Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011

Outlook pour Mac 2011 est un outil vous permettant de gérer vos messages électroniques, calendrier, contacts et tâches. De ce fait, il est non seulement le centre de vos communications, mais aussi de votre gestion du temps. Pour tirer le meilleur parti d'Outlook pour Mac 2011, nous vous recommandons quelques principes de base :

Même si vous n'utilisez pas toutes les recommandations décrites ici, celles que vous suivrez vous permettront déjà d'améliorer votre expérience d'Outlook pour Mac 2011.

La première étape de ces meilleures pratiques consiste à configurer un système vous permettant d'optimiser votre utilisation d'Outlook pour Mac 2011. Il est recommandé de disposer les éléments comme suit :

Pour plus de détails sur la configuration de la disposition recommandée, reportez-vous à la section FAQ à la fin de cet article.

Il est recommandé de disposer des éléments suivants :

Dossiers virtuels 

Les dossiers virtuels, aussi appelés dossiers de recherche, servent à récolter des informations issues de différents dossiers de messagerie. Ils sont particulièrement utiles si vous devez réunir des informations enregistrées dans plusieurs dossiers, par exemple, pour préparer une réunion trimestrielle.

Si vous recevez un volume de messages important (plus de 200 messages par jour), les dossiers de recherche peuvent être un moyen efficace de filtrer le courrier de différents expéditeurs.

Pour plus de détails sur la configuration de dossiers virtuels, reportez-vous à la section FAQ à la fin de cet article.

L'objectif de l'organisation de votre messagerie Outlook consiste à réduire la quantité de « parasites » dans votre boîte de réception et à faire remonter les éléments les plus importants. Des règles contribuent à ce processus en déplaçant les messages dans des dossiers en fonction de critères que vous définissez. Les règles filtrent les messages parvenant dans votre boîte de réception en faveur des éléments devant absolument être lus.

Il est recommandé de disposer des règles suivantes (vous trouverez les détails sur la configuration de ces règles dans la section FAQ à la fin de cet article) :

Si vous recevez beaucoup de messages ou si vous êtes facilement distrait par la notification audio à la réception d'un message, nous vous recommandons de désactiver les options suivantes :

Pour modifier ces paramètres, dans le menu Outlook, cliquez sur Préférences, puis sur Notifications et sons. Sous Réception des messages, désactivez toutes les cases à cocher.

Les catégories présentes dans Outlook pour Mac 2011 vous permettent de gérer les éléments de différentes façons. Nous vous recommandons de créer les trois types de catégories principales suivantes :

Les catégories ne sont pas obligatoires, mais elles peuvent vous faciliter la vie si vous vous appliquez à les utiliser. Par exemple, vous pouvez ainsi identifier plus aisément ce que vous devez faire à un instant précis et grouper des tâches similaires pour toutes les accomplir en même temps.

Pour créer des catégories, procédez comme suit :

Il est recommandé de disposer d'une catégorie pour les éléments suivants :

Comme vous le constaterez, les catégories permettent d'effectuer des recherches plus efficacement et de vous préparer aux réunions.

Remarque  Soyez prudent lors du classement de messages sortants : vos destinataires pourraient visualiser vos catégories. Si vos destinataires n'utilisent pas Outlook pour Mac 2011 ni Exchange Server 2010, ils pourront voir les catégories définies.

Une fois votre système configuré, vous pouvez commencer à gérer les messages entrants. En faisant de votre boîte de réception l'emplacement central de réception des messages importants, vous êtes certain que chaque élément vous concerne bien.

Pour chaque message de votre boîte de réception :

Si vous en avez besoin en tant que référence (même si vous avez décidé de le reporter), déplacez-le dans votre dossier de référence. Vous devez parvenir à limiter le nombre d'accès à chaque message.

Supprimez-le 

Supprimez les messages que vous ne devez pas lire. Supprimez également tout courrier indésirable.

Traitez-le : un exercice en deux minutes 

Vous serez étonné de voir tout ce qui peut être fait en deux minutes. Par exemple, il est possible de répondre à de nombreux messages en 2 minutes ou moins. Toutefois, si plus de deux minutes sont nécessaires pour traiter un message, reportez-le. Pour vous rendre compte de ce que deux minutes représentent, essayez de vous chronométrer .

