Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011

Dieser Artikel wurde von dem Produktteam geschrieben, das Outlook für Mac 2011 aus dem besten aller Gründe entwickelt hat: Unsere Kunden haben danach gefragt. Outlook für Mac 2011 ist darauf ausgelegt, von einem breiten Anwenderkreis mit jeglicher Art von Arbeitsanforderungen und Arbeitsstilen verwendet zu werden. Obgleich es keinen "richtigen Weg" gibt, gibt es einige Arten mit dem Programm zu arbeiten, von denen wir wissen, dass sie die Arbeit mehr erleichtern als andere. Wir hoffen, dass Sie durch die Kenntnis bewährter Methoden eine optimale Erfahrung bei der Verwendung von Outlook für Mac 2011 haben werden.

Notiz Dieser Artikel ist auch als PDF verfügbar und kann unter Microsoft-Website

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Dieser Leitfaden beinhaltet unsere Ratschläge, wie Sie einen optimalen Nutzen aus Outlook für Mac 2011 ziehen können. Es handelt sich aber nicht um eine umfassende Anleitung. Es werden einige Hauptszenarios behandelt, die Ihnen dabei helfen sollen, Outlook für Mac 2011 für Ihre Anforderungen an die Informationsverwaltung zu nutzen.

Dieser Leitfaden richtet sich an folgendes Publikum:

Personen, die für eine große Firma mit einer IT-Abteilung arbeiten.
Personen, die täglich mehr als 30 E-Mail-Nachrichten erhalten.
Personen, die jeden Tag viel Zeit mit Outlook für Mac 2011 verbringen, um Nachrichten zu senden und zu empfangen sowie Besprechungen einzurichten oder daran teilzunehmen.
Personen, die Outlook für Mac 2011 mit einem Microsoft Exchange Server-Konto verwenden.

Unabhängig von der Einrichtung Ihres Servers oder der Größe Ihrer Organisation wird dieses Dokument für Sie von Nutzen sein. In diesem Artikel wird Folgendes vermittelt:

Grundlegende Prinzipien effektiven Zeitmanagements

Outlook für Mac 2011 ist ein Tool, das bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte und Aufgaben behilflich sein kann. In dieser Funktion stellt es das Zentrum nicht nur Ihrer Kommunikation dar, sondern auch das Ihres Zeitmanagements. Damit Sie die Funktionen von Outlook für Mac 2011 optimal nutzen können, empfiehlt sich die Beachtung einiger grundlegender Prinzipien:

Verringern Sie die Anzahl der Orte, an denen Sie Nachrichten lesen. Filtern Sie alle Nachrichten, die Sie lesen müssen, an einen zentralen Ort – Ihren Posteingang, indem Sie eine Reihe von Regeln verwenden.
Lassen Sie einige Nachrichten durchlaufen. Verwenden Sie Regeln, um Nachrichten, die Sie lesen müssen, in Ihren Posteingang zu senden, und lassen Sie den Rest unverarbeitet in Ihre Kontaktgruppenordner zustellen (Kontaktgruppen sind auch bekannt als Verteilerlisten im globalen Unternehmensadressbuch. Sie können Kontaktgruppen auch in Outlook für Mac erstellen, aber diese Kontaktgruppen werden auf Ihrem Computer lokal gespeichert und sollten für unternehmensexterne Kontakte verwendet werden. Regeln zum Arbeiten mit lokalen Kontaktgruppen finden Sie weiter unten im Abschnitt "Kontakte".). Sie müssen nicht alle an Sie gesendeten Nachrichten lesen, was bei hohem E-Mail-Aufkommen auch gar nicht möglich ist. Nur wichtige Nachrichten sollten in Ihren Posteingang gelangen. Bei allen anderen Nachrichten kann es sinnvoll sein, sie für den Fall aufzubewahren, dass Sie beispielsweise beim Auftreten von Problemen eingreifen müssen.
Verringern Sie die Anzahl der Orte, an denen Sie Nachrichten manuell ablegen. Verringern Sie gleichzeitig die Bindung Ihrer Aufmerksamkeit durch die Ablage, indem Sie die Suchfunktion zum Auffinden von Nachrichten verwenden.
Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten, indem Sie sich an vier grundlegende Prinzipien halten. Entscheiden Sie beim Lesen Ihrer Nachrichten, ob die Nachricht gelöscht, bearbeitet (beantworten oder zur Referenz ablegen), delegiert (weiterleiten) oder (mithilfe von Kategorien und Kennzeichen) zur Wiedervorlage in die Aufgabenliste zurückgestellt werden soll.
Fassen Sie Ihre Aufgabenlisten zu einer einzigen Liste zusammen. Verwenden Sie eine einzige Aufgabenliste und einen einzigen Kalender, um Ihre Tätigkeiten zu verwalten.
Erledigen Sie Arbeiten in Gruppen. Verwenden Sie Kategorien, um ähnliche Aufgaben in Gruppen zusammenzufassen.
Benutzen Sie Ihr gesundes Urteilsvermögen beim Senden von Nachrichten, und befolgen Sie die Empfehlungen zum Schreiben wirkungsvoller Nachrichten.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Kalender und Ihre Aufgaben.

