Excel
es un excelente experto en números, pero también es ideal para crear y administrar listas. Puede seguir todo, desde direcciones de correo electrónico hasta objetos de inventario de una lista, pero para que las listas sean útiles, debe encontrar rápidamente la información que busca. Siga el tutorial para aprender cómo se hace.
Qué aprenderá
Después de completar este tutorial, podrá:
Organizar una hoja de cálculo para que se administre como una lista.
Organizar rápidamente una lista alfabética o numéricamente.
Filtrar una lista para que muestre elementos específicos.
Ordenar y filtrar una lista con varios criterios.
Restablecer y quitar filtros aplicados a una lista.
Requisitos
Excel para Mac 2011
Técnicas básicas de Excel
(que incluyen cómo abrir un libro y seleccionar celdas, columnas y filas).
En Excel, una lista puede contener una o muchas columnas de datos. Para administrar una lista, primero debe asegurarse de que los datos de la hoja de cálculo están organizados adecuadamente. Por ejemplo, éstos se deben organizar en columnas rotuladas y no deben contener columnas o filas en blanco.
Vamos a organizar la hoja de cálculo de este tutorial de forma que se administre fácilmente como una lista.
Abra el archivo de prácticas, que está ubicado al comienzo de este tutorial.
Mantenga pulsado
CONTROL
y haga clic en el encabezado de la fila 7 (o haga clic con el botón secundario en el encabezado) y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Mantenga pulsado CONTROL y haga clic en el encabezado de la columna B (o haga clic con el botón secundario en el encabezado) y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Haga clic en la celda C1, escriba
Fecha para la etiqueta y, a continuación, presione
RETORNO.
Observe que ahora todas las columnas están etiquetadas y que la lista ya no contiene ninguna columna o fila en blanco.
Sugerencias
Para mantener las columnas visibles mientras se desplaza por una lista larga, puede inmovilizar la fila que los contiene. Por ejemplo, en la hoja de práctica, haga clic en cualquier lugar de la fila 2 (como la celda A2) y, a continuación, haga clic en Ventana > Inmovilizar paneles. Para movilizar la fila, haga clic en Ventana > Movilizar paneles.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Prepare una hoja de cálculo de forma que se administre como una lista. Para ello, agregue etiquetas de encabezados y elimine las columnas y filas en blanco.
2. Ordenar la información de una lista
Una forma de organizar los datos de una hoja es ordenarlos alfabética o numéricamente. Por ejemplo, puede ver todas las transacciones organizadas por fecha
Vamos a ordenar la lista para que muestre las transacciones por fecha (la primera será la más reciente).
Haga clic en cualquier celda de la columna C que contenga datos (por ejemplo, C2).
En la pestaña Datos, en Ordenar y filtrar, haga clic en la flecha situada junto a Ordenar y, a continuación, haga clic en Descendente.
Observe que la lista se ha organizado por fecha y que las primeras transacciones que aparecen son las más recientes. Todos los datos asociados de las otras columnas se organizan para corresponder con el orden de la columna ordenada.
Nota Cuando los datos contienen etiquetas de encabezado (por ejemplo, Ubicación, Fecha, Elemento), las etiquetas no se incluyen al ordenar.
Sugerencias
Para ver la lista con su orden inicial, asegúrese de que una columna conserve el orden original y, a continuación, ordene en función de esa columna (por ejemplo, una columna de números de transacciones, como la columna Transacciones, del archivo de prácticas del tutorial).
Puede ordenar columnas pero no filas.
No puede ordenar una columna que contenga celdas combinadas. Para anular la combinación, seleccione las celdas que contengan los datos combinados. En la pestaña Inicio, en Alineación, haga clic en la flecha situada junto a Combinar y, a continuación, haga clic en Separar celdas.
Al ordenar una columna de celdas que contenga datos de texto y no datos numéricos, éstos se organizan alfabéticamente.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Ordene una lista que contenga datos numéricos o de texto.
3. Ordenar por varias columnas a la vez
En la última lección, los datos se ordenaron por fecha, mostrando las transacciones de la más reciente a la más antigua. ¿Y si desea ordenar la lista en función de criterios adicionales? Por ejemplo, puede desear ver las transacciones ordenadas por fecha y, a continuación, para cada fecha, las transacciones enumeradas por precio desde el superior al inferior.
Vamos a ordenar la lista en función de los criterios adicionales.
Haga clic en la flecha situada junto a Ordenar y, a continuación, haga clic en Orden personalizado.
Observe que el cuadro de diálogo Ordenar ya incluye un criterio de ordenación (por ejemplo, Ordenar por fecha) basado en la ordenación realizada en la lección previa.
Para agregar otro criterio de ordenación, haga clic en el botón +.
Haga clic en el área en blanco a la derecha de A continuación por y, luego, haga clic en Precio mayorista.
En el menú emergente Ordenar, haga clic en De mayor a menor y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Para cambiar el orden de los criterios de ordenación, haga clic en Ordenar por o A continuación por y, luego, arrastre los criterios en el orden en que desee.
Observe que la lista está ordenada por fecha, de la más reciente a la más antigua, y que en cada fecha, en función del precio mayorista, de mayor a menor.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Ordene una lista en función de varios criterios.
4. Filtrar una lista
Si desea ver los datos de una lista de forma diferente, los puede filtrar. Mientras que la ordenación organiza todos los elementos alfabética o numéricamente, el filtrado sólo muestra aquellos elementos que cumplan con determinados criterios. Por ejemplo, puede ver aquellas transacciones que se realizaron en una fecha determinada.
