de media zijn toegankelijk in het PowerPoint-bestand.

Keuze/beheer:  U kunt ervoor kiezen om de media in te sluiten in plaats van deze te koppelen. Desgewenst kunt u het oorspronkelijke mediabestand openen en persoonlijke gegevens verwijderen uit het bestand voordat u dit insluit in een PowerPoint-bestand.

Productactivering

Functie van dit onderdeel:  Met activering wordt de vervalsing van software tegengegaan, zodat klanten van Microsoft kunnen blijven rekenen op de softwarekwaliteit die ze verwachten. Activering betekent dat een specifieke productsleutel wordt gekoppeld aan de hardware waarop de software wordt geïnstalleerd. In de voorwaarden van de softwarelicentie van Microsoft voor Office 2011 is vastgelegd hoe vaak de productsleutel mag worden gebruikt voor activering. Nadat u de productsleutel het opgegeven aantal keren op dezelfde of verschillende computers hebt gebruikt, kan deze productsleutel niet langer worden gebruikt voor activering op andere computers. Activering is verplicht voor de evaluatieversie van Office 2011 en voor uitgegeven versies van Office 2011.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  U moet een e-mailadres opgeven om de evaluatieversie van Office 2011 te activeren. Nadat de respijtperiode van de evaluatieversie van Office 2011 is verstreken, moet u de software activeren om deze te kunnen blijven gebruiken.

Tijdens de activering van Office 2011 worden gegevens van de productsleutel verzonden naar Microsoft. Tijdens de productactivering worden de volgende gegevens verzameld: uw productsleutel, de hardware-id en het feit of u een evaluatieversie hebt bijgewerkt naar een vrijgegeven versie van het product.

Tijdens de activering wordt naar Microsoft ook een nummer verzonden dat is afgeleid van de hardwareconfiguratie van de computer. Dit nummer vertegenwoordigt geen persoonlijke gegevens of informatie over de software. Het kan niet worden gebruikt om het type of model van de computer te bepalen en het kan niet worden berekend om aanvullende informatie over de computer te verkrijgen. Samen met standaardcomputergegevens worden enkele aanvullende taalinstellingen verzameld.

In uw exemplaar van Office 2011 kunnen wijzigingen in de computerconfiguratie worden gedetecteerd en geaccepteerd. Voor kleine upgrades hoeft u niet opnieuw de software te activeren. Als u Office 2011 verwijdert, moet u mogelijk het product opnieuw activeren. Bij bepaalde wijzigingen in de computeronderdelen moet u de software mogelijk opnieuw activeren.

Als u de software activeert terwijl u een upgrade vanaf de evaluatieversie van Office 2011 bijwerkt, worden ook vanaf de computer gegevens over de bijgewerkte evaluatieversie verzameld.

Als u de activering niet kunt voltooien, ontvangt u mogelijk een bericht met een koppeling naar een website waar u meer informatie kunt vinden over de mislukte activering. Als u op de koppeling klikt, wordt mogelijk informatie over de reden van de mislukte activering verzonden naar Microsoft. Deze informatie kan gegevens bevatten die normaal gesproken gedurende de activering worden verzonden.

Als u uw exemplaar van Office 2011 niet (opnieuw) activeert, kunt u het product mogelijk niet gebruiken. Wanneer u de toepassing start, wordt u in een dialoogvenster gevraagd om het product te activeren.

Geen van de gegevens die zijn zijn verzameld via activering of heractivering, worden gebruikt om u persoonlijk te identificeren. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als het product wordt geactiveerd via het gebruik van een volumelicentiesleutel, worden geen gegevens in verband met de activering verzonden naar Microsoft.

Verwijzingshulpmiddelen

Functie van dit onderdeel:  Met Verwijzingshulpmiddelen kunt u gegevens opvragen over een bepaalde term of woordgroep bij een aantal inhoudsproviders, ook derde partijen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Wanneer u informatie opvraagt over een woord of een woordgroep, wordt uw verzoek via internet verzonden naar de inhoudsprovider. De provider retourneert informatie over het desbetreffende woord of de desbetreffende woordgroep. Verwijzingshulpmiddelen heeft ook een vertaaloptie. Als u ervoor kiest een vertaling van het hele document uit te voeren, wordt de tekst van uw document verzonden naar een vertaalservice van derden of Microsoft. De gegevens, waaronder de te vertalen documenten, worden verzonden in een ongecodeerde indeling. Zoals geldt voor alle gegevens die ongecodeerd worden verzonden via internet, is het dus mogelijk dat andere mensen het document zien.

Gebruik van de gegevens:  De verzonden gegevens worden door de inhoudsprovider gebruikt om de door u gewenste informatie te retourneren. Microsoft heeft geen invloed op het privacybeleid of de privacyprocedures van zelfstandige inhoudsproviders.

Keuze/beheer:  Verwijzingshulpmiddelen is standaard offline. Als u gegevens via internet wilt verzenden, moet u er eerst voor kiezen onlinezoekacties naar verwijzingen in te schakelen. Als de onlineverwijzingshulpmiddelen zijn ingeschakeld, kunt u de onlinetoegang als volgt weer uitschakelen:

Belangrijke informatie:  Vaak bevatten de gegevens die u ontvangt een koppeling naar extra informatie van de website van de derde partij. Als u op deze koppeling klikt, voegt de provider mogelijk een cookie toe aan uw systeem om u te identificeren voor toekomstige transacties. Microsoft is niet verantwoordelijk voor de privacyprocedures van de websites van derde partijen. Microsoft ontvangt deze gegevens niet en slaat ze ook niet op, tenzij u een aanvraag hebt gedaan bij een service van Microsoft.

Wijzigingen bijhouden

Functie van dit onderdeel:  Dankzij deze functie kunnen meerdere gebruikers samenwerken aan een document door wijzigingen die door elke gebruiker worden aangebracht bij te houden in een andere kleur. Bijgehouden verwijderingen worden pas uit het uiteindelijke document verwijderd als ze zijn geaccepteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:  Wanneer u wijzigingen aanbrengt in een bestand in Office 2011 terwijl de functie Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld, wordt uw gebruikersnaam standaard opgeslagen in het document en gekoppeld aan de wijzigingen die u aanbrengt. Deze gegevens, met zowel de oorspronkelijke als de gewijzigde tekst, zijn vervolgens beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot uw bestand.

Keuze/beheer:  Nadat bijgehouden wijzigingen zijn geaccepteerd of geweigerd, wordt uw naam uit de wijzigingen verwijderd. U kunt uw persoonlijke gegevens ook uit deze wijzigingen verwijderen in Word en Excel door als volgt te werk te gaan:

Belangrijke informatie:  In Excel worden bijgehouden wijzigingen en de naam die is gekoppeld aan elke opmerking verwijderd wanneer u persoonlijke gegevens verwijdert. Opmerkingen worden niet verwijderd. In Word wordt de naam die is gekoppeld aan wijzigingen en opmerkingen verwijderd wanneer u persoonlijke gegevens verwijdert. De bijgehouden wijzigingen en de opmerkingen worden niet verwijderd.