Auch wenn Sie nicht alle hier beschriebenen bewährten Methoden befolgen, wird schon das Einhalten einiger davon zu einer verbesserten Nutzungserfahrung von Outlook für Mac 2011 führen.

Einrichten von Outlook für Mac 2011: Das Layout

Ordner

Als bewährte Methode gilt folgende Einrichtung:

Ein Posteingang für Nachrichten, die von Ihnen bearbeitet werden müssen. Der Posteingang ist für Nachrichten gedacht, die direkt an Sie gesendet werden, oder deren Kenntnisnahme für Sie wichtig sein könnte. Wenn Sie viele Nachrichten empfangen, die zwischen mehreren verschiedenen Personen hin- und hergehen, wechseln Sie in die Unterhaltungsansicht. Verwenden Sie andernfalls die Anordnung nach Datum (die Standardanordnung).
Ein einziger Referenzordner unterhalb des Posteingangs für alle Referenzmaterialien, auf die Sie sich eventuell später noch beziehen möchten. Dieser Ordner wird nicht automatisch, das heißt durch eine Regel, gefüllt. Nennen Sie diesen Ordner 1-Referenz. (Durch das Hinzufügen der "1-" wird er als erstes Element unter dem Posteingang angezeigt.) Dieser Ordner wird unterhalb des Posteingangs erstellt, damit Sie den Posteingang reduzieren und somit ausblenden können.

Notiz Wenn dieser Ordner zu groß wird (10.000 Element oder mehr), wird Outlook für Mac 2011 möglicherweise langsam, wenn Sie in diesen Ordner wechseln.
Ein Ordner für karriererelevante, private und persönliche Nachrichten. Das Vorhandensein eines gesonderten Ordners für persönliche und karriererelevante Nachrichten ermöglicht Ihnen das Suchen nach einer Nachricht, während Ihnen jemand über die Schulter sieht, ohne dass Sie sich darum sorgen müssten, dass private oder vertrauliche Nachrichten angezeigt werden. Nennen Sie diesen Ordner 2-Persönlich.

Vorgesetzte können einen einzelnen Ordner für Feedback zu ihren Mitarbeitern namens 3-Management haben.
Eine Ordnergruppe für Kontaktgruppennachrichten. Alle Nachrichten, die an Kontaktgruppen gesendet werden (auch als Listenserver, Mailing- oder Verteilerlisten bezeichnet) müssen nicht unbedingt gelesen werden. Diese Ordnergruppe stellt die Ablage für alle Kontaktgruppennachrichten dar, die nicht automatisch in Ihren Posteingang zugestellt werden. Erstellen Sie einen einzelnen Ordner auf oberster Ebene unter dem Posteingang namens Kontaktgruppen, und erstellen Sie dann für jedes Thema der Kontaktgruppen einen eigenen Unterordner. Normalerweise ist ein Ordner pro Kontaktgruppe ausreichend, doch wenn Sie an mehreren verwandten Kontaktgruppen beteiligt sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, alle Nachrichten im selben Ordner zu sammeln. Reduzieren Sie den Kontaktgruppenordner der obersten Ebene, damit Sie nicht von den ungelesenen Nachrichten abgelenkt werden, die sich in den Unterordnern befinden.

Notiz Wenn Sie alle Nachrichten einer Kontaktgruppe lesen müssen, erstellen Sie keinen Ordner dafür. Diese Nachrichten sollten direkt in Ihren Posteingang gehen.

