Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : forum aux questions

Il est plus facile de lire une colonne plus longue de texte étroit qu'une section de texte plus courte et plus large. En effet, il est plus facile de bouger les yeux de haut en bas que de droite à gauche sur de longues distances, ce qui peut vous inciter à bouger la tête et le cou et entraîner une fatigue. Il est recommandé d'activer le volet de lecture, afin de ne pas devoir ouvrir chaque message pour en lire le contenu.

La liste de dossiers du volet de navigation doit être réservée aux dossiers que vous utilisez souvent. Si elle est encombrée de dossiers que vous ne reconnaissez même pas, déplacez tout le courrier dans le dossier de référence et supprimez vos dossiers existants.

La vue Conversation est utile dans les situations suivantes :

En affichant vos messages dans la vue Conversation, vous pouvez facilement identifier les conversations qui ont suscité le plus d'échanges. Dans ce cas, vous souhaitez peut-être lire et répondre uniquement au dernier message de la conversation. Vous pouvez également sélectionner l'intégralité de la conversation et effectuer des opérations sur celle-ci. Par exemple, il peut s'agir d'une longue série de messages dont le dernier indique seulement « Merci, cela répond à ma question. », dès lors, vous pouvez supprimer toute la conversation.

Vous pouvez également afficher les messages d'autres dossiers lorsque vous êtes dans la vue Conversation, ce qui est très utile lorsque vous recevez un nouveau message lors d'une longue conversation : vous pouvez visualiser l'ensemble de l'historique, y compris vos réponses.

S'il est recommandé de réduire le nombre d'endroits où vous lisez les messages, cela n'implique pas de devoir mélanger les messages professionnels et personnels. Il est conseillé de séparer les comptes de messagerie destinés aux communications professionnelles et personnelles. Toutefois, limitez le nombre d'adresses de messagerie à traiter. Heureusement, Outlook pour Mac 2011 vous permet d'afficher plusieurs comptes en même temps. Vous pouvez afficher vos messages professionnels (Exchange Server), vos comptes Windows Live Hotmail et Google Gmail, tout en conservant le même profil Outlook pour Mac 2011.

Pour faciliter la lecture de messages depuis plusieurs comptes, Outlook pour Mac 2011 comporte une boîte de réception unifiée qui regroupe les dossiers similaires, comme les boîtes de réception, de tous vos comptes. Vous pouvez ainsi lire plus facilement tous vos messages à la fois, sans devoir passer d'un dossier de compte à l'autre. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité afin que chaque compte et tous ses dossiers soient séparés dans la liste de dossiers.

Nous vous recommandons de désactiver la boîte de réception unifiée.

Les états lu et non lu dans Outlook pour Mac 2011 affichent directement les messages qui ont été lus au moins une fois et ceux qui ne l'ont pas encore été. Toutefois, ces états peuvent être traités facilement en cliquant sur vos messages, ce qui n'en fait pas une indication infaillible, mais simplement un outil.

Pour marquer rapidement un message comme lu ou non lu, ouvrez le message, puis, sous l'onglet Message, cliquez sur le bouton Lu ou Non lu. Le bouton change en fonction de l'état actuel du message. Si vous ne voulez afficher que les messages non lus, sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche en regard de l'option Filtres et cliquez sur Non lu.

Certains utilisateurs tentent d'utiliser les états lu et non lu pour indiquer si un message est nouveau ou un élément de référence. Cependant, l'état non lu n'est pas fiable, car dès qu'un message n'est plus mis en évidence (si vous cliquez sur un autre message), il est automatiquement marqué comme lu, et bien souvent, d'autres appareils (les téléphones, par exemple) marquent les messages comme lus. Inévitablement, des messages seront relus et la charge mentale consistant à décider de ce que vous en ferez sera doublée. L'utilisation de l'état lu/non lu comme « ligne de démarcation » entre les éléments de votre boîte de réception appartenant aux « tâches » et ceux qui n'ont tout simplement pas été traités trouve ses limites lorsque vous recevez beaucoup de messages, dont certains que vous ne lirez jamais, car vous déduisez d'après l'objet que vous ne devez pas les lire. Pour organiser bien plus efficacement votre boîte de réception, parcourez vos messages et décidez quoi faire de chacun d'eux. Ensuite, ils doivent quitter votre boîte de réception et non rester « non lus ».

