Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac

Este artículo fue escrito por el equipo de producto que creó Outlook para Mac 2011 por la mejor razón posible: nuestros clientes lo pedían. Outlook para Mac 2011 está pensado para que lo utilice una amplia audiencia con diversas necesidades y estilos de trabajo. Aunque no hay ninguna "forma correcta", hay unas cuantas formas de trabajar en el programa que sabemos que son más sencillas que otras. Esperamos que al conocer las prácticas recomendadas, disfrutará de la mejor experiencia posible usando Outlook para Mac 2011.

Nota Este artículo también está disponible como un .pdf que puede descargar en Sitio web de Microsoft

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Esta guía representa nuestro consejo sobre cómo sacar el máximo partido de Outlook para Mac 2011. Sin embargo, no es una guía general. Se abarcan unos cuantos escenarios para ayudarle a promocionar Outlook para Mac 2011 en sus necesidades de administración de la información.

Esta guía está dirigida a personas que:

Trabajan para una gran compañía con un departamento de TI.
Reciben más de 30 mensajes de correo electrónico al día.
Dedican mucho tiempo al día a usar Outlook para Mac 2011 para enviar y recibir mensajes y a configurar o asistir a reuniones.
Están utilizando Outlook para Mac 2011 con una cuenta de Microsoft Exchange Server.

Con independencia de la configuración del servidor o del tamaño de la organización, este documento le resultará muy útil. En este artículo aprenderá:

Principios básicos de la administración correcta del tiempo

Outlook para Mac 2011 es una herramienta que le ayuda a administrar sus mensajes de correo electrónico, el calendario, los contactos y las tareas. Como tal, no solo se encuentra en el centro de las comunicaciones sino también de la administración del tiempo. Para sacar el máximo partido de Outlook para Mac 2011, sugerimos unos cuantos principios básicos:

Reduzca el número de lugares en donde lee mensajes. Filtre todos los mensajes que necesita leer en un lugar, la bandeja de entrada, mediante una serie de reglas.
Deje para más adelante algunos mensajes. Utilice reglas para enviar los mensajes que necesita leer a su bandeja de entrada y después deje que el resto se dirija sin leer a su carpeta Grupo de contactos (también conocido como listas de distribución en el grupo de direcciones global corporativo. Puede crear grupos de contactos en Outlook para Mac también, pero estos grupos de contactos se guardan en el equipo local y debería usarse para los contactos de fuera de la compañía. Consulte a continuación la sección Contactos para obtener información sobre reglas acerca de trabajar con Grupos de contactos). No necesita (y en situaciones de elevado volumen probablemente no podría) leer todos los mensajes que se le envían. Solo los más importantes deberían ir a la bandeja de entrada. Puede resultar útil conservar los correos restantes, en caso de que se vea envuelto en un problema, por ejemplo.
Reduzca el número de lugares donde archiva manualmente los mensajes. Reduzca la carga mental del archivado dependiendo de la búsqueda para localizar los mensajes.
Procese los mensajes usando las cuatro reglas. Al leer los mensajes, decida si: Eliminarlo. Hacerlo (responder o archivar por referencia). Delegarlo (reenviar). Posponerlo (con categorías e indicadores) para una segunda lectura en su lista de tareas.
Reduzca su lista de tareas pendientes a una lista. Utilice una única lista y un único calendario para administrar lo que tiene que hacer.
Trabaje por lotes. Utilice categorías para ayudarle a agrupar tareas similares.
Utilice el sentido común al enviar mensajes. Siga lo que hay que hacer y lo que no al redactar mensajes impactantes.
Revise el calendario y las tareas regularmente.

Aunque no utilice todas las prácticas recomendadas descritas aquí, con seguir algunas de ellas mejorará su experiencia con Outlook para Mac 2011.

Configurar Outlook 2011 para Mac: el diseño

Carpetas

Se considera práctica recomendada tener:

Una bandeja de entrada para los mensajes que necesita procesar (abordar). A la bandeja de entrada llegan los mensajes que se le envían directamente o cuya lectura puede ser importante. Si recibe muchos mensajes que tiene que consultar repetidamente entre varias personas diferentes, cambie a la vista Conversaciones. En caso contrario, utilice la organización por fechas (la organización predeterminada).
Una única carpeta de referencia, debajo de la bandeja de entrada, para todo el material de referencia al que desee volver posteriormente. Nada se archivará automáticamente (por ejemplo, con una regla) en esta carpeta. Llame 1-Referencia a esta carpeta. (Si agrega este 1-, pasará a ser el primer elemento en la bandeja de entrada). Esta carpeta se crea bajo la bandeja de entrada para que pueda contraerla y ocultarla a la vista.

Nota Si esta carpeta es muy grande (10.000 elementos o más), Outlook para Mac 2011 puede ralentizarse al cambiarse a esta carpeta.
Una carpeta para los mensajes profesionales, privados y personales. Contar con una carpeta separada para la información personal y profesional puede dar la libertad de buscar un mensaje mientras tiene a alguien a la espalda sin preocuparse de que pueda aparecer un mensaje confidencial. Llame a esta carpeta 2-Personal.

Los administradores pueden tener una única carpeta para los comentarios sobre sus empleados denominada 3-Administración.
Un conjunto de carpetas para mensajes del grupo de contactos. No es preciso leer todos los mensajes enviados a los grupos de contactos (también conocidos como servidores de listas, listas de correo o listas de distribución). Este conjunto de carpetas constituye el repositorio para todos los mensajes del grupo de contactos que no se entregan automáticamente a la bandeja de entrada. Cree una única carpeta de nivel superior en la bandeja de entrada denominada Grupos de contactos y, a continuación, cree una subcarpeta para cada tema de los grupos. Por lo general, suele ser suficiente una carpeta por grupo de contactos, pero si pertenece a varios grupos de contactos, puede ser útil hacer que todos los mensajes lleguen a la misma carpeta. Contraiga la carpeta Grupo de contactos de nivel superior para que no se distraiga con los mensajes no leídos de las carpetas en su interior.

Nota Si necesita leer todos los mensajes de un grupo de contactos, no cree una carpeta específica. Estos mensajes deberían ir directamente a la bandeja de entrada.

Carpetas inteligentes

Las carpetas inteligentes, también conocidas como carpetas de búsqueda, resultan útiles para recopilar información de distintas carpetas de correo. Las carpetas inteligentes son especialmente útiles cuando se precisa recopilar información que se guarda en distintas carpetas, por ejemplo, al prepararse para una reunión trimestral.