Intelligente Ordner

Intelligente Ordner, die auch als Suchordner bezeichnet werden, eignen sich besonders zum Sammeln von Informationen aus mehreren verschiedenen E-Mail-Ordnern. Intelligente Ordner können besonders nützlich sein, wenn Sie Informationen zusammentragen müssen, die sich in verschiedenen Ordnern befinden, beispielsweise beim Vorbereiten einer Quartalsbesprechung.

Intelligenter Ordner

Wenn Sie ein großes Volumen von Nachrichten empfangen (mehr als 200 Nachrichten täglich), können Suchordner eine gute Möglichkeit sein, um E-Mails von verschiedenen Absendern zu strukturieren.

Ausführliche Informationen zum Einrichten von intelligenten Ordnern finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Artikels.

Regeln

Benachrichtigungen

Kategorien

Kategorien in Outlook für Mac 2011 ermöglichen Ihnen die Verwaltung von Elementen auf zahlreiche verschiedene Arten. Wir empfehlen die Erstellung von drei Hauptkategorien:

Projekt (kann Personen umfassen)
Thema
Ort oder Aktivität

Kategorien sind kein erforderlicher Bestandteil dieses Systems, doch sie können das Leben leichter machen, wenn Sie sie konsequent benutzen. Sie können Ihnen beispielsweise dabei helfen, einfacher zu identifizieren, welche Dinge sofort erledigt werden sollten, und Sie bei der Gruppierung ähnlich gelagerter Aufgaben unterstützen, die Sie dann auf einen Schlag erledigen können.

Gehen Sie wie folgt vor, um Kategorien zu erstellen:

Klicken sie auf der Registerkarte Start auf Kategorisieren und dann auf Neuen hinzufügen.

Als bewährte Methode gilt die Einrichtung von Kategorien für Folgendes:

Für jeden Ihrer direkten Mitarbeiter sowie für Ihren Vorgesetzten für Elemente, die bei der nächsten Besprechung Gegenstand sein sollen (beispielsweise eine Kategorie namens 1:1 Manager).

Für jeden der Hauptorte oder für die wesentlichen Arten von Aktivitäten, die Sie ausführen, damit Sie gleich gelagerte Aktionen in größerem Umfang gleichzeitig ausführen können (ein sinnvoller Baustein bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben), beispielsweise:

@Heimweg für Aufgaben, die Sie auf dem Nachhauseweg von der Arbeit erledigen können.

@E-Mail für Aufgaben, die E-Mail-Nachrichten, Besprechungen oder andere Funktionen von Outlook für Mac 2011 erfordern.

@Zuhause für Aufgaben, die Sie ausschließlich zu Hause erledigen können.

@Besprechung für Elemente, die Sie zur Vorbereitung von Besprechungen benötigen.

@Offline für Aufgaben, die nicht am Computer stattfinden, wie das Kopieren von Dokumenten.

@Online für Aufgaben, die nur online oder mithilfe eines Webbrowsers erledigt werden können.

@Telefon für Anrufe, die Sie tätigen oder entgegennehmen müssen.

@Lesen für Aufgaben, bei denen Sie lediglich lesen, aber nicht antworten müssen. Diese Kategorie ist besonders nützlich bei längeren Nachrichten oder Anhängen, die Sie zwar lesen müssen, aber nicht sofort abarbeiten können.

@Ausstehend für Nachrichten oder Aufgaben, zu denen Sie noch auf Antworten warten, wobei aber kein daraus resultierender, direkter Handlungsbedarf Ihrerseits besteht.

Outlook-Kategorien

Notiz Durch die Verwendung des @-Zeichens werden diese Kategorien in Ihrer Kategorienliste hervorgehoben. Die Markierung bestimmter Kategorien mit einem @ sorgt dafür, dass diese am Anfang Ihrer Kategorienliste bleiben und Sie daran erinnern, in welchem sachlichen oder räumlichen Kontext die jeweilige Aufgabe auszuführen ist (beispielsweise @Telefon heißt "am Telefon").

Für jedes wichtige Thema oder Projekt, sodass Sie Nachrichten zu einem bestimmten Themenkreis einfach finden können, insbesondere, wenn der Text oder Betreff der Nachricht kein Wort enthält, durch das die Nachricht bei einer Suche angezeigt würde.

Für wichtige Elemente, die heute erledigt und nicht auf einen anderen Tag verschoben werden können.

