Este artículo forma parte de una serie
Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac. Para obtener más información sobre secciones específicas de la serie, consulte los vínculos Consulte también en la parte inferior de la página.
Se considera práctica recomendada reservar algo de tiempo cada mañana para administrar la lista de tareas y el calendario. Lo que incluye:
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La revisión de las citas y reuniones para el día y la semana siguientes.
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La revisión de las tareas y la realización de ajustes.
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La adición de citas al calendario para dejar tiempo para hacer el trabajo.
 | Decir que no |
Cuando revisa el calendario y la lista de tareas, sea realista sobre lo que puede llevar a cabo. A veces esto significa decir que no. Estas son algunas formas para volver a ganar tiempo al decir que no:
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Rechace las reuniones a las que no necesita asistir. Sí, puede hacerlo.
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Elimine esas tareas que no necesita hacer o que sabe que no hará.
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Envíe mensajes para comunicar a las personas que está trabajando en una respuesta (y asegúrese de que lo marca para enviarlo). Es mejor comunicar que va a responder en una fecha realista que dejar a la persona pensando que ha olvidado la solicitud.
| Administración del calendario |
Lo cierto es que si tiene un día repleto de reuniones tendrá menos tiempo para finalizar las tareas y redactar mensajes. Por tanto, desplace las tareas para otros días.
Si una tarea va a durar mucho o si es algo que debe hacer (al contrario que las tareas que decide que no necesita hacer), prográmela en su calendario.
| Formas de crear tareas |
Cuando revisa el calendario y las tareas, inevitablemente comenzará a pensar que hay más cosas que hacer. A continuación se indican algunas formas de
crear tareas en Outlook:
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Marque el mensaje.
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En la cinta, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Tarea para crear una.
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Si está conduciendo y la legislación vigente lo permite, utilice la función de memorando de voz en el dispositivo móvil o teléfono móvil para grabar las tareas y transcribirlas después en su lista de tareas.
| Formas de administrar tareas |
A continuación se indican algunas formas que le ayudarán a enfrentarse a las tareas:
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Agregue las tareas en el momento que las reciba haciendo clic en Nuevo y después en Tareas en la cinta.
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Borre las tareas que no necesita hacer. La lista de tareas es su espacio sagrado, no lo contamine o perderá su utilidad. En el caso de mensajes marcados que desea conservar, haga clic en Borrar marca; en caso contrario, solo en Eliminar.
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Marque las tareas completadas como finalizadas para que se puedan quitar de la lista de tareas.
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Simplifique las tareas cambiando su asunto. Por ejemplo, el nombre de una tarea con la línea de asunto No se puede cambiar la pertenencia al grupo por el teclado debe cambiarse a Responder a Carlos, que es el asunto de la tarea, haga doble clic en la tarea y, a continuación, escriba un nuevo asunto.
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Aplique categorías para ayudarle a identificar donde debe estar para realizar el paso siguiente y para resaltar algunas tareas.
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Vuelva a organizar las tareas y agrupar tareas similares, como las tareas con la misma categoría. De esta forma, puede trabajar a la vez en tareas similares.
Aunque es una buena idea estar organizado, no pierda mucho tiempo en clasificar y administrar su lista de tareas. El proceso de administrar la lista de tareas no debería adueñarse de su vida.
| Crear citas para administrar el tiempo |
Recuerde: siempre hay más que hacer que tiempo para hacerlo.
Como parte de la correcta administración del tiempo, necesita tiempo para tratar sus mensajes, administrar sus citas y tareas y reflexionar sobre lo que tiene que hacer.
Puede programar este tiempo para usted mismo con citas y reuniones regulares en el calendario. Este debería considerarse como su verdadero plan para su tiempo, si lo ha programado, porque es lo que se ha comprometido a realizar en ese momento.
Reserve tiempo para:
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Abordar los mensajes. Reservar tiempo para abordar los mensajes es especialmente importante si recibe una gran cantidad de mensajes. Aunque haya configurado reglas para que solo aparezcan en la bandeja de entrada los mensajes importantes, todavía necesita tiempo para abordarlos.
 | Sugerencia Al procesar y leer los mensajes, quite la obstrucción visual minimizando el panel de navegación y la cinta. |
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Realice una revisión diaria y semanal de las tareas y citas. Eche un vistazo al calendario y a las tareas, y evalúe sus citas y tareas en relación con sus prioridades. Si tiene un calendario muy ocupado, es el momento de:
1. Aclarar las citas en conflicto, porque no puede estar en dos sitios a la vez.
2. Programar el tiempo para realizar el trabajo.
3. Reflexionar sobre lo que está haciendo, si es un uso valioso del tiempo y si está estableciendo las prioridades correctas.
4. Reunirse regularmente con el administrador. Las reuniones regulares con el administrador pueden ayudarle a explicar en lo que está trabajando y a restablecer prioridades cuando lo necesita. Para configurar una reunión periódica, haga clic en Periodicidad.
