Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Schreiben wirkungsvoller E-Mails

Lesen Sie Ihre Nachricht, bevor Sie sie absenden.

Gestalten Sie den Betreff sprechend und aktionsorientiert. Beispielsweise Vertriebsteam, Bitte die vorgeschlagenen Vorstandssitzungsdaten senden, wobei Vertriebsteam der Name der Gruppe ist und Bitte senden die Aktion. Andere nützliche Präfixe sind unter anderem Zur Kenntnisnahme und Aktion erforderlich.

Wenn eine Aktion erforderlich ist, teilen Sie die gewünschte Handlung im Feld Betreff mit.

Ändern Sie den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.

Halten Sie alle Nachrichten kurz und pointiert.

Organisieren Sie den Inhalt der Nachricht vom Wichtigsten zum Unwichtigsten.

Formatieren Sie wichtige Informationen eventuell fett.

Setzen Sie Aufgaben oder Fragen in eigene Zeilen, damit Sie herausstehen und bemerkt werden.

Formatieren Sie die Namen von Personen fett, an die sich Fragen richten. Beispielsweise Steffen: Wie ist der Projektstatus?

Beschränken Sie die Anzahl der Personen, an die Sie eine Nachricht senden, auf diejenigen, die sie lesen müssen.

Fügen Sie Personen, die nur informiert werden sollen, in der "Cc"-Zeile hinzu.

Nehmen Sie Personen, die antworten oder aktiv werden müssen, in die "An"-Zeile auf.

Verwenden Sie eine Signatur, wenn dies angemessen ist, doch halten Sie diese möglichst einfach, kurz, professionell und im Idealfall frei von Grafiken.

Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, senden Sie keine Nachricht. Telefonieren Sie, oder senden Sie eine Sofortnachricht.

Wenn Sie an einer E-Mail-Unterhaltung teilnehmen, die nach mehr als 10 Nachrichten noch kein Ergebnis hat, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Besprechung abzuhalten, um das Problem zu diskutieren. E-Mail ist nicht immer ein effizientes Medium zur Lösung komplexer Probleme. Klicken Sie bei ausgewählter Nachricht auf der Registerkarte Start auf Besprechung.

Bestätigen Sie den Erhalt von Nachrichten, die eine umfassendere Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um sofort vollständig zu antworten, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich die Sache ansehen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder bis zu einem Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht für sich zur späteren Erledigung.

Verwenden Sie Hohe Priorität sehr sparsam.

Wenn Sie eine Frage stellen, auf die mehrere Personen antworten könnten, wählen Sie nur eine davon aus, statt die Frage an die Gruppe zu senden.

Nehmen Sie Ihren Vorgesetzten nicht in jede Nachricht auf, die Sie senden.

Senden Sie keine Nachricht, wenn Sie sich ärgern. Schreiben Sie die Nachricht, speichern Sie sie im Ordner "Entwürfe", und sehen Sie sich die Nachricht später noch einmal in Ruhe an.

Erwarten Sie keine schnelle Antwort, wenn Sie lange Nachrichten senden (mehr als zwei Absätze).

Senden Sie nicht schon nach weniger als einem Tag nach der ersten Nachricht eine Nachfassnachricht. Wenn Sie keine zeitnahe Rückmeldung erhalten, versuchen Sie es per Telefon oder Instant Messaging.

Geben Sie nicht jeder gesendeten Nachricht eine Kennzeichnung. Ansonsten werden die Empfänger diese bald nur noch ignorieren.

Schreiben Sie nicht ausschließlich in GROSSBUCHSTABEN.

Senden Sie keine Anlagen, sondern stattdessen Links. Diese Regel gilt insbesondere für Besprechungsanfragen, bei denen Anlagen Serverkontingente beträchtlich belasten können.

Erweitern Sie Kontaktgruppen (Verteilerlisten) nicht. Das Erweitern von Kontaktgruppen (Verteilerlisten) erschwert das Lesen der Nachricht und sorgt dafür, dass sie bei Empfängern, die Regeln verwenden, in die falschen Ordner geleitet werden.

Verwenden Sie keinen Sarkasmus. Ihr Humor kann leicht missverstanden werden.

Schreiben Sie nichts, was nicht jeder im Unternehmen lesen dürfte. Sie wissen nie, wo Ihre Nachricht am Ende ankommt.

Verwenden Sie keine Kursiv- oder ausgefallenen Schriftarten, die schwer zu lesen sind.

Verwenden Sie keine rote Schriftformatierung, weil diese sehr schwer lesbar sind und als negative Kritik interpretiert werden könnten.

Verwenden Sie nicht "Allen antworten", um sich aus einer Kontaktgruppe entfernen zu lassen.

Kennzeichnen Sie die Nachricht für sich selbst beim Senden.

Markieren Sie sie mit der Kategorie @Ausstehend.

Wenn Sie diese Schritte einhalten, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin besteht, eine weitere Nachricht zu senden oder auf eine Antwort zu warten.

Tipp  Sich selbst daran zu erinnern, eine weitere Nachricht zu senden, ist häufig wirkungsvoller, als die Nachricht für den Empfänger zu kennzeichnen. Kennzeichnen Sie im ähnlichen Fall, wenn Sie in einer Nachricht die Ausführung einer Aktion versprechen, diese für sich selbst, damit eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste angelegt wird, die Sie daran erinnert.

Antworten Sie, wobei Sie die richtige Kontaktgruppe oder Person in die An-Zeile setzen.

Lassen Sie Antworten an die richtige Kontaktgruppe oder Person senden.

Setzen Sie die ursprüngliche Kontaktgruppe nicht in die Bcc-Zeile, weil Ihre Nachricht von den Regeln anderer Personen gefiltert wird. Lassen Sie die Kontaktgruppe lieber in der An- oder Cc-Zeile.