Carpetas inteligentes

Si recibe un gran volumen de mensajes (más de 200 mensajes al día), las carpetas de búsqueda pueden constituir una excelente forma de analizar el correo de distintos remitentes.

Para obtener más información sobre cómo configurar las carpetas inteligentes, consulte la sección Preguntas más frecuentes al final de este documento.

Reglas

Notificaciones

Categorías

Las categorías de Outlook para Mac 2011 le permiten administrar elementos en varias formas distintas. Hay tres tipos principales de categorías que recomendamos crear:

Proyecto (se pueden incluir personas)
Tema
Ubicación o actividad

Las categorías no es un aspecto requerido de este sistema, pero facilitará la vida si está dispuesto a utilizarlas. Por ejemplo, con ellas podrá identificar con más facilidad lo que puede hacer ahora y ayudarle a agrupar tareas similares para que pueda realizarlas todas a la vez.

Para crear categorías, haga lo siguiente:

En la pestaña Inicio, haga clic en Clasificar y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo.

Se considera práctica recomendada tener una categoría para:

Elementos de todos sus subordinados directos y de su administrador que desea revisar la próxima vez que se reúna (por ejemplo, una categoría denominada 1:1 Administrador).

Cada una de las principales ubicaciones o tipos de actividades que realiza, para que pueda realizar acciones por lote (una parte útil para administrar sus tareas), por ejemplo:

@Viaje al trabajo para tareas que puede realizar en el trayecto del domicilio al trabajo.

@Correo electrónico para tareas que implican mensajes de correo electrónico, o cualquier otro aspecto de Outlook para Mac 2011

@Domicilio para tareas que solo puede realizar en casa.

@Reunión para elementos que tiene que preparar para una reunión.

@Sin conexión para tareas que le alejan del equipo, como hacer una fotocopia de un documento.

@En línea para tareas que puede realizar solo conectado o a través de un explorador web.

@Teléfono para llamadas que tiene que hacer o recibir.

@Leer para tareas que implica solo la lectura, no la respuesta. Esta categoría es útil para aquellos mensajes largos o datos adjuntos que tiene que leer pero que no puede hacerlo de inmediato.

@En espera para mensajes o tareas para las que está esperando una respuesta, pero no hay una explícita acción posterior por su parte.

Categorías de Outlook

Nota Con el uso del símbolo @ hace destacar las categorías en la lista de categorías. Marcar con un @ delante de ciertas categorías permite mantener esas categorías en la parte superior de la lista y le recuerda dónde debe estar cuando está realizando esta tarea (por ejemplo @Teléfono significa "al teléfono").

Cada tema o proyecto importante para que pueda encontrar fácilmente mensajes sobre un tema determinado, especialmente si no hay ninguna palabra en el cuerpo o asunto del mensaje que podría aparecer en la búsqueda.

Temas importantes que deben realizarse en el momento y no pueden posponerse para otro día.

Nota Puede aplicar varias categorías a un elemento individual, al contrario que el archivado, donde los elementos pueden alojarse en una carpeta al mismo tiempo. Por ejemplo, un mensaje importante que desea discutir con su administrador antes de responderlo puede estar clasificado tanto en la categoría @Correo electrónico y la categoría 1:1 Administrador.

Como podrá ver, las categorías ayudan a realizar búsquedas con más eficacia, así como a estar preparado para las reuniones.

Nota Tenga muy cuidado cuando clasifica los mensajes salientes, pues es posible que los destinatarios puedan ver sus categorías. Si los destinatarios no están usando Outlook para Mac 2011 o Exchange Server 2010, podrán ver las categorías que haya establecido.

Domesticar la bandeja de entrada con las cuatro reglas

Cuando configure el sistema, está ya preparado para comenzar a administrar los mensajes entrantes. Al convertir la bandeja de entrada en el lugar central para recibir los mensajes importantes, puede desplazarse por ella con la confianza de que cada elemento es algo que debe abordar.

Para cada mensaje de la bandeja de entrada:

Si no es importante, elimínelo inmediatamente.
Si puede hacerse en dos minutos o menos, hágalo (contestar, archivar, llamar, etc.).
Si no es para usted o si puede, deléguelo (reenvíelo).
Si tiene que hacerlo, pero va a tardar más de dos minutos (incluso la lectura), pospóngalo (aplácelo).

Si lo necesita como referencia (aunque haya decidido posponerlo), muévalo a su carpeta de referencia. El objetivo es reducir el número de veces que toca cada mensaje.

Elimínelo

Elimine los mensajes que no necesite leer. Si es correo basura, elimínelo.

Hágalo: el ejercicio de los dos minutos

Es sorprendente lo que se puede hacer en dos minutos. Por ejemplo, muchos mensajes se pueden responder en dos minutos o incluso menos. Pero si un mensaje necesita más de dos minutos para abordarse, aplácelo. Para intentar captar lo que significan dos minutos, pruebe a cronometrarse.

Después de haber abordado el mensaje, realice una de las opciones siguientes:

Elimínelo si es no es importante.
Archívelo en una de las carpetas de referencia (por ejemplo, 1-Referencia).

Deléguelo

A veces puede recibir un mensaje que en realidad es para que lo procese otra persona. En estos casos, responda e incluya a la persona a la que está delegando el mensaje en la línea Para.

Si desea realizar el seguimiento más adelante, márquelo para usted antes de enviarlo. Marque la tarea con la categoría @En espera.

Pospóngalo

CUÁNDO POSPONER UN MENSAJE

Posponer un mensaje significa que lo revisará en otro momento, cuando tenga tiempo, y los motivos para posponer un mensaje son los siguientes:

No se puede abordar en menos de dos minutos.
Se tardará un poco en leerlo.
Requiere una respuesta cuidadosamente pensada.
Requiere una acción adicional en otro programa (por ejemplo, "Hay que agregarlo al documento <nombre>")

CÓMO POSPONER UN MENSAJE: MÁRQUELO

Cuando decida que no tiene tiempo para abordar inmediatamente un mensaje, puede marcarlo:

Si necesita resolverlo hoy, márquelo para Hoy (solo haga clic en la marca).
Si puede aplazarlo para más adelante, mantenga presionado las teclas COMANDO+CONTROL, haga clic en el mensaje y, a continuación, márquelo para realizar el seguimiento en una fecha posterior.
Si va a tener que consultar el mensaje más de una vez y desea un acceso sencillo, establezca la marca Fecha de inicio en la tarea en 100 años en el futuro. (Utilice raramente esta marca para que no se convierta en un cajón de sastre superpoblado).
Si es algo que va a necesitar a corto plazo, márquelo con Sin fecha de vencimiento para que aparezca en la parte superior. Utilice este grupo con moderación y límpielo regularmente, porque está en la parte superior de la lista de tareas.