Après avoir traité le message, effectuez l'une des opérations suivantes :

Transférez-le 

Il se peut que vous receviez un message destiné à quelqu'un d'autre. Dans de tels cas, répondez et incluez la personne à qui vous transférez le message dans la ligne À.

Si vous souhaitez assurer le suivi plus tard, ajoutez un indicateur pour vous-même avant de l'envoyer. Classez la tâche dans la catégorie @En attente.

Reportez-le 

QUAND REPORTER UN MESSAGE

Le report d'un message signifie que vous vous en occuperez plus tard, quand vous aurez le temps. Les raisons de reporter un message sont les suivantes :

COMMENT DIFFÉRER UN MESSAGE : AJOUTEZ UN INDICATEUR

Si vous décidez que vous n'avez pas le temps de traiter un message immédiatement, vous pouvez lui ajouter un indicateur :

En ajoutant un indicateur et en classant l'élément dans votre dossier de référence, vous l'avez traité, et vous pouvez donc le faire disparaître. Toutefois, puisqu'il se trouve dans votre liste de tâches, vous passer à votre message suivant, en sachant que vous reviendrez à vos éléments avec indicateur ultérieurement.

SI VOUS SOUHAITEZ CLASSER VOS ÉLÉMENTS AVEC INDICATEUR

Vous pouvez ajouter une catégorie pour vous aider à repérer directement en quoi consiste votre prochaine action. Un rapide coup d'œil à vos tâches classées vous informe de ce qui est faisable immédiatement (@Bureau), des tâches en attente impliquant d'autres personnes (@Attente), et du sujet de la réunion (@Réunion).

QUAND TRAITER LES TÂCHES REPORTÉES ?

Une fois vos messages traités, vous pouvez vous attaquer à votre liste de tâches. C'est alors que vous répondez aux messages que vous avez reportés.

CLASSEZ-LE SIMPLEMENT

Vous pouvez parfois recevoir un message qui ne requiert aucune action de votre part, mais dont vous pourrez avoir besoin ultérieurement. Il peut par exemple s'agir d'un message contenant des instructions. Classez ces messages dans votre dossier de référence (1-Référence). L'ajout d'une catégorie permettra de retrouver plus facilement le message plus tard si vous en avez besoin (par exemple, @Projet). Ajoutez la catégorie avant de le classer dans un dossier.

Lorsque vous aurez terminé de traiter vos messages, vous disposerez d'une boîte de réception propre et vous pourrez vous concentrer sur vos tâches et votre calendrier.

Il est recommandé de consacrer un peu de temps chaque matin à la gestion de votre liste de tâches et de votre calendrier. Cela inclut les tâches suivantes :

Dites non  

À mesure que vous passez en revue votre calendrier et votre liste de tâches, soyez réaliste concernant le travail que vous pouvez accomplir. Parfois, cela implique de dire non. Voici plusieurs moyens de gagner du temps en disant non :

Gestion du calendrier 

Vous savez que si vous devez assister à plusieurs réunions au cours de la journée, vous aurez moins de temps pour effectuer certaines tâches et rédiger des messages. Reportez donc certaines tâches à une date ultérieure.

Si une tâche risque de prendre longtemps ou s'il s'agit d'une opération obligatoire (par opposition aux tâches que vous pensez ne pas être obligé de réaliser), bloquez du temps sur votre calendrier.

Procédures de création de tâches 

Lorsque vous parcourez votre calendrier et la liste de vos tâches, d'autres tâches vous viendront inévitablement à l'esprit. Voici plusieurs méthodes de création de tâches dans Outlook :

Procédures de gestion de tâches

Voici plusieurs méthodes qui vous aideront à traiter vos tâches :

S'il vaut mieux être organisé, ne passez pas trop de temps à identifier les priorités ni à gérer votre liste de tâches. Le processus de gestion de votre liste de tâches ne peut pas vous prendre toute la vie !

Utilisez votre calendrier : créez des rendez-vous afin de gérer votre temps 

Souvenez-vous : les journées ne sont pas assez longues pour tout faire.

Pour une bonne gestion du temps, vous devez traiter vos messages, gérer vos rendez-vous et tâches et réfléchir à ce que vous avez à faire.

