 | Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011: organizzare la cartella Posta in arrivo in base alle diverse possibilità |
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Il presente articolo è parte di una serie Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011. Per ulteriori informazioni sulle parti specifiche della serie, consultare i collegamenti Vedi anche alla fine della pagina.
 | Le diverse possibilità |
Dopo aver configurato il sistema, è possibile iniziare a gestire i messaggi in arrivo. Rendendo la cartella Posta in arrivo il luogo centrale per la ricezione di messaggi importanti, è possibile scorrerli con la certezza che si dovrà operare su ciascun elemento.
Per tutti i messaggi nella cartella Posta in arrivo:
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Se non sono importanti, eliminarli immediatamente.
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Se l'attività può essere svolta un paio di minuti al massimo, farla (rispondere, archiviare, chiamare e così via).
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In caso contrario, o nel caso in cui sia possibile, delegarli (inoltrarli).
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Se è necessario completarla ma l'attività richiede più di due minuti (compresa la lettura), rinviarli (metterli in attesa).
Se sono necessari come riferimento (anche se è stato deciso di rinviarli), spostarli nella cartella dei riferimenti. Lo scopo è ridurre il numero di volte in cui si apre ciascun messaggio.
| Eliminarlo |
Eliminare i messaggi che non necessitano di lettura. Se si tratta di posta indesiderata, eliminarli.
| Attività: esercizio dei due minuti |
È sorprendente quante cose possono essere fatte in due minuti. Ad esempio, è possibile rispondere a molti messaggi in due minuti al massimo. Tuttavia, se l'elaborazione di un messaggio richiede più di due minuti, rinviarlo. Per farsi un'idea di quanti sono due minuti, provare a cronometrarli.
Dopo aver elaborato il messaggio, eseguire una delle operazioni seguenti:
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Eliminarlo se non ha un grande impatto.
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Archiviarlo in una delle cartelle dei riferimenti (ad esempio, 1-Riferimenti).
| Delegarlo |
A volte si ricevono messaggi che dovrebbero essere elaborati da qualcun altro. In questi casi, rispondere e includere l'utente a cui si sta delegando il messaggio nella riga A.
Per elaborarlo in un secondo momento, contrassegnarloper sé prima dell'invio. Assegnare all'attività la categoria @In attesa.
| Rimandarne la lettura |
QUANDO RIMANDARE LA LETTURA DI UN MESSAGGIO
Rimandare la lettura di un messaggio significa che lo si analizzerà in un secondo momento, quando si avrà tempo. Le ragioni per rimandare la lettura di un messaggio includono:
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Non può essere elaborato in meno di due minuti.
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Non è di semplice lettura.
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Richiede una risposta accuratamente personalizzata.
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Richiede un'ulteriore azione in un altro programma (ad esempio, "Deve essere aggiunto al documento<nome>")
COME RIMANDARE LA LETTURA DI UN MESSAGGIO: CONTRASSEGNARLO
Se si stabilisce che non si ha tempo a sufficienza per elaborare un messaggio, è possibile contrassegnarlo:
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Se l'elaborazione deve avvenire in giornata, contrassegnarlo con Oggi (fare solamente clic sul contrassegno).
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Se si necessita di più tempo, tenere premuto ⌘+CONTROL, fare clic sul messaggio, quindi contrassegnarlo per elaborarlo in un secondo momento.
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Se è necessario fare riferimento al messaggio più di una volta e si desidera accedervi in maniera semplice, impostare il contrassegno Data inizio sull'attività sui 100 anni successivi (utilizzare il contrassegno raramente per non creare una raccolta con un numero eccessivo di elementi).
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Se è necessario nell'immediato, contrassegnarlo come Nessuna data di scadenza in modo da visualizzarlo all'inizio. Utilizzare il gruppo con moderazione e svuotarlo regolarmente, poiché si trova all'inizio dell'elenco attività.
Utilizzando i contrassegni e la cartella dei riferimenti, è stato elaborato. Ora, è possibile spostarlo in un altro percorso. Tuttavia, poiché è presente nell'elenco attività, è possibile spostarsi al messaggio successivo, per tornare agli elementi contrassegnati in seguito.
INSERIRE GLI ELEMENTI CONTRASSEGNATI IN CATEGORIE
È possibile aggiungere una categoria per poter visualizzare all'istante l'azione successiva. Un rapido sguardo alle attività inserite in categorie consente di sapere immediatamente quali sono le azioni da compiere immediatamente (@Ufficio), quali dipendono da altri utenti (@In attesa) e quali saranno oggetto di riunione(@Riunione).
QUANDO OCCUPARSI DELLE ATTIVITÀ RIMANDATE?
Dopo aver elaborato i messaggi, è possibile organizzare l'elenco attività. Ciò avviene quando si risponde ai messaggi rimandati.
ARCHIVIARLO
A volte si ricevono messaggi che non richiedono azioni ma che potrebbero essere utilizzati come riferimenti futuri. Un buon esempio sono i messaggi contenenti istruzioni. Archiviare tali messaggi nella cartella dei riferimenti (1-Riferimenti). L'aggiunta di una categoria semplifica la ricerca dei messaggi in caso di futura necessità (ad esempio, @Progetto). Compiere questa operazione prima dell'archiviazione.
Al termine dell'elaborazione dei messaggi, si dovrebbe disporre di una cartella Posta in arrivo pulita. A questo punto, spostare l'attenzione a calendario e attività.
