Si desea modificar un archivo ubicado en
biblioteca de SharePointUna biblioteca representa un tipo especial de lista de SharePoint
que almacena archivos e información sobre archivos. No puede controlar la forma en que se usan, siguen, administran y crean los archivos en las bibliotecas.
y no desea que otras personas lo accedan, puede desprotegerlo. De esta forma, estará seguro de que nadie podrá modificar el archivo mientras que usted trabaje con él.
Tras modificar un archivo y volver a protegerlo en la biblioteca de SharePoint
, otras personas podrán ver los cambios realizados. También podrán desprotegerlo en el caso de tener los permisos necesarios. Si decide no realizar cambios o no guardarlos en el archivo, puede elegir no desprotegerlo para que el historial de versiones no se vea afectado.
Importante
Puede guardar en un servidor que tenga Microsoft Office SharePoint Server 2007
y Microsoft SharePoint Server 2010
instalados. Para trabajar con SharePoint
en Office para Mac, debe tener Microsoft Office para Mac Edición Hogar y Pequeña Empresa 2011, Microsoft Office para Mac Academic 2011 o Microsoft Office para Mac Standard 2011.
Siga uno de estos procedimientos:
 | Proteger los cambios realizados en un archivo |
En función de las necesidades de la organización, la biblioteca se puede configurar para seguir sólo las versiones principales. O bien, puede realizar un seguimiento tanto de las versiones principales como de las secundarias. Si las personas de su grupo no trabajan frecuentemente con varias versiones, puede que la organización decida seguir las versiones principales. Si hay muchas personas que trabajan juntas con los archivos o suelen crear varias versiones, la organización puede decidir seguir las versiones principales y secundarias. Proporcionar dos versiones al equipo puede ayudarlo a administrar mejor el contenido. Las personas que trabajan con el contenido pueden entender mejor el estado actual de un archivo. Por ejemplo, una versión principal suele ser una que está preparada para que un grupo de personas más grande la vean y revisen, mientras que una secundaria es un borrador sobre el que todavía se trabaja.
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En el menú Archivo, haga clic en Proteger.
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Si se le pide elegir el tipo de versión que desea proteger, la biblioteca seguirá tanto la versión principal como la secundaria de los archivos y puede realizar lo siguiente:
Para actualizar el archivo en el servidor y | Haga lo siguiente |
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Permitir que las personas vean y aprueben los cambios | Haga clic en Versión principal (visible para todos). |
Crear una copia de borrador del archivo | Haga clic en Versión secundaria (visible para las personas con permiso para leer). |
Sobrescribir la versión secundaria actual | Haga clic en Sobrescribir existentes (reemplazar el archivo en el servidor). |
 | Nota Las opciones de versión también asignan un número a la versión que desea proteger. Por ejemplo, 2.3 es la tercera versión secundaria de un archivo que se publicó dos veces como una versión principal y 3.0 es la siguiente versión principal de ese archivo. |
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Para proteger los cambios pero desproteger el archivo, seleccione la casilla Mantener el archivo desprotegido después de proteger esta versión.
| Nota Esta opción está disponible sólo si el documento está en
Formato Open XMLLos nuevos formatos Open XML, usados en Word, Excel y PowerPoint, son los formatos de archivos predeterminados de Office 2008 para Mac
y Office 2011 para Mac; también son los formatos de archivo predeterminados del sistema de Microsoft Office 2007 basado en Windows y Microsoft Office 2010. Los formatos basados en XML crean archivos de menor tamaño y facilitan la labor de recuperar los archivos dañados y de compartir archivos.. |
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En Comentarios de la versión, escriba un descripción de los cambios realizados en el archivo y, a continuación, haga clic en Proteger.
| Descartar desprotección |
Si desprotege un archivo de la biblioteca de un sitio, realiza cambios y, a continuación, decide que no desea guardarlos, puede deshacer la desprotección. Los cambios realizados en el archivo después de desprotegerlo se descartarán y el archivo estará disponible de nuevo para que otras personas puedan modificarlo.