Il est recommandé de disposer d'un espace de stockage central pour vos messages, afin de pouvoir y revenir après les avoir traités. Avec un nombre limité de dossiers à consulter (1-Référence et 2-Personnel), vous ne devez pas vous inquiéter d'une erreur de classement d'un message ou de devoir le copier dans plusieurs dossiers s'il s'applique à plusieurs sujets ou projets. Cela ne signifie pas que vous ne devrez pas parcourir tous les messages d'un sujet ou d'un projet particulier. Outlook pour Mac 2011 offre de meilleurs outils pour faciliter votre recherche, comme des catégories et des dossiers virtuels.

Avec un seul dossier, vous ne devez pas réfléchir à quel dossier contient quels messages, et vous savez que tout le contenu de ce dossier a déjà été consulté, en vue d'être conservé.

Avec plusieurs dossiers, à chaque fois que vous classez un message, vous devrez choisir quel dossier utiliser. La procédure se complique si plusieurs dossiers pourraient convenir au message. Comme de nombreux dossiers risquent d'être inutilisés en cas de choix multiple, cela crée un encombrement.

Bien qu'à première vue, le fait d'avoir tous vos messages dans votre boîte de réception ne semble pas faire une grande différence, vous payez un coût supplémentaire à chaque fois que vous regardez un message et vous vous demandez « Dois-je traiter cet élément ou s'agit-il d'une simple référence ? ». Vous serez également plus tranquille si votre boîte de réception ne contient que des éléments nouveaux. Votre boîte de réception est un lieu susceptible d'être manipulé par autrui ; ce que vous placez dans votre dossier de référence est strictement confidentiel.

Les candidats les plus appropriés à une règle et un dossier de groupes de contacts correspondent aux groupes de contacts qui :

Les messages d'entreprise contenant des informations importantes (par exemple, du PDG) et les messages de votre service informatique concernant les pannes de serveur ne doivent pas arriver dans un dossier. Les messages acheminés vers un groupe de contacts ne contenant parfois que des éléments utiles ou intéressants, quelle qu'en soit la fréquence, doivent disposer d'une règle et d'un dossier.

Pour chaque groupe de contacts dont vous faites partie et dont vous ne devez pas lire tous les messages, créez une règle.

Conseil  Si vous ne voyez aucune raison pour laquelle transférer un message électronique envoyé à ce groupe de contacts dans votre boîte de réception, envisagez de demander à être supprimé du groupe de contacts.

Au fil du temps, vous recevrez probablement de plus en plus de messages. Vous ne pouvez pas lire tous les messages reçus, et vous ne devez pas essayer d'y parvenir. Concentrez-vous plutôt sur les messages importants. Les règles vous permettent d'établir des priorités par rapport aux messages importants et de minimiser les distractions.

Supprimez toutes les catégories que vous ne comptez plus utiliser. Le même ensemble de catégories s'applique à tous les éléments : par conséquent, si vous utilisez une catégorie pour les contacts, gardez-la.

Lorsque vous créez des catégories de couleurs, réfléchissez bien aux couleurs choisies. Par exemple, ne choisissez pas la même couleur pour @téléphone et @courrier électronique, mais choisissez des couleurs similaires (des nuances de vert, par exemple) pour toutes vos catégories 1:1. Au bout d'un certain temps, vous serez en mesure de regarder votre liste de tâches et de déterminer uniquement d'après sa couleur si la tâche est actuellement réalisable. Par exemple, si @Domicile est en violet et que vous êtes au travail, vous ne pouvez pas exécuter les tâches de couleur violette.

En vous planifiant des horaires sur votre calendrier, vos informations de disponibilité sont mises à jour et vous êtes alors moins susceptible d'être prévu pour une tâche à ces horaires-là. Si votre calendrier est chargé, il pourrait s'agir du seul moyen pour vous de vous consacrer à votre tâche.