Vous pouvez planifier ce temps pour vous-même à l'aide de réunions et rendez-vous réguliers sur votre calendrier. Votre calendrier doit être considéré comme votre grille horaire effective. En planifiant une tâche, vous vous engagez à l'accomplir à un moment précis.

Prenez du temps pour :

Consultation hebdomadaire 

Une vue d'ensemble de votre temps et de vos tâches vous permet d'accorder la priorité aux travaux les plus urgents par rapport aux tâches les moins urgentes. Vous pouvez ainsi expliquer clairement ce que vous pouvez raisonnablement accomplir ou non. Le passage en revue de la semaine précédente et de la semaine suivante vous permet également de préparer une réunion hebdomadaire avec votre directeur ou un message électronique de statut.

Où réaliser votre travail 

Après avoir traité vos messages, le meilleur endroit pour travailler dans Outlook (réponse aux messages, etc.) est la vue Tâches. Dans cette vue, vous ne serez pas distrait par les messages arrivant dans votre boîte de réception.

Traitement de vos tâches en bloc 

À mesure que vous parcourez votre liste de tâches et votre calendrier, effectuez les tâches similaires ensemble. Par exemple, si vous n'avez que quelques minutes, passez tous vos appels téléphoniques (si vous n'en avez que quelques-uns). Attaquez-vous aux tâches les plus ardues (pour certaines personnes, il peut s'agir des réponses aux messages) lorsque vous aurez plus d'énergie. Traitez les tâches demandant peu d'énergie, comme la lecture des messages d'état, plus tard dans la journée où à tout autre moment où vous connaissez une baisse de régime. En traitant vos tâches « en bloc », vous avancerez dans tous vos projets en même temps.

L'un des moyens de traiter vos tâches en bloc consiste à changer l'organisation de Date de début en Catégories. Pour ce faire, cliquez sur l'en-tête de colonne Catégories.

Remarque  Si certaines de vos tâches bloquent d'autres personnes dans leur processus de travail, effectuez-les en priorité.

Fin de vos tâches 

Lorsque vous terminez vos tâches, marquez-les comme terminées. Outlook pour Mac 2011 conserve automatiquement la liste de vos tâches terminées. Celle-ci peut se révéler une synthèse très utile de ce que vous avez déjà fait. Si vous ne devez pas conserver d'historique de la tâche ou du message, supprimez-le ou effacez l'indicateur.

Travail hors connexion

Si vous avez beaucoup de tâches à accomplir, pensez à travailler hors connexion pour arrêter le flux de distractions engendrées par les messages entrants.

Lorsque vous passez du mode en ligne au mode hors ligne, tous les comptes de messagerie de votre profil Outlook sont modifiés.

L'interrupteur Mode connexion du ruban Outils montre que vous travaillez hors ligne.

Cliquez sur l'interrupteur Mode connexion pour revenir au mode connexion.

Recherche d'un message d'une personne spécifique 

Si vous voulez retrouver un message d'une personne en particulier, cliquez sur le dossier de référence (par exemple, 1-Référence), cliquez dans la zone Rechercher, puis, sous l'onglet Recherche, cliquez sur De.

Entrez le nom de la personne.

Remarque  Vous pouvez également cliquer dans la zone Rechercher, entrer olivier, puis, dans la liste, cliquez sur de olivier.

Recherche d'un message avec une pièce jointe 

Pour retrouver un message avec une pièce jointe, cliquez dans la zone Rechercher, puis, sous l'onglet Recherche, cliquez sur Pièce jointe.

Tous les termes de recherche s'ajoutent les uns aux autres ; si vous souhaitez retrouver un message d'une personne spécifique avec des pièces jointes, cliquez sur les commandes du ruban (De, Pièce jointe) pour définir vos critères de recherche.

Pour rechercher des messages sur l'ensemble de votre boîte aux lettres 

Parfois, vous ne pouvez pas retrouver de message en recherchant uniquement dans votre dossier de référence. Il peut s'agir d'un message envoyé ou mal classé. Dans ce cas, commencez par rechercher dans un dossier quelconque (Boîte de réception, 1-Référence, etc.), puis cliquez sur Tous les messages.

Si vous pensez qu'il peut s'agir d'une demande de réunion acceptée (qui se trouve donc dans votre calendrier), essayez d'étendre la recherche à Tous les éléments.

