 | Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : calendriers et réunions |
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Cet article fait partie d'une série Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour en savoir plus sur les parties spécifiques de cette série, consultez les liens Voir aussi en bas de la page.
 | Quand convient-il d'organiser une réunion ? |
Organisez une réunion dans les situations suivantes :
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Un nouveau groupe de personnes travaille ensemble pour la première fois.
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Plus de 10 messages relativement longs ont été échangés entre plusieurs personnes.
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Une discussion, un remue-méninges ou une collaboration est nécessaire.
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Organisez une réunion lorsqu'il s'agit de la manière la plus efficace pour avancer, et énoncez clairement l'objectif de la réunion avant de l'organiser.
| Qui inviter |
Invitez uniquement les personnes concernées par l'objet de la réunion. Toute personne supplémentaire complexifie la réunion, la rendant ainsi plus difficile à contrôler. Parallèlement, si une décision doit être prise, veillez à ce que toutes les parties prenantes clés soient présentes, faute de quoi la réunion sera une perte de temps et de ressources.
| Comment choisir l'heure de réunion |
Choisissez une heure qui convienne à tous, en consultant les disponibilités des invités dans le calendrier. Utilisez l'option Planification pour afficher les disponibilités de tous les participants.
La grille de disponibilités affiche la disponibilité des participants. Une ligne verte verticale représente le début de la réunion. Une ligne rouge verticale représente la fin de la réunion.
Pour afficher la planification lorsque vous créez une demande de réunion, procédez comme suit :
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Sous l'onglet Réunion, cliquez sur Planification.
| Réunion à distance ou en personne |
Réunissez-vous en personne dans les cas suivants :
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Le groupe collabore pour la première fois.
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Des éléments non électroniques doivent être présentés.
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Il s'agit d'une réunion de remue-méninges.
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La réunion demande une collaboration intensive.
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Tout le monde ne possède pas de téléphone ou de logiciel et équipement nécessaires à la réunion électronique.
Sinon, organisez une réunion par téléphone.
 | Conseil Si vous vous rendez sur le lieu de la réunion, planifiez le temps de trajet sur votre calendrier avant et après la réunion. |
| Comment traiter les documents associés |
Dans le cadre de la préparation d'une réunion, des documents doivent souvent être partagés avant ou pendant la réunion.
Si tous les participants sont connectés à votre réseau d'entreprise, placez les documents sur un site SharePoint ou sur un lecteur réseau partagé.
Ne joignez pas de pièces à vos demandes de réunion.
| Préparation d'un ordre du jour : les tâches |
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@Réunion est le point central des éléments de l'ordre du jour.
Créez une tâche unique, marquez-la de la catégorie @Réunion et définissez la date de début et la date de fin de la réunion. À l'approche de la date de la réunion et à mesure que des points de discussion sont soulevés, ajoutez des commentaires, des puces et des idées à la tâche lorsqu'ils vous viennent à l'esprit. Cette tâche deviendra votre ordre du jour pour la réunion.
Après la réunion, marquez la tâche comme achevée et créez des tâches pour votre liste d'actions.
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Si vous souhaitez discuter d'un ensemble de messages ou d'un message en particulier...
Si vous voulez discuter d'un message lors d'une réunion, marquez ce message pour le jour de la réunion et classez-le dans la catégorie @Réunion.
Si vous devez discuter de plus de trois messages, ne les marquez pas tous car ils pollueront votre liste de tâches. À la place, créez une tâche portant le nom de la réunion et copiez-y chaque message. Classez la tâche dans la catégorie @Réunion.
| Pendant la réunion : comment collaborer |
L'outil utilisé pour collaborer pendant une réunion dépend du lieu et de l'accès de vos participants.
Si vous collaborez sur un document et que tous les participants se trouvent dans la même pièce, utilisez les fonctions Suivi des modifications et Commentaires de Word.
Si vous êtes le présentateur et que certaines personnes sont à distance, vous pouvez partager votre écran avec d'autres utilisateurs via les Préférences système Mac OS appelées Partage.
| Comment mettre fin à une réunion périodique |
Lorsqu'une série de réunions est terminée, plutôt que d'annuler la réunion, ce qui en supprimerait toutes les instances historiques, changez la périodicité actuelle de manière à ce qu'elle se termine à la dernière occurrence de la réunion. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Périodicité et modifiez la date de fin.
| Quand et comment partager votre calendrier |
Le partage de votre calendrier n'est peut-être pas nécessaire car tous les membres de votre organisation peuvent voir vos disponibilités, mais pas nécessairement voir le contenu ou l'objet des réunions et rendez-vous. Toutefois, vous pouvez facilement partager votre calendrier avec votre équipe si vous voulez qu'ils puissent voir l'ensemble de vos réunions et rendez-vous.
Vous pouvez souhaiter qu'une autre personne gère votre calendrier pour vous : par exemple, un assistant qui peut accepter ou refuser des réunions en votre nom. Dans ce cas, vous pouvez déléguer votre calendrier. Si vous déléguez votre calendrier, ne choisissez qu'une seule personne : ne donnez pas à tout le monde le statut de délégué de votre calendrier. L'existence de plusieurs délégués peut entraîner des erreurs au niveau de votre calendrier.
 | Remarque Le partage ou non de votre calendrier dépend de la version de Microsoft Exchange Server exécutée par votre système et de la façon dont votre administrateur a configuré le serveur. |