Notiz Im Gegensatz zur Ablage, bei der sich ein Element immer nur in einem Ordner befinden kann, können auf ein Element mehrere Kategorien angewendet werden. Eine wichtige Nachricht, die Sie mit Ihrem Vorgesetzten besprechen möchten, bevor Sie darauf antworten, können Sie beispielsweise mit den beiden Kategorien @E-Mail und 1:1 Manager markieren.

Sie werden sehen, dass sich dank Kategorien das Suchen effizienter gestaltet und die Vorbereitung auf Besprechungen vereinfacht.

Notiz Gehen Sie bei der Kategorisierung Ihrer ausgehenden Nachrichten mit großer Sorgfalt vor, denn Ihre Empfänger können diese Kategorien möglicherweise sehen. Wenn Ihre Empfänger weder Outlook für Mac 2011 noch Exchange Server 2010 verwenden, können Sie die von Ihnen festgelegten Kategorien sehen.

Bekommen Sie Ihren Posteingang durch vier grundlegende Prinzipien in den Griff

Nachdem Sie Ihr System eingerichtet haben, sind Sie bereit für die Verwaltung eingehender Nachrichten. Indem Sie Ihren Posteingang zum zentralen Ort für das Empfangen wichtiger Nachrichten machen, können Sie diesen in der Gewissheit durchsehen, dass jedes darin enthaltene Element tatsächlich Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Gehen Sie für jede Nachricht in Ihrem Posteingang wie folgt vor:

Wenn sie unwichtig ist, löschen Sie sie sofort.
Wenn sie sich in zwei Minuten oder kürzerer Zeit abarbeiten lässt, erledigen Sie das (antworten, ablegen, anrufen usw.).
Wenn sie nicht für Sie bestimmt ist oder delegiert werden kann, delegieren Sie sie (weiterleiten).
Wenn Sie sie erledigen müssen, dies aber länger als zwei Minuten dauern wird (einschließlich Lesen), stellen sie sie zurück (abwarten).

Wenn Sie sie als Referenz benötigen (auch wenn Sie entschieden haben, sie zurückzustellen), verschieben Sie sie in Ihren Referenzordner. Das Ziel ist es, die Bearbeitungsvorgänge pro Nachricht zu minimieren.

Löschen

Löschen Sie Nachrichten, die Sie nicht lesen müssen. Wenn es Junk-E-Mails sind, löschen Sie diese.

Erledigen: Das 2-Minuten-Programm

Es ist erstaunlich, was man alles in zwei Minuten erledigen kann. Beispielsweise können viele Nachrichten innerhalb von zwei Minuten oder kürzer beantwortet werden. Wenn eine Nachricht aber mehr als zwei Minuten Bearbeitungszeit beansprucht, stellen Sie sie zurück. Damit Sie ein Gespür dafür bekommen, wie sich zwei Minuten anfühlen, sollten Sie Ihre Zeiten selbst stoppen.

Nachdem Sie die Nachricht bearbeitet haben, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Löschen Sie die Nachricht, wenn sie nur unwesentliche Auswirkungen hat.
Legen Sie die Nachricht in einem Ihrer Referenzordner ab (beispielsweise 1-Referenz).

Delegieren

Manchmal erhalten Sie Nachrichten, die tatsächlich von jemand anderem bearbeitet werden muss. Beantworten Sie in solchen Fällen die Nachricht, und nehmen Sie dabei die Person in die "An"-Zeile mit auf, an die Sie die Nachricht delegieren.

Wenn Sie später nachfassen möchten, kennzeichnen Sie sie vor dem Absenden für sich selbst. Markieren Sie die Aufgabe mit der Kategorie @Ausstehend.

Zurückstellen

WANN SOLLTE EINE NACHRICHT ZURÜCKGESTELLT WERDEN

Das Zurückstellen einer Nachricht bedeutet, dass Sie sie später, wenn Sie Zeit dazu haben, lesen werden. Gründe für eine Zurückstellung können sein:

Die Bearbeitung der Nachricht kann nicht innerhalb von zwei Minuten erledigt werden.
Das Lesen der Nachricht dauert länger.
Die Nachricht erfordert eine sorgfältig durchdachte Antwort.
Die Nachricht erfordert zusätzliche Aktionen in einem anderen Programm (beispielsweise "Muss dem Dokument <Name> hinzugefügt werden").