Pour arrêter la recherche 

Une fois que vous avez trouvé l'élément recherché et que vous êtes prêt à passer à la tâche suivante, sous l'onglet Recherche, cliquez sur Fermer.

Les règles suivantes vous permettront d'adopter un style professionnel afin de faire passer votre message.

Règles de base pour des messages efficaces : ce qu'il faut faire 

Suivi : placement d'un indicateur lors de l'envoi 

Lorsque vous envoyez un message à une personne de laquelle vous attendez une réponse, procédez comme suit :

Règles de base des messages efficaces : ce qu'il ne faut pas faire 

Conseils destinés aux groupes de contacts (précédemment appelés listes de distribution) 

Si vous répondez à un groupe de contacts nombreux, suivez les recommandations ci-dessus en matière de rédaction des messages.

Si vous avez besoin de davantage d'informations ou d'effectuer des recherches annexes, répondez à tout le groupe de contacts afin de leur faire savoir que vous répondez, puis répondez à chaque individu séparément. Assurez-vous de répondre au groupe de contacts une fois la résolution du problème trouvée. Ainsi, les autres personnes du groupe de contacts peuvent référencer cette résolution.

Comment réorienter des personnes 

Si une personne envoie un message à un groupe de contacts dont vous êtes membre alors qu'une autre personne ou un autre groupe de contacts seraient plus à même d'y répondre, procédez comme suit :

Comment être supprimé d'un groupe de contacts 

Si vous recevez un message d'un groupe de contacts auquel vous ne voulez pas appartenir, envoyez un message à votre administrateur réseau ou au propriétaire du groupe de contacts afin de demander à en être supprimé. Ne répondez pas à l'ensemble du groupe de contacts.

Comment utiliser des commentaires incorporés  

L'ajout de commentaires incorporés à un message que vous recevez constitue une manière pratique de répondre à des questions et de traiter directement des problèmes. Il est conseillé de procéder comme suit :

Si vous voulez uniquement commenter un petit extrait d'un message, copiez cette section du message dans votre réponse, en utilisant une couleur différente et des guillemets, puis tapez votre réponse.

Quand utiliser la fonction Cci 

Si vous ajoutez le nom d'un destinataire à la zone copie carbone invisible Cci d'un message, une copie du message lui est envoyée, mais son nom n'est pas visible pour les autres destinataires du message.

Utilisez la fonctionnalité Cci pour supprimer des personnes d'une conversation lorsque vous le jugez nécessaire ou si le sujet de la conversation a changé.

Par exemple, si vous faites partie d'un groupe de cinq personnes qui reçoit une question et que vous avez la réponse, déplacez les quatre autres personnes dans la ligne Cci et précisez, par exemple, « Antoine, Patrice, Olivier et Ariane en Cci. Voici la réponse… » Les messages suivants s'échangeront uniquement entre vous-même et l'expéditeur d'origine.

N'utilisez pas la fonction Cci pour informer un tiers, tel que votre responsable, d'un message sensible. Le destinataire en Cci pourrait ne pas réaliser qu'il a reçu un message en Cci et pourrait répondre à tous, faisant savoir qu'il a reçu ce message. Votre comportement risquerait alors d'apparaître sournois.

Plutôt que d'utiliser la fonction Cci pour informer un tiers d'un problème, transférez le message après l'avoir envoyé.

Quand convient-il d'organiser une réunion ? 

Organisez une réunion dans les situations suivantes :

Qui inviter 

Invitez uniquement les personnes concernées par l'objet de la réunion. Toute personne supplémentaire complexifie la réunion, la rendant ainsi plus difficile à contrôler. Parallèlement, si une décision doit être prise, veillez à ce que toutes les parties prenantes clés soient présentes, faute de quoi la réunion sera une perte de temps et de ressources.

Comment choisir l'heure de réunion 

Choisissez une heure qui convienne à tous, en consultant les disponibilités des invités dans le calendrier. Utilisez l'option Planification pour afficher les disponibilités de tous les participants.

La grille de disponibilités affiche la disponibilité des participants. Une ligne verte verticale représente le début de la réunion. Une ligne rouge verticale représente la fin de la réunion.