Cela vous permet également de vous engager à exécuter la tâche : si vous définissez un horaire sur votre calendrier, vous vous engagez à accomplir ce travail à ce moment-là. Si une autre personne fixe un autre horaire, veillez à rétablir le vôtre. Ne vous laissez pas faire !

Si votre boîte de réception contient plus de 20 éléments, traitez les messages de la dernière semaine, puis sélectionnez les messages restants et déplacez-les vers votre dossier 1-Référence. Oui, vous pouvez le faire, et vous serez satisfait du résultat.

Si vous vous sentez dépassé par vos messages, cela signifie que vous en recevez probablement plus que vous ne pouvez en traiter, et vous devez peut-être configurer des règles plus radicales. Essayez d'analyser la provenance de vos messages en les organisant par expéditeur, puis réduisez tous les en-têtes. Lisez-vous à présent des groupes de contacts que vous ne devez pas lire ? Dans ce cas, créez une règle. Si vous changez d'avis, n'oubliez pas de remodifier ce paramètre.

Si vous manquez de temps, par exemple, entre deux réunions, vous pouvez consulter les messages via l'option Je suis le seul destinataire (les messages qui vous sont directement adressés). Souvent, ces messages attendent votre réponse pour passer à l'étape suivante et sont les plus importants.

Pour bon nombre d'entre nous, la consultation des messages est presque une addiction. Consacrez 20 minutes le matin à parcourir vos messages, puis passez en revue votre liste de tâches quotidiennes. Ensuite, continuez votre journée ! En limitant le temps passé à lire vos messages à une fois le matin et une fois en fin de journée, vous pourriez considérablement améliorer votre productivité. Essayez pendant une semaine et constatez par vous-même.

Si vous voulez simplement vous souvenir de quelques tâches associées, répertoriez-les dans le corps de la tâche.

Si possible, gardez vos tâches privées et professionnelles au même endroit, afin de réduire le nombre d'endroits où vous devez consulter les tâches à accomplir. Même si vous ne disposez déjà que d'une seule liste, utilisez des catégories pour trier vos tâches privées de vos tâches professionnelles et gérer efficacement votre liste. Vos tâches privées seront stockées sur le serveur Exchange de votre société et peuvent être affichées par votre service informatique ; n'indiquez par conséquent dans votre liste que des tâches privées appropriées.

La mémorisation des tâches n'est pas une solution. Faites confiance à Outlook pour Mac 2011 et libérez votre cerveau surchargé par le suivi de vos tâches. Vous pouvez cesser de gaspiller les ressources consacrées à la mémorisation de vos tâches (« Alors, ne pas oublier d'envoyer un message à Jean au sujet des modèles, ne pas oublier... ») et vous concentrer sur l'activité en cours.

Pourquoi une liste de tâches dans Outlook pour Mac 2011 fonctionne mieux qu'une liste sur papier :

Un dossier virtuel, aussi connu sous le nom de recherche enregistrée ou de dossier de recherche, affiche des résultats de recherche de façon dynamique. Par exemple, vous pouvez créer une recherche pour trouver tous les éléments dans la catégorie Responsable qui sont marqués pour suivi mais qui ne sont pas encore achevés. Cette recherche peut être enregistrée en tant que dossier virtuel afin de réutiliser ces critères de recherche ultérieurement sans devoir recréer manuellement la recherche avancée.

Remarques

Pour modifier les critères utilisés pour un dossier virtuel, maintenez la touche CONTRÔLE enfoncée, cliquez sur le dossier virtuel, puis sur Modifier. Une fois les critères ou la portée de la recherche modifiée, sous l'onglet Recherche, cliquez sur Enregistrer. Pour supprimer un dossier virtuel, maintenez enfoncée la touche CONTRÔLE, cliquez sur le dossier virtuel, puis sur Supprimer. La suppression d'un dossier virtuel ne supprime pas les éléments contenus dans ce dernier.