ZURÜCKSTELLEN EINER NACHRICHT: KENNZEICHNEN

Wenn Sie entscheiden, dass Sie sich nicht sofort mit einer Nachricht befassen können, können Sie diese kennzeichnen:

Wenn Sie noch heute bearbeitet werden muss, kennzeichnen Sie sie für Heute (klicken Sie einfach auf das Kennzeichen).
Wenn Sie sie länger zurückstellen können, halten Sie ⌘+CTRL gedrückt, klicken Sie auf die Nachricht, und kennzeichnen Sie sie dann für die Nachverfolgung zu einem späteren Datum.
Wenn Sie die Nachricht mehr als einmal benutzen müssen und einfach darauf zugreifen können möchten, legen Sie das Kennzeichen Startdatum für die Aufgabe auf 100 Jahre in der Zukunft fest. (Verwenden Sie dieses Kennzeichen sparsam, damit es nicht zu einer beliebigen und überfüllten Sammelkategorie wird.)
Wenn Sie die Nachricht kurzfristig benötigen, kennzeichnen Sie sie mit Kein Fälligkeitsdatum, damit Sie in der Liste zuoberst angezeigt wird. Verwenden Sie diese Gruppe sparsam, und bereinigen Sie sie regelmäßig, da sie den Platz ganz oben in Ihrer Aufgabenliste einnimmt.

Indem Sie die Nachricht kennzeichnen und im Referenzordner ablegen, haben Sie sie bearbeitet und können Sie aus der Ansicht verschieben. Da sie aber immer noch in Ihrer Aufgabenliste vorhanden ist, können Sie sich mit der nächsten Nachricht beschäftigen, weil Sie wissen, dass Sie sich später um gekennzeichnete Elemente kümmern werden.

KATEGORISEREN GEKENNZEICHNETER ELEMENTE

Sie können eine Kategorie hinzufügen, um auf einen Blick sehen zu können, worin die nächste Aktion besteht. Ein kurzer Blick auf Ihre kategorisierten Aufgaben zeigt Ihnen sofort, was von Ihnen sofort erledigt werden kann (@Büro), bei welchen Aufgaben Sie auf andere Personen warten (@Ausstehend) und zu welchen Themen Besprechungen anstehen (@Besprechung).

BEARBEITUNGSZEITPUNKT FÜR ZURÜCKGESTELLTE AUFGABEN

Nachdem Sie Ihre Nachrichten verarbeitet haben, können Sie sich um Ihre Aufgabenliste kümmern. Hierbei beantworten Sie dann Nachrichten, die Sie zurückgestellt haben.

ABLEGEN

Manchmal erhalten Sie eine Nachricht, bei der kein Handlungsbedarf Ihrerseits besteht, die Sie aber möglicherweise noch einmal brauchen werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist eine Nachricht mit Anweisungen. Legen Sie solche Nachrichten in Ihrem Referenzordner ab (1-Referenz). Durch das Hinzufügen einer Kategorie lässt sich die Nachricht später leichter finden, wenn Sie sie benötigen (beispielsweise @Projekt). Führen Sie die Kategorisierung vor dem Ablegen aus.

Nachdem Sie mit der Bearbeitung Ihrer Nachrichten fertig sind, sollte Ihr Posteingang aufgeräumt sein, sodass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Ihren Kalender und anstehende Aufgaben richten können.

Tägliche Überprüfung: Zeit- und Aufgabenmanagement

Als bewährte Methode gilt es, jeden Morgen für die Verwaltung der Aufgabenliste und des Kalenders Zeit zu reservieren. Dies umfasst:

Prüfen der Termine und Besprechungen für den Tag und die anstehende Woche.
Prüfen Ihrer Aufgaben und Vornehmen von Anpassungen.
Hinzufügen von Terminen zum Kalender, um die Arbeitszeit zu planen.

Ablehnen

Seien Sie beim Prüfen Ihres Kalenders und der Aufgabenliste realistisch bei der Einschätzung, welches Pensum Sie schaffen können. Manchmal bedeutet dies auch Nein zu sagen. Im Folgenden finden Sie einige Methoden, um durch Ablehnen Zeit zu gewinnen:

Lehnen Sie Besprechungen ab, an denen Ihre Teilnahme nicht erforderlich ist. Ja, das geht.
Löschen Sie Aufgaben, die Sie nicht erledigen müssen oder von denen Sie wissen, dass Sie sie nicht ausführen werden.
Senden Sie Nachrichten, in denen Sie die Absender wissen lassen, dass Sie an einer Antwort arbeiten (und stellen Sie sicher, dass Sie diese vor dem Senden für sich selbst kennzeichnen). Es ist besser, jemandem mitzuteilen, dass Sie innerhalb eines realistischen Zeitraums antworten werden, anstatt diesen glauben zu lassen, dass Sie die Anfrage vergessen haben.