Cuando lo marca y archiva en la carpeta de referencia, significa que lo ha procesado y ahora ya puede alejarlo de la vista. Pero como está en la lista de tareas, puede desplazarse a su siguiente mensaje, sabiendo que volverá más adelante a los elementos marcados.

SI DESEA CLASIFICAR SUS ELEMENTOS MARCADOS

Puede agregar una categoría para ayudarle a ver de un vistazo cuál será su próxima acción. Un rápido vistazo a sus tareas que están clasificadas le permite conocer lo que se puede abordar de inmediato (@Oficina), qué tareas están esperando por otras personas (@En espera) y sobre cuáles se va a reunir (@Reunión).

¿CUÁNDO ABORDAR LAS TAREAS POSPUESTAS?

Después de procesar los mensajes, puede abordar su lista de tareas. Ahora es cuándo responde a esos mensajes que ha aplazado.

ARCHÍVELOS

A veces recibe un mensaje sobre el que no tiene que hacer nada, pero que es posible que necesite en un futuro. Un buen ejemplo es un mensaje con instrucciones. Archive estos mensajes en la carpeta de referencia (1-Referencia). Al agregar una categoría, el mensaje resultará más fácil de encontrar cuando lo vuelva a necesitar (por ejemplo, @Proyecto). Realice este procedimiento antes del archivado.

Después de finalizar el procesamiento de los mensajes, debería tener una bandeja de entrada limpia y puede concentrarse en su calendario y tareas.

Revisión diaria: Administración del tiempo y de las tareas

Se considera práctica recomendada reservar algo de tiempo cada mañana para administrar la lista de tareas y el calendario. Esto incluye:

La revisión de las citas y reuniones para el día y la semana siguientes.
La revisión de las tareas y la realización de ajustes.
La adición de citas al calendario para dejar tiempo para hacer el trabajo.

Decir que no

Cuando revisa el calendario y la lista de tareas, sea realista sobre lo que puede llevar a cabo. A veces esto significa decir que no. Estas son algunas formas para volver a ganar tiempo al decir que no:

Rechace las reuniones a las que no necesita asistir. Sí, puede hacerlo.
Elimine esas tareas que no necesita hacer o que sabe que no hará.
Envíe mensajes para comunicar a las personas que está trabajando en una respuesta (y asegúrese de que lo marca para enviarlo). Es mejor comunicar que va a responder en una fecha realista que dejar a la persona pensando que ha olvidado la solicitud.

Administración del calendario

Lo cierto es que si tiene un día repleto de reuniones tendrá menos tiempo para finalizar las tareas y redactar mensajes. Por tanto, desplace las tareas para otros días.

Si una tarea va a durar mucho o si es algo que debe hacer (al contrario que las tareas que decide que no necesita hacer), prográmela en su calendario.

Formas de crear tareas

Cuando revisa el calendario y las tareas, inevitablemente comenzará a pensar que hay más cosas que hacer. A continuación se indican algunas formas de crear tareas en Outlook:

Marque el mensaje.
En la cinta, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Tarea para crear una.
Si está conduciendo y la legislación vigente lo permite, utilice la función de memorando de voz en el dispositivo móvil o teléfono móvil para grabar las tareas y transcribirlas después en su lista de tareas.

Formas de administrar tareas

A continuación se indican algunas formas que le ayudarán a enfrentarse a las tareas:

Agregue las tareas en el momento que las reciba haciendo clic en Nuevo y después en Tareas en la cinta.
Borre las tareas que no necesita hacer. La lista de tareas es su espacio sagrado, no lo contamine o perderá su utilidad. En el caso de mensajes marcados que desea conservar, haga clic en Borrar marca; en caso contrario, solo en Eliminar.
Marque las tareas completadas como finalizadas para que se puedan quitar de la lista de tareas.
Simplifique las tareas cambiando su asunto. Por ejemplo, el nombre de una tarea con la línea de asunto No se puede cambiar la pertenencia al grupo por el teclado debe cambiarse a Responder a Carlos, que es el asunto de la tarea, haga doble clic en la tarea y, a continuación, escriba un nuevo asunto.
Aplique categorías para ayudarle a identificar donde debe estar para realizar el paso siguiente y para resaltar algunas tareas.
Vuelva a organizar las tareas y agrupar tareas similares, como las tareas con la misma categoría. De esta forma, puede trabajar a la vez en tareas similares.

Aunque es una buena idea estar organizado, no pierda mucho tiempo en clasificar y administrar su lista de tareas. El proceso de administrar la lista de tareas no debería adueñarse de su vida.

Use el calendario: crear citas para administrar el tiempo

Recuerde: siempre hay más que hacer que tiempo para hacerlo.

Como parte de la correcta administración del tiempo, necesita tiempo para tratar sus mensajes, administrar sus citas y tareas y reflexionar sobre lo que tiene que hacer.

Puede programar este tiempo para usted mismo con citas y reuniones regulares en el calendario. Este debería considerarse como su verdadero plan para su tiempo, si lo ha programado, porque es lo que se ha comprometido a realizar en ese momento.

Reserve tiempo para:

Abordar los mensajes. Reservar tiempo para abordar los mensajes es especialmente importante si recibe una gran cantidad de mensajes. Aunque haya configurado reglas para que solo aparezcan en la bandeja de entrada los mensajes importantes, todavía necesita tiempo para abordarlos.

Sugerencia Al procesar y leer los mensajes, quite la obstrucción visual minimizando el panel de navegación y la cinta.
Realice una revisión diaria y semanal de las tareas y citas. Eche un vistazo al calendario y a las tareas, y evalúe sus citas y tareas en relación con sus prioridades. Si tiene un calendario muy ocupado, es el momento de:

1. Aclarar las citas en conflicto, porque no puede estar en dos sitios a la vez.

2. Programar el tiempo para realizar el trabajo.

3. Reflexionar sobre lo que está haciendo, si es un uso valioso del tiempo y si está estableciendo las prioridades correctas.

