Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : travaillez à l'aide de la vue Tâches

Une vue d'ensemble de votre temps et de vos tâches vous permet d'accorder la priorité aux tâches les plus importantes par rapport aux tâches les moins urgentes. Vous pouvez ainsi expliquer clairement ce que vous pouvez réellement accomplir ou non. La consultation de vos tâches de la semaine passée et de la semaine suivante vous permet également de préparer une réunion hebdomadaire avec votre responsable ou un message électronique d'état.

Après avoir traité vos messages, le meilleur endroit pour travailler dans Outlook (réponse aux messages, etc.) est la vue Tâches. Dans cette vue, vous ne serez pas distrait par les messages arrivant dans votre boîte de réception.

À mesure que vous parcourez votre liste de tâches et votre calendrier, effectuez les tâches similaires ensemble. Par exemple, si vous n'avez que quelques minutes, passez tous vos appels téléphoniques (si vous n'en avez que quelques-uns). Attaquez-vous aux tâches les plus ardues (pour certaines personnes, il peut s'agir des réponses aux messages) lorsque vous aurez plus d'énergie. Traitez les tâches demandant peu d'énergie, comme la lecture des messages d'état, plus tard dans la journée où à tout autre moment où vous connaissez une baisse de régime. En traitant vos tâches « en bloc », vous avancerez dans tous vos projets en même temps.

L'un des moyens de traiter vos tâches en bloc consiste à changer l'organisation de Date de début en Catégories. Pour ce faire, cliquez sur l'en-tête de colonne Catégories.

Remarque  Si certaines de vos tâches bloquent d'autres personnes dans leur processus de travail, effectuez-les en priorité.

Lorsque vous terminez vos tâches, marquez-les comme terminées. Outlook pour Mac 2011 conserve automatiquement la liste de vos tâches terminées. Celle-ci peut se révéler une synthèse très utile de ce que vous avez déjà fait. Si vous ne devez pas conserver d'historique de la tâche ou du message, supprimez-le ou effacez l'indicateur.

Si vous avez beaucoup de tâches à accomplir, pensez à travailler hors connexion pour arrêter le flux de distractions engendrées par les messages entrants.

Lorsque vous passez du mode en ligne au mode hors ligne, tous les comptes de messagerie de votre profil Outlook sont modifiés.

Le commutateur Mode connexion du ruban Outils indique que vous travaillez hors ligne.

Cliquez sur le commutateur Mode connexion pour revenir au mode connexion.