Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: preguntas más frecuentes

La lectura de una columna más larga de un texto estrecho es más fácil que leer una sección más corta y más ancha de texto. Esto es porque es más fácil mover los ojos hacia abajo que de izquierda a derecha una larga distancia, lo que puede hacer que desplace la cabeza y el cuello y produzca fatiga. Es mejor tener el panel de lectura activado, para que no tenga que abrir cada mensaje para leer su contenido.

La lista de carpetas del panel de navegación debería estar reservada para las carpetas que utiliza con más frecuencia. Si está lleno de carpetas que ni siquiera reconoce, desplace todo el correo a la carpeta de referencia y elimine sus carpetas existentes.

La vista de conversación es útil cuando:

Al ver los mensajes en la vista de conversación, puede ver fácilmente qué conversaciones tiene más debate. En estos casos, puede desear leer y responder a solo el último mensaje de la conversación. También puede seleccionar toda una conversación y actuar sobre ella. Por ejemplo, puede haber una larga serie de mensajes cuyo último simplemente indica: "Gracias, eso responde a mi pregunta", por tanto puede eliminar toda la conversación.

También puede ver mensajes de otras carpetas cuando se encuentra en la vista de conversación, lo que resulta muy útil cuando recibe un nuevo mensaje en una conversación larga: puede ver el historial completo, incluso las respuestas.

La reducción del número de lugares en donde lee mensajes no significa que deba mezclar los mensajes personales y profesionales. Una práctica recomendada es usar cuentas de correo independientes para las comunicaciones profesionales y personales. Sin embargo, debería reducir el número de direcciones de correo electrónico con las que deba tratar. Afortunadamente, con Outlook para Mac 2011 puede ver varias cuentas simultáneamente. Puede ver sus mensajes de trabajo (Exchange Server), Windows Live Hotmail y la cuenta de Google Gmail, todo ello trabajando en el mismo perfil de Outlook para Mac 2011.

Para facilitar la lectura de los mensajes desde cuentas distintas, Outlook para Mac 2011 cuenta con una bandeja de entrada unificada que agrupa carpetas similares, como bandejas de entrada, de todas sus cuentas, lo que facilita la lectura de todos los mensajes a la vez, sin tener que desplazarse entre las carpetas de las cuentas. Si lo desea, puede desactivar esta característica para que cada cuenta y todas sus carpetas estén separadas en la lista de carpetas.

Le recomendamos desactivar la bandeja de entrada unificada.

Los estados de leído y no leído de Outlook para Mac 2011 le muestran rápidamente qué mensajes se han leído al menos una vez y cuáles no. Sin embargo, los estados de leído y no leído de los mensajes se pueden activar fácilmente haciendo clic en torno a los mensajes; por tanto no es un registro perfecto, solo es una herramienta.

Para marcar rápidamente un mensaje como leído o no leído, ábralo y, en la pestaña Mensaje, haga clic en el botón Leído o No leído. El botón cambia en función del estado actual del mensaje. Si desea ver solo los mensajes no leídos, en la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Filtros y haga clic en No leído.

Algunas personas intentan usar los estados de leído y no leído para indicar si un mensaje es nuevo o un elemento de referencia. Pero el estado no leído no es confiable, porque tan pronto como un mensaje pierde el foco (cuando hace clic en otro mensaje), se marca automáticamente como leído y con demasiada frecuencia otros dispositivos (teléfonos, por ejemplo) marcan los mensajes como leídos. Inevitablemente, los mensajes se volverán a leer y tendrá que volver a averiguar lo que necesita hacer. La utilización del estado no leído/leído como la "línea" entre esos elementos de su bandeja de entrada que son "tareas" y las que todavía no se han procesado suele romperse cuando recibe muchos mensajes, algunos de los cuales nunca volverá a leer porque puede saber echando un vistazo al asunto que no necesita leerlos. Un plan para la bandeja de entrada mucho más eficaz es desplazarse por los mensajes y decidir qué hacer con cada uno de ellos. Después debería dejar vacía la bandeja de entrada, no dejarla sin leer.

Es una práctica recomendada disponer de un repositorio central para los mensajes, por tanto puede consultarlos después de haberlos "procesado". Al contar con un número limitado de carpetas en donde buscar (1-Referencia y 2-Referencia) no tendrá que preocuparse acerca de archivar erróneamente un mensaje ni de necesitar una copia en varias carpetas si se aplica a más de un tema o proyecto. Sin mencionar que no es necesario desplazarse por los mensajes porque son todos de un tema o proyecto concreto.Outlook para Mac 2011 ofrece mejores herramientas, como las categorías y las carpetas inteligentes, para que pueda realizar búsquedas con más eficacia.

Al tener una única carpeta, no tendrá que pensar sobre en qué carpeta se almacena un determinado mensaje y sabrá que todo lo que hay en esa carpeta es algo que ya ha consultado antes y que desea conservar.

Tener muchas carpetas implica que cada vez que archiva un mensaje, se ve obligado a decidir qué carpeta utilizar, lo que se vuelve más complicado si hay más de una carpeta apropiada por mensaje. Como muchas carpetas no se van a utilizar cuando hay varias opciones, todo acaba muy desorganizado.

Aunque no parece gran cosa dejar todos los mensaje en la bandeja de entrada, hay un costo oculto que debe pagar cada vez que busca un mensaje y se pregunta: "¿Es algo que tengo que abordar o solo es de referencia?". También se gana tranquilidad si llena la bandeja de entrada solo con los nuevos mensajes. La bandeja de entrada es un lugar que cualquier otra persona puede manipular; lo que almacena en la carpeta de referencia es estrictamente de su incumbencia.