Pour afficher la planification lorsque vous créez une demande de réunion, procédez comme suit :

Réunion à distance ou en personne 

Réunissez-vous en personne dans les cas suivants :

Sinon, organisez une réunion par téléphone.

Conseil  Si vous vous rendez sur le lieu de la réunion, planifiez le temps de trajet sur votre calendrier avant et après la réunion.

Comment traiter les documents associés 

Dans le cadre de la préparation d'une réunion, des documents doivent souvent être partagés avant ou durant la réunion.

Si tous les participants sont connectés à votre réseau d'entreprise, placez les documents sur un site SharePoint ou sur un lecteur réseau partagé.

Ne joignez pas de pièces à vos demandes de réunion.

Préparation d'un ordre du jour : les tâches 

Pendant la réunion : comment collaborer 

L'outil utilisé pour collaborer pendant une réunion dépend du lieu et de l'accès de vos participants.

Si vous collaborez sur un document et que tous les participants se trouvent dans la même pièce, utilisez les fonctions Suivi des modifications et Commentaires de Word.

Si vous êtes le présentateur et que certaines personnes sont à distance, vous pouvez partager votre écran avec d'autres utilisateurs via les Préférences système Mac OS appelées Partage.

Comment mettre fin à une réunion périodique 

Lorsqu'une série de réunions est terminée, plutôt que d'annuler la réunion, ce qui en supprimerait toutes les instances historiques, changez la périodicité actuelle de manière à ce qu'elle se termine à la dernière occurrence de la réunion. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Périodicité et modifiez la date de fin.

Quand et comment partager votre calendrier 

Le partage de votre calendrier n'est peut-être pas nécessaire car tous les membres de votre organisation peuvent voir vos disponibilités, mais pas nécessairement voir le contenu ou l'objet des réunions et rendez-vous. Toutefois, vous pouvez facilement partager votre calendrier avec votre équipe si vous voulez qu'ils puissent voir l'ensemble de vos réunions et rendez-vous.

Vous pouvez souhaiter qu'une autre personne gère votre calendrier pour vous : par exemple, un assistant qui peut accepter ou refuser des réunions en votre nom. Dans ce cas, vous pouvez déléguer votre calendrier. Si vous déléguez votre calendrier, ne choisissez qu'une seule personne : ne donnez pas à tout le monde le statut de délégué de votre calendrier. L'existence de plusieurs délégués peut entraîner des erreurs au niveau de votre calendrier.

Remarque  Le partage ou non de votre calendrier dépend de la version de Microsoft Exchange Server exécutée par votre système et de la façon dont votre administrateur a configuré le serveur.

Quand utiliser les contacts Outlook pour Mac 2011 dans un environnement d'entreprise 

Même si vous travaillez pour une entreprise qui utilise une liste d'adresses globale, il existe des situations dans lesquelles il s'avère utile de conserver un contact dans Outlook pour Mac 2011. Créez des contacts pour :

Quand créer un groupe de contacts dans Outlook pour Mac 2011 

Créez des groupes de contacts dans Outlook pour Mac 2011 lorsque vous voulez faciliter l'envoi de messages à un groupe de personnes extérieur à votre entreprise. Pour tous les groupes internes à votre entreprise, créez un groupe de contacts public (demandez à votre administrateur informatique comment procéder).

Pourquoi afficher le volet de lecture à droite et non au bas de la page (ou le désactiver) ? 

Il est plus facile de lire une colonne plus longue de texte étroit qu'une section de texte plus courte et plus large. En effet, il est plus facile de bouger les yeux de haut en bas que de droite à gauche sur de longues distances, ce qui peut vous inciter à bouger la tête et le cou et entraîner une fatigue. Il est recommandé d'activer le volet de lecture, afin de ne pas devoir ouvrir chaque message pour en lire le contenu.

Que faire des dossiers dont je n'ai plus besoin ? 

La liste de dossiers du volet de navigation doit être réservée aux dossiers que vous utilisez souvent. Si elle est encombrée de dossiers que vous ne reconnaissez même pas, déplacez tout le courrier dans le dossier de référence et supprimez vos dossiers existants.

Quand utiliser la vue Conversation ? 