4. Reunirse regularmente con el administrador. Las reuniones regulares con el administrador pueden ayudarle a explicar en lo que está trabajando y a restablecer prioridades cuando lo necesita. Para configurar una reunión periódica, haga clic en Periodicidad.

Tareas: hacer el trabajo

Revisión semanal

Echar un vistazo general a su tiempo y a sus tareas le ayudará a priorizar el trabajo importante frente a tareas menos urgentes. Le permitirá tener más claro lo que los demás pueden y no pueden realizar de manera realista según sus expectativas. La revisión de la semana anterior y de la semana siguiente también resulta útil para preparar para una reunión semanal con el director o para preparar un mensaje de correo electrónico de estado.

Dónde realizar el trabajo

Una vez procesados los mensajes, el mejor lugar de hacer el trabajo en Outlook (contestar los mensajes, por ejemplo) es en Tareas. Al cambiarse a Tareas, no se distraerá con los mensajes que llegan a su bandeja de entrada.

Procesar las tareas por lotes

Cuando recorre su lista de tareas y calendario, puede realizar a la vez tareas similares. Por ejemplo, si solo dispone de unos minutos, realice todas sus llamadas telefónicas (si tiene que hacer unas pocas). Reserve las tareas que precisan de más energía (para algunos puede ser responder a los mensajes) para cuando se sienta con más energía. Enfréntese a las tareas menos exigentes, como leer mensajes de estado, para el final del día o cuando se sienta más cansado. Al "procesar por lotes" las tareas, realizará progresos en todos los proyectos al mismo tiempo.

Una forma de procesar tareas por lotes es cambiar la organización de Fecha de inicio a Categorías. Para ello, haga clic en el encabezado de columna Categorías.

Nota Si tiene tareas que impiden que otras personas llevan a cabo su trabajo, termínelas primero.

Finalizar las tareas

Cuando haya finalizado las tareas, márquelas como completadas. Outlook para Mac 2011 conserva automáticamente la lista de tareas completadas, lo que puede resultar un resumen muy útil de lo que ha terminado. Si no necesita conservar un registro de la tarea o del mensaje, elimínelo o quite la marca.

Tarea, Marcar como completada

Trabajar sin conexión

Si tiene mucho trabajo que hacer, piense en la posibilidad de trabajar sin conexión para no distraerse con los mensajes entrantes.

Cuando alterna entre trabajar en línea o sin conexión, todas las cuentas de correo electrónico dentro de su perfil de Outlook se cambian.

En el menú Outlook, haga clic en Trabajar sin conexión.

El botón de alternar Modo en línea en la cinta Herramientas muestra que está trabajando sin conexión.

Pestaña Herramientas, Modo sin conexión

Haga clic en el botón de alternar Modo en línea para volver a estar conectado.

Encontrar los mensajes: buscar con eficacia

Redactar mensajes de correo electrónico impactantes

Las reglas siguientes le ayudarán a presentarle como un profesional y a difundir con éxito tus mensajes.

Reglas básicas de los mensajes impactantes: lo que hay que hacer

Lea el mensaje antes de enviarlo.
Procure que el asunto sea descriptivo y factible. Por ejemplo: Equipo de ventas, Envíen fechas de reunión de la Junta, donde Equipo de ventas es el nombre del grupo y Envíen es la acción. Otros prefijos útiles son Información y Medida necesaria.
Si se requiere una acción, indique lo que desea en el cuadro Asunto.
Cambie el asunto del mensaje si cambia el tema de conversación.
Los mensajes deben ser breves y precisos.
Organice el contenido del mensaje desde lo más importante a lo menos.
Considere resaltar con negritas la información importante.
Organice los elementos de acción o las preguntas en líneas separadas, para que resalten y no pasen inadvertidos.
Resalte en negrita los nombres de personas al formular preguntas. Por ejemplo: "Carlos: ¿cuál es el estado del proyecto?
Limite el número de personas a los que envía el mensaje a únicamente los que deben leerlo.
Incluya a las personas que necesitan estar informadas en la línea CC.
Incluya a las personas que deben responder o tomar alguna medida en la línea Para.
Utilice una firma cuando lo crea oportuno, pero procure que sea sencilla, breve, profesional y, si es posible, sin elementos gráficos.
Si desea una respuesta inmediata, no envíe un mensaje. Realice una llamada de teléfono o envíe un mensaje instantáneo.
Si está en una conversación por correo electrónico que tiene más de diez mensajes sin una resolución, piense en preparar una reunión para tratarel problema. El correo electrónico no siempre es un medio eficaz de resolver problemas complejos. Con el mensaje seleccionado, en la pestaña Inicio, haga clic en Reunión.
Dé acuse de recibo a los mensajes que requieran una respuesta más exhaustiva. Si está demasiado ocupado para responder de inmediato con una respuesta completa, haga saber al remitente que está considerando el tema y que le responderá en una determinada hora o fecha. Márquelo para hacerlo más adelante.
Utilice la Prioridad alta con moderación.
Si está formulando una pregunta y hay varias personas que pueden responder, elija únicamente a una persona en lugar de enviar la pregunta al grupo.

Seguimiento: marcar al enviar

Cuando esté enviando un mensaje a alguien del que necesita una respuesta, haga lo siguiente:

Márquelo para usted al enviarlo.
Márquelo con la categoría @En espera.

Cuando tome estas medidas, sabrá que su próxima acción será enviar otro mensaje o esperar una respuesta.

Sugerencia Recordar que debe enviar otro mensaje es con frecuencia más eficaz que marcar el mensaje para el destinatario. De igual forma, cuando prometa hacer algo en un mensaje, márquelo para tener una tarea en su lista de Tareas que se lo recuerde.

