 | Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: domesticar la bandeja de entrada con las cuatro reglas |
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Este artículo forma parte de una serie Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac. Para obtener más información sobre secciones específicas de la serie, consulte los vínculos Consulte también en la parte inferior de la página.
 | Las cuatro reglas |
Cuando configure el sistema, está ya preparado para comenzar a administrar los mensajes entrantes. Al convertir la bandeja de entrada en el lugar central para recibir los mensajes importantes, puede desplazarse por ella con la confianza de que cada elemento es algo que debe abordar.
En cada mensaje de la bandeja de entrada:
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Si no es importante, elimínelo inmediatamente.
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Si puede hacerse en dos minutos o menos, hágalo (contestar, archivar, llamar, etc.).
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Si no es para usted o si puede, deléguelo (reenvíelo).
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Si tiene que hacerlo, pero va a tardar más de dos minutos (incluso la lectura), pospóngalo (aplácelo).
Si lo necesita como referencia (aunque haya decidido posponerlo), muévalo a su carpeta de referencia. El objetivo es reducir el número de veces que toca cada mensaje.
| Elimínelo |
Elimine los mensajes que no necesite leer. Si es correo basura, elimínelo.
| Hágalo: el ejercicio de los dos minutos |
Es sorprendente lo que se puede hacer en dos minutos. Por ejemplo, muchos mensajes se pueden responder en dos minutos o incluso menos. Pero si un mensaje necesita más de dos minutos para abordarse, aplácelo. Para intentar captar lo que significan dos minutos, pruebe a cronometrarse.
Después de haber abordado el mensaje, realice una de las opciones siguientes:
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Elimínelo si es no es importante.
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Archívelo en una de las carpetas de referencia (por ejemplo, 1-Referencia).
| Deléguelo |
A veces puede recibir un mensaje que en realidad es para que lo procese otra persona. En estos casos, responda e incluya a la persona a la que está delegando el mensaje en la línea Para.
Si desea realizar el seguimiento más adelante, márquelo para usted antes de enviarlo. Marque la tarea con la categoría @En espera.
| Pospóngalo |
CUÁNDO POSPONER UN MENSAJE
Posponer un mensaje significa que lo revisará en otro momento, cuando tenga tiempo, y los motivos para posponer un mensaje son los siguientes:
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No se puede abordar en menos de dos minutos.
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Se tardará un poco en leerlo.
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Requiere una respuesta cuidadosamente pensada.
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Requiere una acción adicional en otro programa (por ejemplo, "Hay que agregarlo al documento <name>")
CÓMO POSPONER UN MENSAJE: MÁRQUELO
Cuando decida que no tiene tiempo para abordar inmediatamente un mensaje, puede marcarlo:
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Si necesita resolverlo hoy, márquelo para Hoy (solo haga clic en la marca).
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Si puede aplazarlo para más adelante, mantenga presionado las teclas COMANDO+CONTROL, haga clic en el mensaje y, a continuación, márquelo para realizar el seguimiento en una fecha posterior.
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Si va a tener que consultar el mensaje más de una vez y desea un acceso sencillo, establezca la marca Fecha de inicio en la tarea en 100 años en el futuro. (Utilice raramente esta marca para que no se convierta en un cajón de sastre superpoblado).
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Si es algo que va a necesitar a corto plazo, márquelo con Sin fecha de vencimiento para que aparezca en la parte superior. Utilice este grupo con moderación y límpielo regularmente, porque está en la parte superior de la lista de tareas.
Cuando lo marca y archiva en la carpeta de referencia, significa que lo ha procesado y ahora ya puede alejarlo de la vista. Pero como está en la lista de tareas, puede desplazarse a su siguiente mensaje, sabiendo que volverá más adelante a los elementos marcados.
SI DESEA CLASIFICAR SUS ELEMENTOS MARCADOS
Puede agregar una categoría para ayudarle a ver de un vistazo cuál será su próxima acción. Un rápido vistazo a sus tareas que están clasificadas le permite conocer lo que se puede abordar de inmediato (@Oficina), qué tareas están esperando por otras personas (@En espera) y sobre cuáles se va a reunir (@Reunión).
¿CUÁNDO ABORDAR LAS TAREAS POSPUESTAS?
Después de procesar los mensajes, puede abordar su lista de tareas. Ahora es cuándo responde a esos mensajes que ha aplazado.
ARCHÍVELOS
A veces recibe un mensaje sobre el que no tiene que hacer nada, pero que es posible que necesite en un futuro. Un buen ejemplo es un mensaje con instrucciones. Archive estos mensajes en la carpeta de referencia (1-Referencia). Al agregar una categoría, el mensaje resultará más fácil de encontrar cuando lo vuelva a necesitar (por ejemplo, @Proyecto). Realice este procedimiento antes del archivado.
Después de finalizar el procesamiento de los mensajes, debería tener una bandeja de entrada limpia y puede concentrarse en su calendario y tareas.