La vue Conversation est utile dans les situations suivantes :

En affichant vos messages dans la vue Conversation, vous pouvez facilement identifier les conversations qui ont suscité le plus d'échanges. Dans ce cas, vous souhaitez peut-être lire et répondre uniquement au dernier message de la conversation. Vous pouvez également sélectionner l'intégralité de la conversation et effectuer des opérations sur celle-ci. Par exemple, il peut s'agir d'une longue série de messages dont le dernier indique seulement « Merci, cela répond à ma question. », dès lors, vous pouvez supprimer toute la conversation.

Vous pouvez également afficher les messages d'autres dossiers lorsque vous êtes dans la vue Conversation, ce qui est très utile lorsque vous recevez un nouveau message lors d'une longue conversation : vous pouvez visualiser l'ensemble de l'historique, y compris vos réponses.

Dois-je laisser ensemble les messages privés et professionnels ? 

S'il est recommandé de réduire le nombre d'endroits où vous lisez les messages, cela n'implique pas de devoir mélanger les messages professionnels et privés. Il est conseillé de séparer les comptes de messagerie destinés aux communications professionnelles et privées. Toutefois, limitez le nombre d'adresses de messagerie à traiter. Heureusement, Outlook pour Mac 2011 vous permet d'afficher plusieurs comptes en même temps. Vous pouvez afficher vos messages professionnels (Exchange Server), vos comptes Windows Live Hotmail et Google Gmail, tout en conservant le même profil Outlook pour Mac 2011.

Pour faciliter la lecture de messages depuis plusieurs comptes, Outlook pour Mac 2011 comporte une boîte de réception unifiée qui regroupe les dossiers similaires, comme les boîtes de réception, de tous vos comptes. Vous pouvez ainsi lire plus facilement tous vos messages à la fois, sans devoir passer d'un dossier de compte à l'autre. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité afin que chaque compte et tous ses dossiers soient séparés dans la liste de dossiers.

Nous vous recommandons de désactiver la boîte de réception unifiée.

En quoi les états lu et non lu peuvent-ils m'aider ? 

Les états lu et non lu dans Outlook pour Mac 2011 affichent directement les messages qui ont été lus au moins une fois et ceux qui ne l'ont pas encore été. Toutefois, ces états peuvent être traités facilement en cliquant sur vos messages, ce qui n'en fait pas une indication infaillible, mais simplement un outil.

Pour marquer rapidement un message comme lu ou non lu, ouvrez le message, puis, sous l'onglet Message, cliquez sur le bouton Lu ou Non lu. Le bouton change en fonction de l'état actuel du message. Si vous ne voulez afficher que les messages non lus, sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche en regard de l'option Filtres et cliquez sur Non lu.

Pourquoi l'état lu/non lu ne suffit-il pas ? 

Certains utilisateurs tentent d'utiliser les états lu et non lu pour indiquer si un message est nouveau ou un élément de référence. Cependant, l'état non lu n'est pas fiable, car dès qu'un message n'est plus mis en évidence (si vous cliquez sur un autre message), il est automatiquement marqué comme lu, et bien souvent, d'autres appareils (les téléphones, par exemple) marquent les messages comme lus. Inévitablement, des messages seront relus et la charge mentale consistant à décider de ce que vous en ferez sera doublée. L'utilisation de l'état lu/non lu comme « ligne de démarcation » entre les éléments de votre boîte de réception appartenant aux « tâches » et ceux qui n'ont tout simplement pas été traités trouve ses limites lorsque vous recevez beaucoup de messages, dont certains que vous ne lirez jamais, car vous déduisez d'après l'objet que vous ne devez pas les lire. Pour organiser bien plus efficacement votre boîte de réception, parcourez vos messages et décidez quoi faire de chacun d'eux. Ensuite, ils doivent quitter votre boîte de réception et non rester « non lus ».

Pourquoi classer mes messages ? 

Il est recommandé de disposer d'un espace de stockage central pour vos messages, afin de pouvoir y revenir après les avoir traités. Avec un nombre limité de dossiers à consulter (1-Référence et 2-Personnel), vous ne devez pas vous inquiéter d'une erreur de classement d'un message ou de devoir le copier dans plusieurs dossiers s'il s'applique à plusieurs sujets ou projets. Cela ne signifie pas que vous ne devrez pas parcourir tous les messages d'un sujet ou d'un projet particulier. Outlook pour Mac 2011 offre de meilleurs outils pour faciliter votre recherche, comme des catégories et des dossiers virtuels.