Reglas básicas de los mensajes impactantes: lo que no hay que hacer

No incluya a su administrador en todos los mensajes que envíe.
No envíe un mensaje cuando esté enfadado. Es mejor escribirlo, guardarlo en la carpeta de borradores y volver al mensaje en otro momento.
No espere una respuesta rápida cuando envía mensajes largos (más de dos párrafos).
No envíe un mensaje de seguimiento el mismo día después del primer mensaje. Si no recibe una respuesta de manera oportuna, pruebe a llamar por teléfono o a usar la mensajería instantánea.
No adjunte marcas a todos los mensajes que envíe. Los destinatarios aprenderán a ignorarlos.
No utilice MAYÚSCULAS exclusivamente.
No envíe datos adjuntos; envíe vínculos en su lugar. Esta regla se aplica especialmente a las invitaciones a reuniones, donde los datos adjuntos pueden contribuir de forma significativa a consumir cuota de servidor.
No amplíe los grupos de contactos (listas de distribución). La ampliación de los grupos de contactos (listas de distribución) puede dificultar la lectura de los mensajes y hacer que acaben en carpetas de correo erróneas de personas que utilizan reglas.
No utilice el sarcasmo. Su sentido del humor puede entenderse mal.
No escriba algo que no desea que lo lean en la compañía. Nunca se sabe dónde puede acabar el mensaje.
No utilice cursivas ni fuentes "divertidas", porque resultan difíciles de leer.
No utilice fuentes rojas, porque son difíciles de leer y se pueden interpretar como información vital.
No utilice Responder a todos en un grupo de contactos que está solicitando ser quitado.

Consejo para grupos de contactos (también conocidos como listas de distribución)

Si está respondiendo a un grupo de contactos grande, siga todo lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer al enviar mensajes.

Si necesita más información o está investigando el tema independientemente, responda al grupo de contactos completo para que todos sepan que está respondiendo y después responda al interesado por separado. Asegúrese de responder al grupo de contactos una vez resuelto el problema con la resolución. De esta forma, la resolución la puede consultar otras personas del grupo de contactos.

Cómo redirigir a personas

Si alguien envía un mensaje a un grupo de contactos del que es miembro y el mensaje puede ser respondido mejor por otra persona o por otro grupo de contactos, haga lo siguiente:

Conteste con el grupo de contactos o persona correctos en la línea Para.
Haga que se envíen las respuestas al grupo de contactos o persona correctos.
No incluya al grupo de contactos original en la línea CCO, porque el mensaje no se filtrará por las reglas de otras personas. Por el contrario, deje el grupo de contactos en la línea Para o CC.

Cómo abandonar un grupo de contactos

Si recibe un correo de un grupo de contactos en el que no desea estar, envíe un mensaje a su administrador de red o al propietario del grupo de contactos y solicite que le quiten. No responda a todo el grupo de contactos.

Cómo usar los comentarios entre líneas

La adición de comentarios entre líneas en un mensaje que recibe es una forma conveniente de responder las preguntas y de abordar directamente los problemas. Se considera una práctica recomendada lo siguiente:

En el mensaje, mencione que está comentando entre líneas. Por ejemplo, incluya "Vea comentarios adicionales más abajo".
Diferencie su texto del mensaje original. Entre las sugerencias se incluyen:
- Cambie el color de la fuente.
- Rodee su nombre o iniciales entre corchetes, por ejemplo [Pedro Gómez].
- Cambie la fuente a cursiva o a negrita o a ambas.
No elimine nada que no haya escrito.

Si solo desea comentar una pequeña parte de un mensaje más largo, copie esa sección del mensaje en su respuesta, usando un color distinto y prefijando la cita con comillas y, después, escriba su respuesta.

Cuándo usar CCO

Si agrega el nombre de un destinatario al cuadro con copia oculta CCO en un mensaje, se envía al destinatario una copia del mensaje pero el nombre del destinatario no es visible para los demás destinatarios del mensaje.

Utilice la característica CCO para quitar a personas adicionales de una conversación de correo electrónico cuando considera que ya no necesitan ningún otro correo electrónico o si el tema de la conversación ha cambiado.

Por ejemplo, si es una de cinco personas que reciben una pregunta y desea responderla, pase a las otras cuatro personas a la línea CCO y escriba algo como "Con copia oculta a Luis, Lourdes, Juan y Javier. Esta es la respuesta...". Los mensajes futuros se intercambiarán solo entre usted y el remitente original.

No utilice CCO para que un tercero (como su administrador) conozca un mensaje confidencial. El destinatario CCO puede no darse cuenta de que ha recibido un mensaje con copia oculta y puede responder a todos, exponiendo que ha recibido un mensaje CCO, lo que puede constituir un comportamiento solapado por su parte.

En lugar de usar CCO para informar a un tercero de un problema, reenvíe el mensaje después de enviarlo.

Calendario y reuniones

¿Cuándo es apropiado convocar una reunión?

Convoque una reunión cuando:

Un nuevo grupo de personas está trabajando juntas por primera vez.
Más de diez mensajes relativamente largos se han intercambiado entre varias personas.
Se necesita discusión, búsqueda de ideas nuevas o colaboración.
Convoque una reunión cuando sea la forma más eficaz de avanzar y tenga claro el objetivo de la reunión antes de convocarla.

A quién invitar

Invite únicamente a los que deban implicarse. Cada persona adicional que invite a una reunión agrega complejidad a la reunión, dificultando su control. Por otro lado, si hay que tomar una decisión, asegúrese de que todas las principales partes interesadas estén presentes o la reunión será una pérdida de tiempo y de recursos.

Cómo elegir una hora para la reunión

Para elegir la hora, observe la información de disponibilidad de los invitados en el Calendario. Utilice Programación para ver la disponibilidad de todos los asistentes a la reunión.

La cuadrícula muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

Programador de calendario

Para ver la programación cuando va a redactar una invitación a la reunión, haga lo siguiente:

En la pestaña Reunión, haga clic en Programación.

Cuándo reunirse en persona frente a de manera remota

Reúnase en persona si:

Es la primera vez que el grupo va a trabajar juntos.
No se van a mostrar ni hacer circular elementos no electrónicos.
Es una reunión para buscar ideas nuevas.
Es una reunión de intensa colaboración.
Nadie tiene un teléfono ni el adecuado software y equipo de reunión electrónica.

En caso contrario, reúnase por teléfono.

Sugerencia Si está viajando a la ubicación de la reunión, programe el tiempo del viaje en el calendario antes y después de la reunión.

Cómo tratar documentos relacionados

Al preparar una reunión, con frecuencia hay que compartir documentos antes o durante la reunión.

Si todos los asistentes están conectados a su red corporativa, coloque los documentos en un sitio de SharePoint o en una unidad de red compartida.

No envíe datos adjuntos en sus invitaciones a reuniones.

Preparación de la agenda: obtener ayuda de las tareas

@Reunión es el punto central de los elementos de agenda.

