 | Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011: calendari e riunioni |
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Il presente articolo è parte di una serie Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011. Per ulteriori informazioni sulle parti specifiche della serie, consultare i collegamenti Vedi anche alla fine della pagina.
 | Quando è opportuno convocare una riunione? |
Convocare una riunione se:
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Un nuovo gruppo di utenti lavora insieme per la prima volta.
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Sono stati scambiati più di 10 messaggi relativamente lunghi tra più utenti.
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È necessario ricorrere a discussioni, brainstorming o collaborazioni.
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Convocare una riunione se questa rappresenta il modo più efficace di procedere e stabilire chiaramente l'obiettivo della riunione prima di convocarla.
| Chi invitare |
Invitare esclusivamente gli utenti che devono essere coinvolti. Eventuali utenti aggiuntivi si aggiungono alla complessità della riunione, complicandone il controllo. Al contrario, se è necessario prendere una decisione, assicurarsi che tutti i partecipanti chiave siano presenti per evitare che la riunione si riveli uno spreco di tempo e risorse.
| Come scegliere un orario per la riunione |
Scegliere un orario comune consultando le informazioni sulla disponibilità degli invitati in Calendario. Utilizzare Pianificazione per visualizzare la disponibilità di tutti i partecipanti alla riunione.
Nella griglia della disponibilità viene visualizzata la disponibilità dei partecipanti. Una riga verde verticale rappresenta l'inizio della riunione. Una riga rossa verticale rappresenta la fine della riunione.
Per visualizzare Pianificazione durante la composizione di una richiesta di riunione, attenersi alla procedura seguente:
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Nella scheda Riunione, fare clic su Pianificazione.
| Incontrarsi di persona o in remoto |
Incontrarsi di persona se:
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È la prima volta che il gruppo si trova a lavorare insieme.
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Vengono mostrati o trasmessi elementi non elettronici.
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Si tratta di una riunione di brainstorming.
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Si tratta di una riunione in cui è richiesta una collaborazione intensa.
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Non tutti i partecipanti dispongono di un telefono, del software o dell'apparecchiatura necessari a svolgere un incontro elettronico.
In caso contrario, effettuare un incontro telefonico.
 | Suggerimento Se si è in viaggio verso il luogo della riunione, pianificare il tempo del viaggio nel calendario prima e dopo l'incontro. |
| Come gestire documenti correlati |
Durante la preparazione di una riunione, spesso è necessario condividere documenti prima o durante la riunione.
Se tutti i partecipanti sono collegati alla rete aziendale, collocare i documenti in un sito SharePoint o su un'unità di rete condivisa.
Non inviare allegati alle richieste di riunione.
| Preparazione di un'agenda: utilizzare le attività |
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@Riunione è il centro delle voci di agenda.
Dopo aver creato singole attività, è possibile contrassegnarle con la categoria @Riunione e impostare la data della riunione come data di inizio e di fine. All'avvicinarsi della data della riunione e la discussione e al delinearsi dei punti della discussione, aggiungere commenti, punti di elenco e riflessioni all'attività in base all'ordine in cui si verificano. Questa attività diventerà l'agenda della riunione.
Al termine della riunione, contrassegnare l'attività come completata, quindi creare nuove attività per le attività assegnate.
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Per discutere un insieme di messaggi o un solo messaggio
Se si ha la necessità di discutere un messaggio durante una riunione, contrassegnarlo per il giorno della riunione e contrassegnarlo con la categoria @Riunione.
Se si ha la necessità di discutere di più di tre messaggi, non contrassegnare tutti i messaggi per evitare una compromissione dell'elenco delle attività. Al contrario, creare una nuova attività con il nome della riunione: copiare ciascun messaggio nell'attività. Contrassegnare l'attività con la categoria @Riunione.
| Durante la riunione: come collaborare |
Lo strumento utilizzato per la collaborazione durante una riunione dipende dal luogo e dall'accesso dei partecipanti.
Se si collabora a un documento e tutti i partecipanti sono nella stessa stanza, utilizzare le funzionalità Rileva modifiche e Commenti di Word.
Se si effettua una presentazione e alcuni utenti sono collegati in remoto, è possibile condividere lo schermo con altri utenti mediante la funzionalità Condivisione in Preferenze di sistema di Mac OS.
| Come terminare una riunione ricorrente |
Al termine di una serie di riunioni, anziché annullare la riunione con la conseguente rimozione di tutta la relativa cronologia, modificarne la ricorrenza facendola coincidere con l'ultima occorrenza della riunione. A tale scopo, fare clic sul pulsante Ricorrenza e modificare la data di fine.
| Quando e come condividere il calendario |
Potrebbe non essere necessario condividere il calendario per far sì tutti i membri dell'azienda possano vedere la disponibilità senza visualizzare il contenuto o l'oggetto delle riunioni e gli appuntamenti. Tuttavia, è possibile condividere il calendario in maniera semplice con il proprio team per consentire la visualizzazione di appuntamenti e riunioni.
È possibile che si desideri che qualcun altro gestisca il calendario per conto dell'utente, ad esempio, un assistente in grado di accettare o rifiutare le riunioni. In questo caso, è possibile delegare il calendario. Se si delega il calendario, scegliere un solo utente: non rendere chiunque un delegato del calendario. La presenza di più delegati può generare errori nel calendario.
 | Nota La condivisione del calendario dipende dalla versione di Microsoft Exchange Server in esecuzione nel sistema e sulla modalità di configurazione del server da parte dell'amministratore. |
