Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: redactar correos electrónicos impactantes

Lea el mensaje antes de enviarlo.

Procure que el asunto sea descriptivo y factible. Por ejemplo: Equipo de ventas, Envíen fechas de reunión de la Junta, donde Equipo de ventas es el nombre del grupo y Envíen es la acción. Otros prefijos útiles son Información y Medida necesaria,.

Si se requiere una acción, indique lo que desea en el cuadro Asunto.

Cambie el asunto del mensaje si cambia el tema de conversación.

Los mensajes deben ser breves y precisos.

Organice el contenido del mensaje desde lo más importante a lo menos.

Considere resaltar con negritas la información importante.

Organice los elementos de acción o las preguntas en líneas separadas, para que resalten y no pasen inadvertidos.

Resalte en negrita los nombres de personas al formular preguntas. Por ejemplo: "Carlos: ¿cuál es el estado del proyecto?

Limite el número de personas a los que envía el mensaje a únicamente los que deben leerlo.

Incluya a las personas que necesitan estar informadas en la línea CC.

Incluya a las personas que deben responder o tomar alguna medida en la línea Para.

Utilice una firma cuando lo crea oportuno, pero procure que sea sencilla, breve, profesional y, si es posible, sin elementos gráficos.

Si desea una respuesta inmediata, no envíe un mensaje. Realice una llamada de teléfono o envíe un mensaje instantáneo.

Si está en una conversación por correo electrónico que tiene más de diez mensajes sin una resolución, piense en preparar una reunión para tratarel problema. El correo electrónico no siempre es un medio eficaz de resolver problemas complejos. Con el mensaje seleccionado, en la pestaña Inicio, haga clic en Reunión.

Dé acuse de recibo a los mensajes que requieran una respuesta más exhaustiva. Si está demasiado ocupado para responder de inmediato con una respuesta completa, haga saber al remitente que está considerando el tema y que le responderá en una determinada hora o fecha. Márquelo para hacerlo más adelante.

Utilice la Prioridad alta con moderación.

Si está formulando una pregunta y hay varias personas que pueden responder, elija únicamente a una persona en lugar de enviar la pregunta al grupo.

No incluya a su administrador en todos los mensajes que envíe.

No envíe un mensaje cuando esté enfadado. Es mejor escribirlo, guardarlo en la carpeta de borradores y volver al mensaje en otro momento.

No espere una respuesta rápida cuando envía mensajes largos (más de dos párrafos).

No envíe un mensaje de seguimiento el mismo día después del primer mensaje. Si no recibe una respuesta de manera oportuna, pruebe a llamar por teléfono o a usar la mensajería instantánea.

No adjunte marcas a todos los mensajes que envíe. Los destinatarios aprenderán a ignorarlos.

No utilice MAYÚSCULAS exclusivamente.

No envíe datos adjuntos; envíe vínculos en su lugar. Esta regla se aplica especialmente a las invitaciones a reuniones, donde los datos adjuntos pueden contribuir de forma significativa a consumir cuota de servidor.

No amplíe los grupos de contactos (listas de distribución). La ampliación de los grupos de contactos (listas de distribución) puede dificultar la lectura de los mensajes y hacer que acaben en carpetas de correo erróneas de personas que utilizan reglas.

No utilice el sarcasmo. Su sentido del humor puede entenderse mal.

No escriba algo que no desea que lo lean en la compañía. Nunca se sabe dónde puede acabar el mensaje.

No utilice cursivas ni fuentes "divertidas", porque resultan difíciles de leer.

No utilice fuentes rojas, porque son difíciles de leer y se pueden interpretar como información vital.

No utilice Responder a todos en un grupo de contactos que está solicitando ser quitado.

Márquelo para usted al enviarlo.

Márquelo con la categoría @En espera.

Cuando tome estas medidas, sabrá que su próxima acción será enviar otro mensaje o esperar una respuesta.

Sugerencia  Recordar que debe enviar otro mensaje es con frecuencia más eficaz que marcar el mensaje para el destinatario. De igual forma, cuando prometa hacer algo en un mensaje, márquelo para tener una tarea en su lista de Tareas que se lo recuerde.

Conteste con el grupo de contactos o persona correctos en la línea Para.

Haga que se envíen las respuestas al grupo de contactos o persona correctos.

No incluya al grupo de contactos original en la línea CCO, porque el mensaje no se filtrará por las reglas de otras personas. Por el contrario, deje el grupo de contactos en la línea Para o CC.