 | Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : gestion optimale du temps |
Cet article fait partie d'une série Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour en savoir plus sur les parties spécifiques de cette série, consultez les liens Voir aussi en bas de la page.
Outlook pour Mac 2011 est un outil vous permettant de gérer vos messages électroniques, calendrier, contacts et tâches. De ce fait, il est non seulement le centre de vos communications, mais aussi de votre gestion du temps. Pour tirer le meilleur parti d'Outlook pour Mac 2011, nous vous recommandons quelques principes de base :
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Réduisez le nombre d'emplacements depuis lesquels vous lisez des messages. Filtrez tous les messages que vous devez lire en un seul endroit : votre boîte de réception, à l'aide d'une série de règles.
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Laissez passer certains messages. Utilisez des règles pour envoyer les messages à lire dans votre boîte de réception, puis laissez les autres passer dans vos dossiers Groupe de contacts (aussi appelés listes de distribution dans votre groupe d'adresses global d'entreprise. Vous pouvez également créer des groupes de contacts dans Outlook pour Mac, mais ces derniers sont enregistrés sur votre ordinateur local et sont destinés à des contacts extérieurs à l'entreprise. Consultez la section Contacts ci-dessous pour les règles sur l'utilisation de groupes de contacts locaux). Vous ne devez pas (et ne pouvez probablement pas, en cas de volume important) lire tous les messages qui vous sont envoyés. Seuls les plus importants doivent parvenir dans votre boîte de réception. Il peut être utile de conserver les autres, si vous êtes concerné par un problème, par exemple.
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Réduisez le nombre d'endroits où vous classez manuellement les messages. Diminuez la charge mentale de classement en vous appuyant sur la recherche pour localiser des messages.
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Pour traiter vos messages, vous pouvez opter pour l'une des 4 options suivantes : supprimer, traiter (répondre ou classer pour référence), transférer, reporter (à l'aide de catégories et d'indicateurs) pour une révision ultérieure dans votre liste de tâches.
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Réduisez votre liste de tâches en une seule. Utilisez une liste unique et un seul calendrier pour gérer vos tâches.
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Travaillez par séries. Utilisez des catégories pour grouper des tâches similaires.
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Faites preuve de bon sens lorsque vous envoyez des messages. Suivez les règles de bonne pratique sur l'écriture de messages.
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Passez régulièrement en revue votre calendrier et vos tâches.
Même si vous n'utilisez pas toutes les recommandations décrites ici, celles que vous suivrez vous permettront déjà d'améliorer votre expérience d'Outlook pour Mac 2011.
