 | Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : 4 options pour dompter votre boîte de réception |
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Cet article fait partie d'une série Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour en savoir plus sur les parties spécifiques de cette série, consultez les liens Voir aussi au bas de la page.
 | Les 4 options |
Une fois votre système réglé, vous êtes prêt à commencer à gérer les messages entrants. En faisant de votre boîte de réception le lieu central de réception de messages importants, vous êtes certain que chaque élément renferme bien quelque chose à traiter.
Pour chaque message de votre boîte de réception :
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S'il n'est pas important, supprimez-le immédiatement.
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Si vous pouvez le traiter en deux minutes ou moins, traitez-le (répondre, classer, appeler, etc.).
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S'il ne vous est pas destiné ou si vous le pouvez, déléguez (transférez)-le.
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Si vous devez le traiter mais avez besoin de plus de deux minutes (lecture comprise), reportez (retardez)-le.
Si vous en avez besoin en tant que référence (même si vous avez décidé de le reporter), déplacez-le dans votre dossier de référence. Le but est de réduire le nombre de fois que vous touchez chaque message.
| Supprimez-le |
Supprimez les messages que vous ne devez pas lire. Supprimez également tout courrier indésirable.
| Traitez-le : un exercice en deux minutes |
Vous serez étonné de voir tout ce qui peut être fait en deux minutes. Par exemple, il est possible de répondre à de nombreux messages en 2 minutes ou moins. Toutefois, si plus de deux minutes sont nécessaires pour traiter un message, reportez-le. Pour vous rendre compte de ce que deux minutes représentent, essayez de vous chronométrer .
Après avoir traité le message, effectuez l'une des opérations suivantes :
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Supprimez-le, s'il s'agit d'un message peu important.
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Classez-le dans un de vos dossiers de référence (par exemple, 1-Référence).
| Transférez-le |
Il se peut que vous receviez un message réellement destiné à quelqu'un d'autre. Dans de tels cas, répondez et incluez la personne à qui vous transférez le message dans la ligne À.
Si vous souhaitez assurer le suivi plus tard, marquez-le pour vous-même avant de l'envoyer. Marquez la tâche avec la catégorie @En attente.
| Reportez-le |
QUAND REPORTER UN MESSAGE
Le report d'un message signifie que vous vous en occuperez plus tard, quand vous aurez le temps. Les raisons de reporter un message sont les suivantes :
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Il ne peut être traité en moins de deux minutes.
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Il est long à lire.
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Il nécessite une réponse soigneusement formulée.
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Il requiert une action supplémentaire dans un autre programme (par exemple, « À ajouter au document <name> »)
COMMENT REPORTER UN MESSAGE : MARQUEZ-LE
Si vous décidez que vous n'avez pas le temps de traiter un message immédiatement, vous pouvez le marquer :
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Si vous devez le traiter aujourd'hui, marquez-le pour Aujourd'hui (cliquez simplement sur l'indicateur).
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Si vous pouvez le reporter pendant plus longtemps, maintenez enfoncées les touches COMMANDE+CONTRÔLE, cliquez sur le message, puis marquez-le pour en assurer le suivi à une date ultérieure.
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Si vous devez vous référer au message plusieurs fois et souhaitez y accéder facilement, définissez l'indicateur Date de début pour la tâche, sur 100 années dans le futur. (Utilisez cet indicateur avec parcimonie, pour qu'il ne devienne pas un fourre-tout surchargé.)
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Si vous allez en avoir besoin sous peu, marquez-le pour Aucune échéance de façon à ce qu'il s'affiche sur le dessus. Utilisez ce groupe avec parcimonie et videz-le régulièrement, puisqu'il est en tête de votre liste de tâches.
En le marquant et en le classant dans votre dossier de référence, vous l'avez traité et pouvez donc le faire disparaître. Mais puisqu'il se trouve dans votre liste de tâches, vous êtes libre de consulter vos messages suivants, tout en sachant que vous vous consacrerez à vos éléments marqués plus tard.
SI VOUS SOUHAITEZ CLASSER VOS ÉLÉMENTS MARQUÉS
Vous pouvez ajouter une catégorie pour vous aider à repérer directement en quoi consiste votre prochaine action. Un rapide coup d'œil à vos tâches classées vous informe de ce qui est faisable immédiatement (@Bureau), des tâches en attente impliquant d'autres personnes (@Attente), et du sujet de la réunion (@Réunion).
QUAND TRAITER LES TÂCHES REPORTÉES ?
Une fois vos messages traités, vous pouvez vous attaquer à votre liste de tâches. C'est alors que vous répondez aux messages que vous avez reportés.
IL SUFFIT DE CLASSER
Parfois, vous recevez un message qui ne nécessite aucune action, mais dont vous pourriez avoir besoin à une date ultérieure. Il peut par exemple s'agir d'un message contenant des instructions. Classez ces messages dans votre dossier de référence (1-Référence). En ajoutant une catégorie, le message sera plus facile à retrouver plus tard lorsque vous en aurez besoin (par exemple, @Projet). Faites cela avant le classement.
Lorsque vous aurez terminé de traiter vos messages, vous disposerez d'une boîte de réception propre et pourrez vous concentrer sur vos tâches et votre calendrier.