Unos buenos candidatos a una regla y carpeta de grupos de contactos son los grupos que:

Los mensajes de nivel corporativo con noticias importantes (por ejemplo, del CEO) y mensajes del departamento de TI sobre el tiempo de inactividad del servidor no deberían almacenarse en una carpeta. Los mensajes para un grupo de contactos que solo de vez en cuando contienen información interesante o útil, con independencia de la frecuencia, deberían tener una regla y una carpeta.

En aquellos grupos de contactos de los que es miembro y de los que no tiene que leer todos los mensajes, cree una regla.

Sugerencia  Si cree que no hay ningún motivo por el que desearía que un mensaje de correo electrónico enviado a este grupo de contactos se enviase a su bandeja de entrada, puede pensar en quitarlo del grupo de contactos.

A medida que pasa el tiempo, es probable que reciba cada vez más mensajes. No puede leer todos los mensajes que recibe, ni debería intentarlo. Por el contrario, lea los mensajes que sean importantes. Las reglas le pueden ayudar a priorizar los mensajes importantes y a minimizar las distracciones.

Elimine todas las categorías que no piensa utilizar. El mismo conjunto de categorías se aplica a todos los elementos, por tanto si utiliza una categoría para los contactos, consérvela.

Al crear categorías de color, piense bien en sus elecciones de color. Por ejemplo, no elija el mismo color para @Teléfono y para @Correo electrónico, pero elija colores similares (tonos de verde, por ejemplo) para todas sus categorías 1:1. Con el tiempo, con solo mirar la lista de tareas podrá determinar por su color si la tarea se puede realizar. Por ejemplo, si @Domicilio es morado y está en el trabajo, no puede hacer ninguna tarea morada.

Al programar tiempo para usted en el calendario, su información de disponibilidad se actualizará y será menos probable que las personas cuenten con usted durante ese tiempo. Si tiene un calendario muy ocupado, puede ser la única forma de dedicar tiempo a hacer su trabajo.

También le ayuda a comprometerse a realizar el trabajo. Si lo incluye en el calendario, se verá comprometido a realizar ese trabajo en ese momento. Si alguien programa sobre su tiempo de trabajo, asegúrese de volver a programar su tiempo. ¡No se engañe!

Si tiene más de 20 elementos en su bandeja de entrada, procese la última semana de mensajes y después seleccione el resto de mensajes y muévalos a su carpeta 1-Referencia. Sí, puede hacerlo y se sentirá muy bien.

Si se siente sobrecargado por los mensajes, probablemente está recibiendo más de los que puede procesar y es posible que necesite poner en práctica reglas más agresivas. Pruebe a analizar de dónde proceden los mensajes organizándolos por De y, a continuación, contraiga todos los encabezados. ¿Está leyendo grupos de contactos que no necesita leer? Si es así, cree una regla. Si cambia de opinión, no se olvide de revertirla.

Si dispone de poco tiempo, por ejemplo, entre reuniones, puede leer los mensajes con Cualquier destinatario soy yo, es decir, mensajes enviados directamente a usted. Con frecuencia estos mensajes están esperando que usted dé el paso siguiente y son los más importantes.

Para muchos de nosotros, leer mensajes es prácticamente una adicción. Dedique 20 minutos por la mañana a leer los mensajes y después desvíe su atención a realizar la revisión diaria de su lista de tareas. A continuación siga con sus tareas cotidianas. Si limita el tiempo que dedica a leer los mensajes a una vez por la mañana y otra vez al final de día mejorará de manera significativa su productividad. Inténtelo durante una semana y compruébelo usted mismo.

Si solo desea recordar unas pocas tareas relacionadas, enumérelas en el cuerpo de la tarea.

Si es posible, mantenga sus tareas personales y profesionales en un lugar. Tener una lista reduce el número de lugares que necesita consultar para ver lo que es necesario hacer. Aunque solo tenga una lista, utilice categorías para clasificar sus tareas personales de las profesionales y administrar la lista con eficacia. Las tareas personales se almacenarán en el Exchange Server de la compañía y pueden ser visibles para el departamento de TI, por tanto solo incluya las tareas personales apropiadas en su lista.

Mantener las tareas en la memoria no funciona. Es liberador depender de Outlook para Mac 2011 en lugar de en su cerebro sobrecargado para realizar el seguimiento de las tareas. Olvídese de memorizar las tareas ("Tengo que acordarme de enviar a Juan un mensaje sobre las plantillas, enviar a Juan un mensaje sobre las plantillas...") y centrase en la actividad que tiene entre manos.

Porque una lista de tareas en Outlook para Mac 2011 funciona mejor que una lista de papel:

La carpeta inteligente, también conocida como carpeta de búsqueda, es una carpeta virtual que muestra dinámicamente un conjunto de resultados de búsqueda. Por ejemplo, puede crear una búsqueda para encontrar todos los elementos de la categoría Administrador que están marcadas para seguimiento pero que todavía no se han completado. Esta búsqueda puede guardarse como una carpeta inteligente para que pueda usar esos criterios de búsqueda posteriormente sin tener que volver a crear manualmente la búsqueda avanzada.

Notas

Para editar los criterios utilizados para una carpeta inteligente, mantenga presionada la tecla CONTROL, haga clic en la carpeta inteligente y, a continuación, haga clic en Editar. Cuando haya acabado de cambiar los criterios o ámbito de la búsqueda, en la pestaña Buscar, haga clic en Guardar. Para eliminar una carpeta inteligente, mantenga presionada la tecla CONTROL, haga clic en la carpeta inteligente y, a continuación, haga clic en Eliminar. La eliminación de una carpeta inteligente no elimina ninguno de los elementos de la carpeta inteligente.