 | Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: calendarios y reuniones |
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Este artículo forma parte de una serie Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac. Para obtener más información sobre las secciones específicas de la serie, consulte los vínculos Consulte también situados en la parte inferior de la página.
 | ¿Cuándo es apropiado convocar una reunión? |
Convoque una reunión cuando:
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Un nuevo grupo de personas está trabajando juntas por primera vez.
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Más de diez mensajes relativamente largos se han intercambiado entre varias personas.
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Se necesita discusión, búsqueda de ideas nuevas o colaboración.
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Convoque una reunión cuando sea la forma más eficaz de avanzar y tenga claro el objetivo de la reunión antes de convocarla.
| A quién invitar |
Invite únicamente a los que deban implicarse. Cada persona adicional que invite a una reunión agrega complejidad a la reunión, dificultando su control. Por otro lado, si hay que tomar una decisión, asegúrese de que todas las principales partes interesadas estén presentes o la reunión será una pérdida de tiempo y de recursos.
| Cómo elegir una hora para la reunión |
Para elegir la hora, observe la información de disponibilidad de los invitados en el Calendario. Utilice Programación para ver la disponibilidad de todos los asistentes a la reunión.
La cuadrícula muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.
Para ver la programación cuando va a redactar una invitación a la reunión, haga lo siguiente:
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En la pestaña Reunión, haga clic en Programación.
| Cuándo reunirse en persona frente a de manera remota |
Reúnase en persona si:
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Es la primera vez que el grupo va a trabajar juntos.
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No se van a mostrar ni hacer circular elementos no electrónicos.
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Es una reunión para buscar ideas nuevas.
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Es una reunión de intensa colaboración.
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Nadie tiene un teléfono ni el adecuado software y equipo de reunión electrónica.
En caso contrario, reúnase por teléfono.
 | Sugerencia Si está viajando a la ubicación de la reunión, programe el tiempo del viaje en el calendario antes y después de la reunión. |
| Cómo tratar documentos relacionados |
Al preparar una reunión, con frecuencia hay que compartir documentos antes o durante la reunión.
Si todos los asistentes están conectados a su red corporativa, coloque los documentos en un sitio de SharePoint o en una unidad de red compartida.
No envíe datos adjuntos en sus invitaciones a reuniones.
| Preparación de la agenda: obtener ayuda de las tareas |
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@Reunión es el punto central de los elementos de agenda.
Cree una tarea, márquela con la categoría @Reunión y establezca la fecha de inicio y la fecha de vencimiento en la fecha de la reunión. A medida que se acerca la fecha de la reunión y aparecen puntos de discusión, agregue comentarios, viñetas e ideas a la tarea a medida que aparecen. Esta tarea se convertirá en su agenda para la reunión.
Después de la reunión, marque la tarea como finalizada y cree nuevas tareas para sus elementos de acción.
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Si desea tratar varios mensajes o solo uno...
Si tiene un mensaje que desea tratar en una reunión, marque dicho mensaje para el día de la reunión y márquelo con la categoría @Reunión.
Si tiene más de tres mensajes que tratar, no los marque todos porque contaminarían la lista de tareas. Cree en cambio una nueva tarea con el nombre de la reunión y copie cada mensaje en la tarea. Marque la tarea con la categoría @Reunión.
| Durante la reunión: cómo colaborar |
La herramienta que se utiliza para colaborar durante una reunión depende de la ubicación y acceso de los participantes.
Si está colaborando en un documento y todos se encuentran en la misma sala, utilice las características Control de cambios y Comentarios de Word.
Si es el moderador y algunas personas son remotas, puede compartir la pantalla con otros usuarios del equipo con la opción de Preferencias del sistema de Mac OS denominada Compartir.
| Cómo finalizar una reunión periódica |
Cuando una serie de reuniones ha finalizado, en lugar de cancelar la reunión, que quitará todas las instancias históricas de la reunión, cambie el patrón de periodicidad para que finalice en la última repetición de la reunión. Para ello, haga clic en el botón Periodicidad y cambie la fecha de finalización.
| Cuándo y cómo compartir el calendario |
Es posible que no necesite compartir el calendario, porque todos en su organización pueden ver su disponibilidad pero no ver necesariamente el contenido o asunto de las reuniones y citas. Sin embargo, puede compartir fácilmente su calendario con el equipo si quiere que puedan ver todas sus reuniones y citas.
Quizá desee que otra persona administre el calendario en su nombre, por ejemplo, un asistente que pueda aceptar o rechazar reuniones por usted. En este caso, puede delegar el calendario. Si lo delega, elija a una sola persona: no delegue en todos su calendario. Tener más de un delegado puede causar errores en el calendario.
 | Nota La posibilidad de compartir el calendario depende de la versión de Microsoft Exchange Server que el sistema esté ejecutando y de cómo el administrador haya configurado el servidor. |
