Si vous souhaitez modifier un fichier situé dans une
Bibliothèque SharePointUne bibliothèque est une type particulier de liste SharePoint
qui stocke des fichiers ainsi que des informations sur les fichiers. Vous pouvez contrôler le mode d'affichage, de suivi, de gestion et de création des fichiers dans les bibliothèques.
et ne souhaitez pas que d'autres personnes puissent y accéder, vous pouvez extraire le fichier. Ainsi, vous serez certain que personne ne peut y apporter des modifications pendant que vous travaillez dessus.
Lorsque vous validez des modifications et réenregistrez le fichier dans la SharePoint,
les autres utilisateurs peuvent voir vos modifications. Ils peuvent également extraire le fichier, s'ils possèdent les autorisations nécessaires. Si vous ne souhaitez pas modifier le fichier, vous pouvez annuler l'extraction : ainsi, votre intervention n'affecte pas l'historique des modifications.
Important
Vous pouvez l'enregistrer sur un serveur équipé de Microsoft Office SharePoint Server 2007
et de Microsoft SharePoint Server 2010.
Pour travailler avec SharePoint
dans Office pour Mac, vous devez disposer de Microsoft Office pour Mac Famille et Petite Entreprise 2011, Microsoft Office pour Mac Etudiant 2011 ou Microsoft Office pour Mac Standard 2011.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
 | Enregistrement des modifications apportées à un fichier |
Selon les besoins de votre entreprise, il est possible que la bibliothèque assure le suivi des versions principales uniquement ou celui des versions principales et des versions secondaires. Si votre groupe effectue peu de révisions, votre entreprise limitera peut-être le suivi aux versions principales. Si les utilisateurs sont nombreux à travailler sur les fichiers et créent habituellement plusieurs versions, l'entreprise optera peut-être pour le suivi de toutes les versions. Par exemple, on considère souvent comme version principale une version à diffuser auprès du groupe entier et comme version secondaire, un document de travail d'un utilisateur.
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Archiver.
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Si un message vous invite à choisir le type de version que vous archivez, c'est que la bibliothèque assure le suivi des versions principales et des versions secondaires. Effectuez l'une des opérations suivantes :
Pour mettre à jour le fichier sur le serveur et … | Procédez comme suit |
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… autoriser les utilisateurs à afficher et à approuver les modifications | Cliquez sur Version principale (visible par tous). |
… créer un exemplaire de travail du fichier | Cliquez sur Version secondaire (visible par les utilisateurs disposant d'une autorisation de lecture). |
… remplacer la version secondaire actuelle | Cliquez sur Remplacer l'existant (remplacer le fichier sur le serveur). |
 | Remarque Les options de version attribuent également un numéro à la version que vous enregistrez. Par exemple, la version 2.3 est la troisième version secondaire d'un fichier dont deux versions principales ont été publiées ; la version 3.0 est la version principale suivante de ce fichier. |
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Pour enregistrer les modifications tout en maintenant le fichier au statut Extrait, cochez la case Maintenir le fichier au statut Extrait après avoir archivé cette version.
| Remarque Cette option n'est disponible que si le document est au format
Format Open XMLLes formats Open XML utilisés dans Word, Excel et PowerPoint, sont les formats de fichier par défaut pour Office 2008 pour Mac et Office 2011 pour Mac. Les formats Open XML sont également les formats de fichier par défaut pour Microsoft Office System 2007 basé sur Windows et Microsoft Office 2010. Les formats basés sur XML créent des fichiers de plus petite taille et facilitent la récupération de fichiers endommagés et le partage de fichiers.. |
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SousCommentaires sur la version, saisissez la description des modifications effectuées ; ensuite, cliquez sur Archiver.
| Annulation d'une extraction |
Si vous extrayez un fichier d'une bibliothèque, le modifiez, puis décidez de ne pas conserver vos modifications, vous pouvez annuler l'extraction. Les modifications apportées au fichier après son extraction sont annulées et le fichier est remis à la disposition des autres utilisateurs qui souhaitent le modifier.