Cree una tarea, márquela con la categoría @Reunión y establezca la fecha de inicio y la fecha de vencimiento en la fecha de la reunión. A medida que se acerca la fecha de la reunión y aparecen puntos de discusión, agregue comentarios, viñetas e ideas a la tarea a medida que aparecen. Esta tarea se convertirá en su agenda para la reunión.

Después de la reunión, marque la tarea como finalizada y cree nuevas tareas para sus elementos de acción.
Si desea tratar varios mensajes o solo uno...

Si tiene un mensaje que desea tratar en una reunión, marque dicho mensaje para el día de la reunión y márquelo con la categoría @Reunión.

Si tiene más de tres mensajes que tratar, no los marque todos porque contaminarían la lista de tareas. Cree en cambio una nueva tarea con el nombre de la reunión y copie cada mensaje en la tarea. Marque la tarea con la categoría @Reunión.

Durante la reunión: cómo colaborar

La herramienta que se utiliza para colaborar durante una reunión depende de la ubicación y acceso de los participantes.

Si está colaborando en un documento y todos se encuentran en la misma sala, utilice las características Control de cambios y Comentarios de Word.

Si es el moderador y algunas personas son remotas, puede compartir la pantalla con otros usuarios del equipo con la opción de Preferencias del sistema de Mac OS denominada Compartir.

Cómo finalizar una reunión periódica

Cuando una serie de reuniones ha finalizado, en lugar de cancelar la reunión, que quitará todas las instancias históricas de la reunión, cambie el patrón de periodicidad para que finalice en la última repetición de la reunión. Para ello, haga clic en el botón Periodicidad y cambie la fecha de finalización.

Cuándo y cómo compartir el calendario

Es posible que no necesite compartir el calendario, porque todos en su organización pueden ver su disponibilidad pero no ver necesariamente el contenido o asunto de las reuniones y citas. Sin embargo, puede compartir fácilmente su calendario con el equipo si quiere que puedan ver todas sus reuniones y citas.

Quizá desee que otra persona administre el calendario en su nombre, por ejemplo, un asistente que pueda aceptar o rechazar reuniones por usted. En este caso, puede delegar el calendario. Si lo delega, elija a una sola persona: no delegue en todos su calendario. Tener más de un delegado puede causar errores en el calendario.

Nota La posibilidad de compartir el calendario depende de la versión de Microsoft Exchange Server que el sistema esté ejecutando y de cómo el administrador haya configurado el servidor.

Contactos

Preguntas más frecuentes

¿Por qué se muestra el panel de lectura a la derecha y no en la parte inferior (o desactivado)?

La lectura de una columna más larga de un texto estrecho es más fácil que leer una sección más corta y más ancha de texto. Esto es porque es más fácil mover los ojos hacia abajo que de izquierda a derecha una larga distancia, lo que puede hacer que desplace la cabeza y el cuello y produzca fatiga. Es mejor tener el panel de lectura activado, para que no tenga que abrir cada mensaje para leer su contenido.

¿Qué se puede hacer con las carpetas que ya no se necesiten?

La lista de carpetas del panel de navegación debería estar reservada para las carpetas que utiliza con más frecuencia. Si está lleno de carpetas que ni siquiera reconoce, desplace todo el correo a la carpeta de referencia y elimine sus carpetas existentes.

¿Cuándo debería usar la vista de conversación?

La vista de conversación es útil cuando:

Comprueba los mensajes con menos frecuencia y, por tanto, tiene más mensajes para ver de una vez.
Tiene varias conversaciones con prolongados debates.
Necesita ver el contexto de quién ha respondido a quién.
Recibe una gran cantidad de mensajes.

Al ver los mensajes en la vista de conversación, puede ver fácilmente qué conversaciones tiene más debate. En estos casos, puede desear leer y responder a solo el último mensaje de la conversación. También puede seleccionar toda una conversación y actuar sobre ella. Por ejemplo, puede haber una larga serie de mensajes cuyo último simplemente indica: "Gracias, eso responde a mi pregunta", por tanto puede eliminar toda la conversación.

También puede ver mensajes de otras carpetas cuando se encuentra en la vista de conversación, lo que resulta muy útil cuando recibe un nuevo mensaje en una conversación larga: puede ver el historial completo, incluso las respuestas.

¿Debería mantener juntos los mensajes personales y profesionales?

La reducción del número de lugares en donde lee mensajes no significa que deba mezclar los mensajes personales y profesionales. Una práctica recomendada es usar cuentas de correo independientes para las comunicaciones profesionales y personales. Sin embargo, debería reducir el número de direcciones de correo electrónico con las que deba tratar. Afortunadamente, con Outlook para Mac 2011 puede ver varias cuentas simultáneamente. Puede ver sus mensajes de trabajo (Exchange Server), Windows Live Hotmail y la cuenta de Google Gmail, todo ello trabajando en el mismo perfil de Outlook para Mac 2011.

Para facilitar la lectura de los mensajes desde cuentas distintas, Outlook para Mac 2011 cuenta con una bandeja de entrada unificada que agrupa carpetas similares, como bandejas de entrada, de todas sus cuentas, lo que facilita la lectura de todos los mensajes a la vez, sin tener que desplazarse entre las carpetas de las cuentas. Si lo desea, puede desactivar esta característica para que cada cuenta y todas sus carpetas estén separadas en la lista de carpetas.

Le recomendamos desactivar la bandeja de entrada unificada.

En el menú Outlook, haga clic en Preferencias, haga clic en General y, a continuación, desactive la casilla Agrupar carpetas similares, como Bandejas de entrada, de distintas cuentas.

¿Cómo me ayudan los estados de leído y no leído?

Los estados de leído y no leído de Outlook para Mac 2011 le muestran rápidamente qué mensajes se han leído al menos una vez y cuáles no. Sin embargo, los estados de leído y no leído de los mensajes se pueden activar fácilmente haciendo clic en torno a los mensajes; por tanto no es un registro perfecto, solo es una herramienta.

Para marcar rápidamente un mensaje como leído o no leído, ábralo y, en la pestaña Mensaje, haga clic en el botón Leído o No leído. El botón cambia en función del estado actual del mensaje. Si desea ver solo los mensajes no leídos, en la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Filtros y haga clic en No leído.

¿Por qué no es suficiente el estado de leído/no leído?