Pourquoi n'avoir qu'un seul dossier de référence ? 

Avec un seul dossier, vous ne devez pas réfléchir à quel dossier contient quels messages, et vous savez que tout le contenu de ce dossier a déjà été consulté, en vue d'être conservé.

Avec plusieurs dossiers, à chaque fois que vous classez un message, vous devrez choisir quel dossier utiliser. La procédure se complique si plusieurs dossiers pourraient convenir au message. Comme de nombreux dossiers risquent d'être inutilisés en cas de choix multiple, cela crée un encombrement.

Bien qu'à première vue, le fait d'avoir tous vos messages dans votre boîte de réception ne semble pas faire une grande différence, vous payez un coût supplémentaire à chaque fois que vous regardez un message et vous vous demandez « Dois-je traiter cet élément ou s'agit-il d'une simple référence ? ». Vous serez également plus tranquille si votre boîte de réception ne contient que des éléments nouveaux. Votre boîte de réception est un lieu susceptible d'être manipulé par autrui ; ce que vous placez dans votre dossier de référence est strictement confidentiel.

Pourquoi ai-je besoin de dossiers différents pour les Groups de contacts ? 

Quels groupes de contacts acheminer vers un dossier plutôt que vers ma boîte de réception ? 

Les candidats les plus appropriés à une règle et un dossier de groupes de contacts correspondent aux groupes de contacts qui :

Les messages d'entreprise contenant des informations importantes (par exemple, du PDG) et les messages de votre service informatique concernant les pannes de serveur ne doivent pas arriver dans un dossier. Les messages acheminés vers un groupe de contacts ne contenant parfois que des éléments utiles ou intéressants, quelle qu'en soit la fréquence, doivent disposer d'une règle et d'un dossier.

Comment configurer la règle « À : moi » ? 

Comment configurer la règle « Groupes de contacts » ? 

Pour chaque groupe de contacts dont vous faites partie et dont vous ne devez pas lire tous les messages, créez une règle.

Conseil  Si vous ne voyez aucune raison d'envoyer un message de ce groupe de contacts vers votre boîte de réception, envisagez de demander de ne plus en faire partie du groupe de contacts.

Pourquoi utiliser des règles ? 

Au fil du temps, vous recevrez probablement de plus en plus de messages. Vous ne pouvez pas lire tous les messages reçus, et vous ne devez pas essayer d'y parvenir. Concentrez-vous plutôt sur les messages importants. Les règles vous permettent d'établir des priorités par rapport aux messages importants et de minimiser les distractions.

Que faire des catégories inutilisées ? 

Supprimez toutes les catégories que vous ne comptez plus utiliser. Le même ensemble de catégories s'applique à tous les éléments : par conséquent, si vous utilisez une catégorie pour les contacts, gardez-la.

Comment choisir les couleurs de façon optimale ? 

Lorsque vous créez des catégories de couleurs, réfléchissez bien aux couleurs choisies. Par exemple, ne choisissez pas la même couleur pour @téléphone et @courrier électronique, mais choisissez des couleurs similaires (des nuances de vert, par exemple) pour toutes vos catégories 1:1. Au bout d'un certain temps, vous serez en mesure de regarder votre liste de tâches et de déterminer uniquement d'après sa couleur si la tâche est actuellement réalisable. Par exemple, si @Domicile est en violet et que vous êtes au travail, vous ne pouvez pas exécuter les tâches de couleur violette.

Pourquoi vous planifier des horaires ? 

En vous planifiant des horaires sur votre calendrier, vos informations de disponibilité sont mises à jour et vous êtes alors moins susceptible d'être prévu pour une tâche à ces horaires-là. Si votre calendrier est chargé, il pourrait s'agir du seul moyen pour vous de vous consacrer à votre tâche.

Cela vous permet également de vous engager à travailler : si vous fixez un élément sur votre calendrier, vous vous engagez en principe à accomplir ce travail à ce moment. Si une autre personne fixe un autre délai pour cette tâche, veillez à rétablir votre heure. Ne vous laissez pas avoir !

Comment gérer les 10 000 messages de ma boîte de réception ? 

