 | Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : gestion du temps et révision journalière |
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Cet article fait partie d'une série Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour en savoir plus sur les parties spécifiques de cette série, consultez les liens Voir aussi au bas de la page.
Il est recommandé de consacrer un peu de temps chaque matin à la gestion de votre liste de tâches et de votre calendrier. Cela inclut les tâches suivantes :
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Passage en revue de vos rendez-vous et réunions pour la journée et la semaine à venir.
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Passage en revue de vos tâches et ajustements.
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Ajout de rendez-vous à votre calendrier pour ménager du temps en vue de réaliser votre travail.
 | Dites non |
À mesure que vous passez en revue votre calendrier et votre liste de tâches, soyez réalistes concernant le travail que vous pouvez accomplir. Parfois, cela implique de dire non. Voici plusieurs moyens de gagner du temps en disant non :
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Refusez les réunions auxquelles vous n'êtes pas tenu d'assister. Oui, c'est possible.
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Supprimez les tâches que vous n'êtes pas obligé d'effectuer ou que vous êtes certain de ne pas réaliser.
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Envoyez des messages pour informer les autres personnes que vous travaillez sur une réponse (et veillez à ajouter un indicateur pour vous-même en l'envoyant). Mieux vaut avertir la personne que vous répondrez d'ici une date réaliste plutôt que la personne pense que vous avez oublié sa demande.
| Gestion du calendrier |
Vous savez que si vous devez assister à plusieurs réunions au cours de la journée, vous aurez moins de temps pour effectuer certaines tâches et rédiger des messages. Reportez donc certaines tâches à une date ultérieure.
Si une tâche risque de prendre longtemps ou s'il s'agit d'une opération obligatoire (par opposition aux tâches que vous pensez ne pas être obligé de réaliser), bloquez du temps sur votre calendrier.
| Procédures de création de tâches |
Lorsque vous parcourez votre calendrier et la liste de vos tâches, d'autres tâches vous viendront inévitablement à l'esprit. Voici plusieurs méthodes de création de tâches dans Outlook :
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Ajoutez un indicateur de message.
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Dans le ruban, cliquez sur Nouveau, puis sur Tâche pour créer une tâche.
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Si vous êtes au volant, et pour autant que ce soit autorisé et sans danger, utilisez la fonction de mémo vocal de votre appareil ou téléphone mobile pour enregistrer vos tâches et les transcrire ultérieurement dans votre liste de tâches.
| Comment gérer vos tâches |
Voici plusieurs méthodes qui vous aideront à traiter vos tâches :
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Ajoutez les tâches au fur et à mesure en cliquant sur Nouveau , puis sur Tâches dans le ruban.
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Effacez les tâches que vous ne devez pas accomplir. Votre liste de tâches doit être un espace inaliénable : ne le polluez pas, sous peine de perdre son utilité. Pour les messages avec indicateurs que vous souhaitez garder, cliquez sur Effacer l'indicateur, ou sinon, simplement sur Supprimer.
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Marquez les tâches achevées comme terminées afin de les supprimer de la liste de tâches.
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Rendez les tâches plus pratiques en modifiant l'objet de la tâche. Par exemple, une tâche ayant pour ligne d'objet Impossible de changer l'appartenance au groupe via le clavier doit être renommée Réponse à Olivier, qui est la prochaine action pour cette tâche. Pour changer l'objet de la tâche, double-cliquez sur la tâche, puis entrez un nouvel objet.
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Appliquez des catégories pour vous aider à identifier à quel stade vous devez vous trouver avant de passer à l'étape suivante et pour mettre en évidence certaines tâches.
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Réorganisez vos tâches en regroupant les tâches similaires, par exemple celles appartenant à la même catégorie. Vous pourrez de cette façon vous occuper des tâches similaires ensemble.
S'il vaut mieux être organisé, ne passez pas trop de temps à identifier les priorités ni à gérer votre liste de tâches. Le processus de gestion de votre liste de tâches ne peut pas vous prendre toute la vie !
| Création de rendez-vous pour gérer votre temps |
Souvenez-vous : il y a toujours plus à faire que de temps pour le faire.
Pour une bonne gestion du temps, vous devez traiter vos messages, gérer vos rendez-vous et tâches et réfléchir à ce que vous avez à faire.
Vous pouvez planifier ce temps pour vous-même à l'aide de réunions et rendez-vous réguliers sur votre calendrier. Votre calendrier doit être traité comme un réel plan de votre temps : en planifiant une tâche, vous vous engagez à l'accomplir à un moment précis.
Prenez du temps pour :
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Traiter vos messages. Garder du temps pour traiter vos messages est particulièrement important si vous en recevez beaucoup. Même si vous avez défini des règles pour que seuls les messages importants apparaissent dans votre boîte de réception, vous avez malgré tout besoin de temps pour traiter ces messages.
Conseil En traitant et lisant vos messages, éliminez l'encombrement visuel en minimisant le volet de navigation et le ruban. -
Passez en revue vos tâches et rendez-vous de façon journalière et hebdomadaire. Consultez votre calendrier et vos tâches et évaluez vos rendez-vous et vos tâches par rapport à vos priorités. Si vous avez un calendrier chargé, c'est le moment de :
1. Supprimer les rendez-vous incompatibles, parce que vous ne pouvez être à deux endroits en même temps.
2. Planifier du temps pour travailler.
3. Réfléchir à la tâche en cours, s'il s'agit d'une utilisation valable de votre temps et si vous fixez les bonnes priorités.
4. Rencontrez souvent votre responsable. Ces réunions fréquentes peuvent vous aider à expliquer votre tâche en cours et à redéfinir les priorités, le cas échéant. Pour définir une réunion récurrente, cliquez sur Périodicité .
