Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : la rédaction d'un message réussi

Lisez votre message avant de l'envoyer.

Utilisez un objet descriptif et concret. Par exemple : Équipe commerciale : veuillez envoyer les dates de séance de réflexion, où Équipe commerciale correspond au nom du groupe et veuillez envoyer à l'action. D'autres préfixes utiles comprennent Pour votre information et Action requise.

Si une action est requise, faites en part dans la zone Objet.

Modifiez l'objet du message si le sujet de la conversation change.

Tous les messages doivent être courts et directs.

Organisez le contenu de votre message de l'élément le plus important à l'élément le moins important.

Pensez à mettre les information importantes en caractères gras.

Placez les listes d'actions ou les questions sur des lignes distinctes de façon à ce qu'elles sautent aux yeux.

Mettez les noms des personnes à qui vous posez des questions en gras. Par exemple : « Olivier : quel est l'état du projet ?

Limitez le nombre de personnes à qui vous envoyez un message aux personnes intéressées.

Placez sur la ligne Cc les personnes qui doivent être informées.

Placez sur la ligne À les personnes qui doivent répondre ou entreprendre une action.

Si nécessaire, utilisez une signature, mais elle doit être simple, courte, professionnelle et si possible, sans graphismes.

Si vous voulez une réponse immédiate, n'envoyez pas de message électronique. Téléphonez ou envoyez un message instantané.

Si vous vous trouvez dans une conversation électronique comportant plus de 10 messages sans résolution, pensez à organiser une réunion pour discuter du problème. Le message électronique n'est pas toujours un moyen efficace de résoudre des problèmes complexes. Une fois le message sélectionné, sous l'onglet Accueil, cliquez sur Réunion.

Accusez réception des messages qui nécessitent une réponse plus approfondie. Si vous êtes trop occupé pour rédiger une réponse tout de suite, faites savoir à l'expéditeur que vous étudiez le problème et fixez-vous une échéance pour y répondre. Placez un indicateur pour ne pas oublier d'y revenir.

Utilisez modérément la Haute priorité.

Si vous posez une question et que plusieurs personnes peuvent y répondre, pensez à ne choisir qu'une personne, plutôt qu'envoyer votre question à un groupe.

N'ajoutez pas votre responsable à chaque message que vous envoyez.

N'envoyez pas de message lorsque vous êtes fâché. Mieux vaut l'écrire, l'enregistrer dans votre dossier Brouillons et y revenir plus tard.

N'attendez pas de réponse rapide si vous envoyez de longs messages (plus de deux paragraphes).

N'envoyez pas de message de suivi moins d'un jour après le premier message. Si vous ne recevez aucun écho en temps opportun, essayez le téléphone ou les messages instantanés.

Ne placez pas d'indicateur sur chaque message que vous envoyez. Vos destinataires finiront par les ignorer.

Évitez de tout écrire en majuscules.

N'envoyez pas de pièces jointes, envoyez plutôt des liens. Cette règle s'applique surtout aux demandes de réunions, pour lesquelles les pièces jointes représentent une part significative des quotas des serveurs.

Ne développez pas les groupes de contacts (listes de distribution). Le développement des listes de distribution rend les messages plus difficiles à lire et entraîne leur classement dans les mauvais dossiers pour les personnes qui utilisent des règles.

Ne soyez pas sarcastique. Votre humour pourrait être mal compris.

N'écrivez rien qu'une personne de votre entreprise ne devrait pas lire. Vous ne savez jamais où votre message finira.

N'utilisez pas de polices en cursives ou « étranges », difficiles à lire.

N'utilisez pas de polices rouges, car elles sont difficiles à lire et peuvent être interprétées comme critiques.

N'utilisez pas Répondre à tous pour un groupe de contacts en phase de suppression.

Marquez-le pour vous-même lors de l'envoi.

Marquez-le avec la catégorie @En attente.

En procédant de la sorte, vous savez que votre prochaine action sera d'envoyer un autre message ou d'attendre une réponse.

Conseil  Il est souvent plus efficace de se souvenir d'envoyer un autre message que de marquer le message pour son destinataire. De la même façon, lorsque vous promettez de faire quelque chose dans un message, marquez-le pour vous-même, vous ajoutez ainsi une tâche à votre liste de tâches et vous ne l'oublierez pas.

Répondez en affectant le groupe de contacts approprié ou la personne adéquate dans la ligne À.

Faites en sorte que les réponses soient envoyées au groupe de contacts approprié ou à la personne adéquate.

Ne placez pas le groupe de contacts original dans la ligne Cci, car votre message ne sera pas filtré par les règles des autres personnes. Laissez plutôt le groupe de contacts dans la ligne À ou Cc.