Algunas personas intentan usar los estados de leído y no leído para indicar si un mensaje es nuevo o un elemento de referencia. Pero el estado no leído no es confiable, porque tan pronto como un mensaje pierde el foco (cuando hace clic en otro mensaje), se marca automáticamente como leído y con demasiada frecuencia otros dispositivos (teléfonos, por ejemplo) marcan los mensajes como leídos. Inevitablemente, los mensajes se volverán a leer y tendrá que volver a averiguar lo que necesita hacer. La utilización del estado no leído/leído como la "línea" entre esos elementos de su bandeja de entrada que son "tareas" y las que todavía no se han procesado suele romperse cuando recibe muchos mensajes, algunos de los cuales nunca volverá a leer porque puede saber echando un vistazo al asunto que no necesita leerlos. Un plan para la bandeja de entrada mucho más eficaz es desplazarse por los mensajes y decidir qué hacer con cada uno de ellos. Después debería dejar vacía la bandeja de entrada, no dejarla sin leer.

¿Por qué debería archivar mis mensajes?

Es una práctica recomendada disponer de un repositorio central para los mensajes, por tanto puede consultarlos después de haberlos "procesado". Al contar con un número limitado de carpetas en donde buscar (1-Referencia y 2-Referencia) no tendrá que preocuparse acerca de archivar erróneamente un mensaje ni de necesitar una copia en varias carpetas si se aplica a más de un tema o proyecto. Sin mencionar que no es necesario desplazarse por los mensajes porque son todos de un tema o proyecto concreto.Outlook para Mac 2011 ofrece mejores herramientas, como las categorías y las carpetas inteligentes, para que pueda realizar búsquedas con más eficacia.

¿Por qué debería tener solo una carpeta de referencia?

Al tener una única carpeta, no tendrá que pensar sobre en qué carpeta se almacena un determinado mensaje y sabrá que todo lo que hay en esa carpeta es algo que ya ha consultado antes y que desea conservar.

Tener muchas carpetas implica que cada vez que archiva un mensaje, se ve obligado a decidir qué carpeta utilizar, lo que se vuelve más complicado si hay más de una carpeta apropiada por mensaje. Como muchas carpetas no se van a utilizar cuando hay varias opciones, todo acaba muy desorganizado.

Aunque no parece gran cosa dejar todos los mensaje en la bandeja de entrada, hay un costo oculto que debe pagar cada vez que busca un mensaje y se pregunta: "¿Es algo que tengo que abordar o solo es de referencia?". También se gana tranquilidad si llena la bandeja de entrada solo con los nuevos mensajes. La bandeja de entrada es un lugar que cualquier otra persona puede manipular; lo que almacena en la carpeta de referencia es estrictamente de su incumbencia.

¿Por qué necesito distintas carpetas para los grupos de contactos?

Distintas programaciones de eliminación

Debería contar con distintas carpetas para diferentes grupos de contactos basadas en un tema y en la frecuencia de eliminaciones programadas. Por ejemplo, si está en un grupo de contacto de uso compartido de vehículos, los mensajes de la carpeta Vehículo compartido debería eliminarse a diario. Un grupo de contactos que abarque un tema relacionado con el trabajo debería eliminarse con menos frecuencia, por ejemplo, anualmente.
Agrupación eficaz de conversaciones

Cuando tenga carpetas separadas para grupos de contactos temáticos, puede ver conversaciones completas agrupadas juntas. Si lo necesita, puede realizar búsquedas eficaces dentro de una carpeta.

¿Qué grupos de contactos deberían ir a una carpeta en lugar de a mi bandeja de entrada?

Unos buenos candidatos a una regla y carpeta de grupos de contactos son los grupos que:

Reciben una gran cantidad de mensajes.
Están dirigidos a mucha gente.

Los mensajes de nivel corporativo con noticias importantes (por ejemplo, del CEO) y mensajes del departamento de TI sobre el tiempo de inactividad del servidor no deberían almacenarse en una carpeta. Los mensajes para un grupo de contactos que solo de vez en cuando contienen información interesante o útil, con independencia de la frecuencia, deberían tener una regla y una carpeta.

¿Cómo configuro la regla "Para: A mí"?

En el menú Herramientas, haga clic en Reglas.
En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Reglas, en Servidores de Exchange, haga clic en el nombre de cuenta.
En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Agregar una regla .
En Cuando llegue un mensaje nuevo que cumpla todas estas condiciones, en el primer menú emergente, haga clic en Enviar a y, a continuación, en el segundo menú emergente, haga clic en A mí o con copia para mí.
En Haga lo siguiente, en el primer menú emergente, haga clic en Mover a una carpeta y después en el segundo menú emergente, haga clic en Elegir carpeta.
Escriba Bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en la bandeja de entrada que desea.
Active la casilla No aplicar otras reglas a mensajes que cumplan las mismas condicione.

¿Cómo configuro la regla "Grupos de contactos"?

En aquellos grupos de contactos de los que es miembro y de los que no tiene que leer todos los mensajes, cree una regla.

En el menú Herramientas, haga clic en Reglas.
En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Reglas, en Servidores de Exchange, haga clic en el nombre de cuenta.
En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Agregar una regla .
En Cuando llegue un mensaje nuevo que cumpla todas estas condiciones, en el primer menú emergente, haga clic en De y, a continuación, en el segundo menú emergente, haga clic en Es.
En el cuadro de texto, especifique el nombre del grupo de contactos y después selecciónelo en la lista proporcionada.
En Haga lo siguiente, en el primer menú emergente, haga clic en Mover a una carpeta y después en el segundo menú emergente, haga clic en Elegir carpeta.
Escriba el nombre de la carpeta del grupo de contactos y, a continuación, haga clic en él.
Repita estos pasos para cada grupo de contactos.

Sugerencia Si cree que no hay ningún motivo por el que desearía que un mensaje de correo electrónico enviado a este grupo de contactos se enviase a su bandeja de entrada, puede pensar en quitarlo del grupo de contactos.

¿Por qué debo usar reglas?

A medida que pasa el tiempo, es probable que reciba cada vez más mensajes. No puede leer todos los mensajes que recibe, ni debería intentarlo. Por el contrario, lea los mensajes que sean importantes. Las reglas le pueden ayudar a priorizar los mensajes importantes y a minimizar las distracciones.

¿Qué debería hacer con las categorías no utilizadas?

Elimine todas las categorías que no piensa utilizar. El mismo conjunto de categorías se aplica a todos los elementos, por tanto si utiliza una categoría para los contactos, consérvela.