Si votre boîte de réception contient plus de 20 éléments, traitez les messages de la dernière semaine, puis sélectionnez les messages restants et déplacez-les vers votre dossier 1-Référence. Oui, vous pouvez le faire, et vous serez satisfait du résultat.

Pourquoi est-ce que je reçois autant de messages  ? 

Si vous vous sentez dépassé par vos messages, cela signifie que vous en recevez probablement plus que vous ne pouvez en traiter, et vous devez peut-être configurer des règles plus radicales. Essayez d'analyser la provenance de vos messages en les organisant par expéditeur, puis réduisez tous les en-têtes. Lisez-vous à présent des groupes de contacts que vous ne devez pas lire ? Dans ce cas, créez une règle. Si vous changez d'avis, n'oubliez pas de modifier de nouveau ce paramètre.

Je dispose de 10 minutes : que lire en priorité dans ma boîte de réception ? 

Si vous manquez de temps, par exemple, entre deux réunions, vous pouvez consulter les messages via l'option Je suis le seul destinataire (les messages qui vous sont directement adressés). Souvent, ces messages attendent votre réponse pour passer à l'étape suivante et sont les plus importants.

À quelle fréquence dois-je lire mes messages ? 

Pour bon nombre d'entre nous, la consultation des messages est presque une addiction. Consacrez 20 minutes le matin à parcourir vos messages, puis passez en revue votre liste de tâches quotidiennes. Ensuite, continuez votre journée ! En limitant le temps passé à lire vos messages à une fois le matin et une fois en fin de journée, vous pourriez considérablement améliorer votre productivité. Essayez pendant une semaine et constatez par vous-même.

Comment gérer des tâches complexes ? 

Si vous voulez simplement vous souvenir de quelques tâches associées, répertoriez-les dans le corps de la tâche.

Dois-je laisser ensemble mes tâches privées et professionnelles ? 

Si possible, gardez vos tâches privées et professionnelles au même endroit, afin de réduire le nombre d'endroits où vous devez consulter les tâches à accomplir. Même si vous ne disposez déjà que d'une seule liste, utilisez des catégories pour trier vos tâches privées de vos tâches professionnelles et gérer efficacement votre liste. Vos tâches privées seront stockées sur le serveur Exchange de votre société et peuvent être affichées par votre service informatique ; n'indiquez par conséquent dans votre liste que des tâches privées appropriées.

Pourquoi ne puis-je pas simplement mémoriser les tâches ? 

La mémorisation des tâches n'est pas une solution. Faites confiance à Outlook pour Mac 2011 et libérez votre cerveau surchargé par le suivi de vos tâches. Vous pouvez cesser de gaspiller les ressources consacrées à la mémorisation de vos tâches (« Alors, ne pas oublier d'envoyer un message à Jean au sujet des modèles, ne pas oublier... ») et vous concentrer sur l'activité en cours.

Pourquoi conserver mes tâches dans Outlook pour Mac 2011 ? 

Pourquoi une liste de tâches dans Outlook pour Mac 2011 fonctionne mieux qu'une liste sur papier :

Recherche avancée : comment créer un dossier virtuel pour les messages électroniques ? 

Un dossier virtuel, aussi connu sous le nom de recherche enregistrée ou de dossier de recherche, affiche des résultats de recherche de façon dynamique. Par exemple, vous pouvez créer une recherche pour trouver tous les éléments dans la catégorie Responsable qui sont marqués pour suivi mais qui ne sont pas encore achevés. Cette recherche peut être enregistrée en tant que dossier virtuel afin de réutiliser ces critères de recherche ultérieurement sans devoir recréer manuellement la recherche avancée.

Remarques

Pour modifier les critères utilisés pour un dossier virtuel, maintenez la touche CONTRÔLE enfoncée, cliquez sur le dossier virtuel, puis sur Modifier. Une fois les critères ou la portée de la recherche modifiée, sous l'onglet Recherche, cliquez sur Enregistrer. Pour supprimer un dossier virtuel, maintenez enfoncée la touche CONTRÔLE, cliquez sur le dossier virtuel, puis sur Supprimer. La suppression d'un dossier virtuel ne supprime pas les éléments contenus dans ce dernier.

Bon nombre d'excellents ouvrages et philosophies sur la gestion du temps se retrouvent dans les sources suivantes :

Livres et autres ressources 

Autres ressources en ligne