Vamos a filtrar la lista para que muestre las transacciones que se realizaron el 5 de mayo.
Haga clic en cualquier celda de la lista que contenga datos (por ejemplo, A2).
En la pestaña Datos, en Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.
Observe que aparece una flecha de filtro en la celda de cada etiqueta de columna.
Haga clic en la flecha de filtro de la etiqueta de columna Fecha.
En el panel Filtro, desactive la casilla Seleccionar todo.
Haga clic en la flecha situada junto a Mayo, active la casilla 05 y, a continuación, haga clic en X pare cerrar el panel Filtro.
Observe que la lista se filtró de tal forma que muestra sólo las transacciones que se realizaron el 5 de mayo y que los números de fila de las filas que coinciden con los criterios de filtro aparecen en azul.
Sugerencias
Un icono de filtro aparece en las columnas que se han filtrado.
Para mover el panel Filtro a otra ubicación en la hoja, arrastre la barra de herramientas del panel.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Filtre una lista según varios criterios.
5. Filtrar según criterios personalizados
Puede filtrar una lista con más de una columna a la vez y según los criterios personalizados. Por ejemplo, de los elementos que aparecen en una fecha determinada, puede ver sólo las transacciones de una ubicación en concreto dentro de una gama de precios específica.
Vamos a filtrar la lista para que muestre las transacciones del 5 de mayo de Oregón y Washington con un total de ventas de entre 500 y 1000 €.
Haga clic en la flecha de filtro de la etiqueta de columna Ubicación.
Desactive la casilla California y, a continuación, haga clic en X para cerrar el panel Filtro.
Haga clic en la flecha de filtro de la etiqueta de columna Total ventas.
En el menú emergente Seleccionar uno, haga clic en Entre.
En los cuadros, escriba 500 y 1000 como se muestra a continuación y, luego, haga clic en X para cerrar el panel Filtro.
Observe que ahora la lista solo muestra las transacciones del 5 de mayo de Washington y Oregón con un total de ventas entre de 500 y 1000 €.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Filtre una lista según los criterios personalizados.
6. Restablecer filtros
Tras filtrar una lista para ver la información que desee, puede restablecer los filtros para que muestren las filas ocultas. Puede restablecer los filtros de uno en uno o todos a la vez.
Vamos a restablecer un filtro sólo para una columna y, a continuación, para la lista completa.
Haga clic en la flecha de filtro de la etiqueta de columna Total ventas.
En el panel Filtro, haga clic en Borrar filtro y, a continuación, haga clic en X para cerrar el panel.
Observe que la columna Total ventas ya no está filtrada y que el icono de filtro ya no aparece en la etiqueta de columna.
Para restablecer los filtros para la lista completa, haga clic en Datos > Borrar filtros.
Nota Si la opción Borrar filtros no está disponible, se deben restablecer todos los filtros.
Observe que los iconos de filtro ya no aparecen en las etiquetas de columna y que los números de fila ya no aparecen en azul, lo que indica que no hay ningún filtro aplicado a la lista.
Sugerencias
Para desactivar los filtros para la lista completa, en la pestaña Datos, en Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Restablezca un filtro aplicado a una columna y los filtros aplicados a la lista completa.
Tarjeta de referencia rápida
Para
Haga lo siguiente
Eliminar una columna o fila en blanco
Mantenga pulsado
CONTROL
y haga clic en el encabezado de columna o fila (por ejemplo, A o 1) y, a continuación, haga clic en Eliminar. O bien, haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna o fila y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Mantener las etiquetas de columna visibles durante el desplazamiento
Haga clic en cualquier lugar de la fila situada debajo de la que desea que esté visible. A continuación, haga clic en Ventana > Inmovilizar paneles. Para movilizar la fila, haga clic en Ventana > Movilizar paneles.
Ordenar una columna
Haga clic en cualquier celda de datos. En la pestaña Datos, en Ordenar y filtrar, haga clic en la flecha situada junto a Ordenar y, a continuación, seleccione una opción.
Volver a poner una lista en el orden en que los datos se escribieron originalmente
Asegúrese de que la lista incluya una columna (por ejemplo "Transacción") que organice los datos en el orden en que se escribieron. A continuación, ordene en función de esa columna.
Ordenar con varias columnas a la vez
En la pestaña Datos, en Ordenar y filtrar, haga clic en la flecha situada junto a Ordenar y, luego, haga clic en Orden personalizado. A continuación, agregue los criterios de ordenación.
Activar el filtrado
En la pestaña Datos, en Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar.
Mostrar el panel Filtro
Haga clic en la flecha de filtro de la etiqueta de columna para la columna que desee filtrar.
Borrar un filtro de una columna
Haga clic en la flecha de filtro de la etiqueta de columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro.
Borrar todos los filtros de una lista
Haga clic en Datos > Borrar filtros.
Más sugerencias
La ordenación organiza todos los elementos de una lista alfabética o numéricamente. El filtrado muestra sólo aquellos elementos de una lista que cumplan con determinados criterios.
Antes de ordenar o filtrar una lista, debe vaciar las columnas y filas y agregar un nombre descriptivo para todas las etiquetas de columna (por ejemplo, Ubicación, Fecha, Elemento).
Un icono de filtro de la etiqueta de columna indica que la columna se ha filtrado. Asimismo, los encabezados de fila (por ejemplo, 1, 2, 3) aparecen en azul para indicar las filas que cumplen con los criterios de filtro seleccionados.
Puede ordenar columnas pero no filas.
Las opciones adicionales de filtro y ordenación están disponibles en el menú Datos (por ejemplo, Datos > Borrar filtros).
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