¿Cuál es la mejor forma de elegir colores?

Al crear categorías de color, piense bien en sus elecciones de color. Por ejemplo, no elija el mismo color para @Teléfono y para @Correo electrónico, pero elija colores similares (tonos de verde, por ejemplo) para todas sus categorías 1:1. Con el tiempo, con solo mirar la lista de tareas podrá determinar por su color si la tarea se puede realizar. Por ejemplo, si @Domicilio es morado y está en el trabajo, no puede hacer ninguna tarea morada.

¿Por qué tengo que programar tiempo para mí mismo?

Al programar tiempo para usted en el calendario, su información de disponibilidad se actualizará y será menos probable que las personas cuenten con usted durante ese tiempo. Si tiene un calendario muy ocupado, puede ser la única forma de dedicar tiempo a hacer su trabajo.

También le ayuda a comprometerse a realizar el trabajo. Si lo incluye en el calendario, se verá comprometido a realizar ese trabajo en ese momento. Si alguien programa sobre su tiempo de trabajo, asegúrese de volver a programar su tiempo. ¡No se engañe!

¿Cómo proceso los 10.000 de mi bandeja de entrada?

Si tiene más de 20 elementos en su bandeja de entrada, procese la última semana de mensajes y después seleccione el resto de mensajes y muévalos a su carpeta 1-Referencia. Sí, puede hacerlo y se sentirá muy bien.

¿Por qué recibo tantos mensajes?

Si se siente sobrecargado por los mensajes, probablemente está recibiendo más de los que puede procesar y es posible que necesite poner en práctica reglas más agresivas. Pruebe a analizar de dónde proceden los mensajes organizándolos por De y, a continuación, contraiga todos los encabezados. ¿Está leyendo grupos de contactos que no necesita leer? Si es así, cree una regla. Si cambia de opinión, no se olvide de revertirla.

Dispongo de 10 minutos. ¿Qué debo leer primero en mi bandeja de entrada?

Si dispone de poco tiempo, por ejemplo, entre reuniones, puede leer los mensajes con Cualquier destinatario soy yo, es decir, mensajes enviados directamente a usted. Con frecuencia estos mensajes están esperando que usted dé el paso siguiente y son los más importantes.

En la pestaña Inicio, haga clic en Filtros y a continuación haga clic en Cualquier destinatario soy yo.

¿Con qué frecuencia debería leer mis mensajes?

Para muchos de nosotros, leer mensajes es prácticamente una adicción. Dedique 20 minutos por la mañana a leer los mensajes y después desvíe su atención a realizar la revisión diaria de su lista de tareas. A continuación siga con sus tareas cotidianas. Si limita el tiempo que dedica a leer los mensajes a una vez por la mañana y otra vez al final de día mejorará de manera significativa su productividad. Inténtelo durante una semana y compruébelo usted mismo.

¿Cómo puedo administrar tareas complicadas?

Si solo desea recordar unas pocas tareas relacionadas, enumérelas en el cuerpo de la tarea.

¿Debería mantener juntas las tareas personales y profesionales?

Si es posible, mantenga sus tareas personales y profesionales en un lugar. Tener una lista reduce el número de lugares que necesita consultar para ver lo que es necesario hacer. Aunque solo tenga una lista, utilice categorías para clasificar sus tareas personales de las profesionales y administrar la lista con eficacia. Las tareas personales se almacenarán en el Exchange Server de la compañía y pueden ser visibles para el departamento de TI, por tanto solo incluya las tareas personales apropiadas en su lista.

¿Por qué no puedo depender de mi memoria?

Mantener las tareas en la memoria no funciona. Es liberador depender de Outlook para Mac 2011 en lugar de en su cerebro sobrecargado para realizar el seguimiento de las tareas. Puede dejar de gastar potencia cerebral al recordarse las tareas ("Bien, tengo que acordarme de enviar a Juan un mensaje sobre las plantillas, enviar a Juan un mensaje sobre las plantillas...") y centrase en la actividad que tiene entre manos.

¿Por qué tengo que anotar mis tareas en Outlook 2011 para Mac?

Porque una lista de tareas en Outlook para Mac 2011 funciona mejor que una lista de papel:

Las listas de papel no se pueden actualizar automáticamente.
Las listas de papel no se pueden reorganizar fácilmente.
Puede usar la Outlook Web App para ver su lista de tareas desde cualquier lugar.
Las listas de papel se pierden fácilmente.

Avanzado: ¿Cómo puedo crear una carpeta inteligente para mensajes de correo electrónico?

La carpeta inteligente, también conocida como carpeta de búsqueda, es una carpeta virtual que muestra dinámicamente un conjunto de resultados de búsqueda. Por ejemplo, puede crear una búsqueda para encontrar todos los elementos de la categoría Administrador que están marcadas para seguimiento pero que todavía no se han completado. Esta búsqueda puede guardarse como una carpeta inteligente para que pueda usar esos criterios de búsqueda posteriormente sin tener que volver a crear manualmente la búsqueda avanzada.

En la esquina superior derechas de la ventana de Outlook , haga clic en el cuadro de búsqueda .

La pestaña Buscar aparece.
Para definir el ámbito de búsqueda, haga clic en un botón de ámbito en la pestaña Buscar, como Todo el correo o Todos los elementos
En la pestaña Buscar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, defina sus criterios de búsqueda.
En la pestaña Buscar, haga clic en Guardar.

La tarjeta inteligente aparece en elpanel de navegaciónEl panel izquierdo de la ventana de Outlook principal. En Vista Correo, el panel de navegación muestra la lista de carpetas. En las vistas de Calendario, Contactos, Tareas y Notas, el panel de navegación le permite mostrar y ocultar elementos de la lista de categorías.
Escriba un nombre para la carpeta inteligente.

Notas

Para editar los criterios utilizados para una carpeta inteligente, mantenga presionada la tecla CONTROL, haga clic en la carpeta inteligente y, a continuación, haga clic en Editar. Cuando haya acabado de cambiar los criterios o ámbito de la búsqueda, en la pestaña Buscar, haga clic en Guardar.
Para eliminar una carpeta inteligente, mantenga presionada la tecla CONTROL, haga clic en la carpeta inteligente y, a continuación, haga clic en Eliminar. La eliminación de una carpeta inteligente no elimina ninguno de los elementos de la carpeta inteligente.

Referencias

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