Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : configuration personnalisée d'Outlook

Le Volet de navigation ouvert à gauche.

Vos messages dans la vue Conversations.

Le Volet de lecture à gauche.

Une boîte de réception pour les messages à traiter. Votre boîte de réception sert aux messages qui vous sont directement envoyés ou que vous devriez lire. Si vous recevez un grand nombre de messages échangés entre plusieurs personnes, passez à la vue Conversations. Sinon, utilisez l'organisation par date (organisation par défaut).

Un seul dossier de référence, sous la boîte de réception, pour l'ensemble du matériel de référence que vous souhaiteriez consulter ultérieurement. Rien n'est complété automatiquement (c.-à-d. par une règle) dans ce dossier. Nommez-le 1-Référence. (Le chiffre 1- permet de le positionner en tête sous la boîte de réception.) Ce dossier est créé sous la boîte de réception afin que vous puissiez réduire cette dernière et le supprimer de l'affichage.

Remarque  Si ce dossier devient trop volumineux (plus de 10 000 éléments), Outlook pour Mac 2011 peut être ralenti lors de l'ouverture de ce dossier.

Un dossier pour les messages professionnels, privés et personnels. Vous pouvez ainsi rechercher librement un message lorsque quelqu'un se tient derrière vous, sans vous inquiéter de voir un message d'ordre privé s'afficher. Nommez ce dossier 2-Personnel.

Les responsables peuvent disposer d'un dossier réservé aux commentaires sur les employés nommé 3-Gestion.

Un ensemble de dossiers pour les messages Groupe de contacts. Tous les messages envoyés aux groupes de contacts (également dénommés serveurs de liste, listes de diffusion ou listes de distribution) ne doivent pas nécessairement être lus. Cet ensemble de dossiers constitue l'espace de stockage de tous les messages Groupe de contacts qui ne sont pas automatiquement dirigés vers votre boîte de réception. Créez un dossier unique en haut de la hiérarchie, sous votre boîte de réception, intitulé Groupes de contacts, puis créez un sous-dossier pour chaque sujet de groupes de contacts. Généralement, un dossier par groupe de contacts suffit, mais si vous disposez de plusieurs groupes de contacts associés, pensez à diriger tous les messages vers le même dossier. Réduisez le dossier Groupes de contacts en haut de la hiérarchie afin de ne pas être distrait par les messages non lus des dossiers qu'il contient.

Remarque  Si vous devez lire tous les messages d'un groupe de contacts, ne créez pas de dossier destiné à cet usage. Ces messages doivent directement arriver dans votre boîte de réception.

À : moi  Les messages qui vous sont envoyés directement ou pour lesquels vous êtes en copie sont expédiés dans la boîte de réception et ne sont pas traités par d'autres règles, même s'ils sont envoyés également à un groupe de contacts.

Groupes de contacts  Tout message électronique envoyé à un groupe de contacts est dirigé vers un dossier Groupe de contacts, à moins que ses mots clés n'indiquent qu'il est important pour vous, auquel cas il est expédié dans votre boîte de réception. Les groupes de contacts semblables doivent utiliser la même règle et être enregistrés sous le même dossier. Si vous faites partie d'un groupe de contacts dont vous devez lire tous les messages, ne créez pas de règle spécifique à cet effet. Tous les messages que vous devez lire sont normalement dirigés vers votre boîte de réception.

Les alertes sur le bureau

L'icône Outlook pour Mac rebondissante dans le Dock

Le son qui accompagne tous les paramètres ci-dessus

Projet (peut inclure des personnes)

Sujet

Emplacement ou activité

Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Classer, puis sur Ajouter.

Chacun de vos rapports directs et votre responsable pour les éléments à revoir lors de votre prochaine rencontre (par exemple, une catégorie intitulée 1:1 Responsable).

Chacun des emplacements ou types d'activités principaux que vous effectuez, pour pouvoir réaliser des opérations en bloc (partie utile de la gestion de vos tâches), par exemple :

@Domicile-travail  pour les tâches que vous pouvez effectuer sur le trajet du retour du travail.

@Courrier électronique  pour les tâches qui impliquent des messages électroniques, des réunions ou tout autre aspect d'Outlook pour Mac 2011.

@Domicile  pour les tâches que vous ne pouvez effectuer que chez vous.

@Réunion  pour les éléments dont vous avez besoin dans le cadre de la préparation d'une réunion.

@Hors ligne  pour les tâches autres qu'informatiques, comme la copie d'un document.

@En ligne  pour les tâches que vous ne pouvez accomplir qu'en ligne ou via un navigateur Web.

@Téléphone  pour les appels à passer ou recevoir.

@Lecture  pour les tâches qui n'impliquent qu'une lecture et pas de réponse. Cette catégorie est utile pour les longs messages ou les pièces jointes que vous devez lire mais que vous ne pouvez pas traiter dans l'immédiat.

@En attente  pour les messages ou tâches pour lesquelles vous attendez une réponse, et qu'aucune action ultérieure n'est explicitement attendue de votre part.

Remarque  L'utilisation du symbole @ permet de distinguer les catégories de votre liste. L'utilisation du @ avant certaines catégories vous permet de les garder en haut de votre liste et vous rappelle où vous devez être lorsque vous effectuez cette tâche (par exemple, @Téléphone signifie « au téléphone »).

Chaque sujet ou projet important, afin de retrouver facilement des messages sur un sujet déterminé, en particulier si aucun terme du corps ou de l'objet du message ne le ferait apparaître au cours d'une recherche.

Les éléments importants qui doivent être effectués aujourd'hui et ne peuvent pas passer à un autre jour.

Remarque  Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à un seul élément, contrairement au classement, où les éléments ne peuvent être placés que dans un seul dossier à la fois. Par exemple, un message important dont vous souhaitez discuter avec votre responsable avant de répondre peut être classé simultanément dans les catégories @Courrier électronique et 1:1 Responsable.