Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011: configurare Outlook in base alle proprie necessità

Aprire il riquadro di spostamento a sinistra.

Attivare la visualizzazione Conversazioni per i messaggi.

Aprire il riquadro di lettura a destra.

Disporre di una cartella Posta in arrivo per i messaggi da elaborare (gestire). La cartella Posta in arrivo è dedicata ai messaggi inviati direttamente o che possono essere importanti. Se si ricevono più messaggi che vengono scambiati tra alcuni utenti, passare alla visualizzazione Conversazioni. In alternativa, utilizzare la disposizione (la disposizione predefinita).

Disporre di una sola cartella dei riferimenti, nella struttura di Posta in arrivo, per tutto il materiale di riferimento a cui fare riferimento in un secondo momento. Nella cartella non vi sono riempimenti automatici (ad esempio, con una regola). Rinominare la cartella 1-Riferimenti (l'aggiunta di 1- comporterà la collocazione dell'elemento come primo della struttura all'interno della cartella Posta in arrivo). La cartella viene creata nella struttura di Posta in arrivo in modo da potere ridurre Posta in arrivo e rimuoverla dalla visualizzazione.

Nota  Se la cartella diventa troppo grande (con più di 10.000 elementi), Outlook per Mac 2011 subirà un rallentamento durante il passaggio a questa cartella.

Disporre di una cartella per i messaggi di lavoro, privati e personali. L'utilizzo di una cartella separata per le informazioni relative al lavoro e a quelle personali consente di ricercare liberamente un messaggio anche in presenza di occhi indiscreti senza preoccuparsi di mostrare messaggi contenenti informazioni private. Rinominare la cartella 2-Personale.

I responsabili possono utilizzare una sola cartella per i feedback sui propri dipendenti denominata 3-Gestione.

Disporre di un insieme di cartelle per i messaggi a un gruppo di contatti. Non è necessario leggere tutti i messaggi inviati ai gruppi di contatti (denominati anche server di elenco o liste di distribuzione). L'insieme di cartelle è il repository per tutti i messaggi del gruppo di contatti che non vengono recapitati automaticamente alla posta in arrivo. Creare un'unica cartella principale in Posta in arrivo denominata Gruppi di contatti, quindi creare una cartella secondaria per ciascun argomento dei gruppi di contatti. Generalmente, è sufficiente una cartella per gruppo di contatti, tuttavia se si è in alcuni gruppi di contatto correlati, si consiglia di inoltrare tutti i messaggi alla stessa cartella. Comprimere la cartella principale del gruppo di contatti per non essere distratti dai messaggi non letti nelle cartelle della struttura.

Nota  Per leggere tutti i messaggi di un gruppo di contatti, non creare una cartella. I messaggi verranno ricevuti direttamente nella cartella Posta in arrivo.

A: me  I messaggi inviati direttamente con il proprio contatto nella riga Cc vengono inviati alla posta in arrivo e non vengono elaborati mediante altre regole, anche nel caso in cui vengano inviati a un gruppo di contatti.

Gruppi di contatti  I messaggi posta elettronica inviati a un gruppo di contatti vengono inviati a una cartella del gruppo di contatti a meno che le relative parole chiave suggeriscano che è importante per l'utente, nel cui caso vengono inviati alla posta in arrivo. È necessario che più gruppi di contatti simili utilizzino la stessa regola e che vengano archiviati nella stessa cartella. Se si è membri di un gruppo di contatti per cui è necessario leggere tutti i messaggi, non creare una regola per il gruppo. Tutti i messaggi che è necessario leggere arriveranno direttamente nella posta in arrivo.

Gli avvisi per il desktop per la posta

L'icona animata di Outlook per Mac nel Dock

Il suono associato alle impostazioni precedenti

Progetto (può includere utenti)

Argomento

Percorso o attività

Nella scheda Home, fare clic su Categorizza, quindi fai clic su Aggiungi nuova.

Tutti i diretti subalterni e il responsabile per gli elementi da esaminare nella riunione successiva (ad esempio, una categoria denominata 1:1 Responsabile).

Tutti i percorsi principali o tipi di attività svolte, al fine di eseguire azioni in blocco (una parte consistente della gestione delle attività), ad esempio:

@In viaggio  per le attività che possono essere svolte nel tragitto verso casa.

@E-mail  per le attività che includono messaggi di posta elettronica, riunioni o altri aspetti di Outlook per Mac 2011.

@Casa  per le attività che possono essere svolte esclusivamente a casa.

@Riunione  per gli elementi necessari alla preparazione di una riunione.

@Offline  per le attività che implicano un allontanamento dal computer, ad esempio fotocopiare un documento.

@Online  per le attività che possono essere svolte esclusivamente online o mediante un browser Web.

@Telefono  per le chiamate da effettuare o ricevere.

@Lettura  per le attività che implicano la sola lettura e non la risposta. Questa categoria è utile per i messaggi lunghi o per gli allegati di grandi dimensioni che devono essere letti ma che non è possibile ottenere immediatamente.

@In attesa  per messaggi o attività per cui si sta attendendo una risposta ma non vi sono azioni successive esplicite da parte dell'utente.

Nota  L'utilizzo del simbolo @ consente alle categorie di risaltare nell'elenco delle categorie. Contrassegnare alcune categorie con il simbolo @ consente di mantenere tali categorie all'inizio dell'elenco delle categorie e ricorda all'utente dove dovrebbe trovarsi quando viene svolta l'attività (ad esempio, con @Telefono si intende "al telefono").

Eventuali argomenti e progetti importanti in modo da poter facilmente trovare i messaggi riguardanti un determinato argomento, in particolar modo se non vi sono parole nel testo o nell'oggetto del messaggio che potrebbero essere visualizzate nella ricerca.

Elementi importanti da concludere in giornata e che non possono essere rimandati al giorno successivo.

Nota  È possibile applicare più categorie a un singolo elemento a differenza dell'archiviazione, in cui gli elementi possono trovarsi in una sola cartella per volta. Ad esempio, un messaggio importante da discutere con il proprio responsabile prima della risposta può essere incluso sia nella categoria @E-mail sia nella categoria 1:1 Responsabile.