Kalenderverwaltung

Wenn Sie an einem Tag viele Besprechungen haben, haben Sie zwangsläufig weniger Zeit zum Erledigen von Aufgaben und zum Schreiben von Nachrichten. Verschieben Sie also Aufgaben auf andere Tage.

Wenn eine Aufgabe viel Zeit in Anspruch nehmen wird oder definitiv von Ihnen erledigt werden muss (im Gegensatz zu Aufgaben, bei denen Sie entscheiden, dass Sie sie nicht erledigen müssen), reservieren Sie dafür Zeit im Kalender.

Möglichkeiten zum Erstellen von Aufgaben

Beim Durchsehen Ihres Kalenders und der Aufgabenliste werden Ihnen zwangsläufig weitere Dinge einfallen, die Sie erledigen müssen. Im Folgenden finden Sie einige Arten, auf die Sie in Outlook Aufgaben erstellen können:

Kennzeichnen Sie die Nachricht.
Klicken Sie im Menüband auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabe, um eine neue Aufgabe zu erstellen.
Wenn Sie im Auto unterwegs sind, und es legal und sicher ist, verwenden Sie die Voicememofunktion Ihres Mobiltelefons oder mobilen Geräts, um Aufgaben aufzuzeichnen, und übertragen Sie diese später schriftlich in Ihre Aufgabenliste.

Möglichkeiten zum Verwalten von Aufgaben

Im Folgenden finden Sie Vorgehensweisen, die Ihnen beim Umgang mit Ihren Aufgaben behilflich sein können:

Fügen Sie Aufgaben in der Reihenfolge des Auftretens hinzu, indem Sie im Menüband zuerst auf Neu und dann auf Aufgaben klicken.
Entfernen Sie Aufgaben, die Sie nicht erledigen müssen. Ihre Aufgabenliste darf nicht überfrachtet werden, sonst verliert sie ihre Nützlichkeit. Klicken Sie bei gekennzeichneten Nachrichten, die Sie behalten möchten, auf Kennzeichnung löschen, andernfalls einfach auf Löschen.
Markieren Sie fertig gestellte Aufgaben als erledigt, damit Sie aus der Aufgabenliste entfernt werden.
Gestalten Sie Aufgaben aktionsorientierter, indem Sie den Aufgabenbetreff ändern. Eine Aufgabe mit dem Betreff Änderung der Gruppenmitgliedschaft nicht möglich sollte in Antwort an Steffen umbenannt werden, weil dies die nächste Aktion für die Aufgabe ist. Zum Ändern des Aufgabenbetreffs doppelklicken Sie auf die Aufgabe, und geben Sie dann einen neuen Betreff ein.
Wenden Sie Kategorien an, um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, wo Sie für den nächsten Schritt sein müssen, und um Aufgaben hervorzuheben.
Ordnen Sie Ihre Aufgaben in Gruppen ähnlicher Aufgaben neu an, beispielsweise Aufgaben mit derselben Kategorie. Auf diese Weise können Sie ähnliche Aufgaben zusammen bearbeiten.

Zwar ist Organisiertheit ein wichtiger Aspekt, doch verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit der Priorisierung und Verwaltung der Aufgabenliste. Das Verwalten der Aufgabenliste sollte nicht zum Selbstzweck werden.

Verwenden Sie Ihren Kalender: Erstellen Sie Termine zum Verwalten Ihrer Zeit

Denken Sie daran: Es gibt immer mehr zu tun, als Zeit dafür vorhanden ist.

Als Bestandteil eines effektiven Zeitmanagements benötigen Sie Zeit, um sich mit Ihren Nachrichten zu beschäftigen, um Termine und Aufgaben zu verwalten und um über die weitere Planung nachzudenken.

Sie können diese Zeit für sich einplanen, indem Sie im Kalender regelmäßige Termine und Besprechungen eintragen. Ihr Kalender sollte als realer Plan für die Nutzung Ihrer Zeit fungieren. Wenn Sie dort etwas geplant haben, sollten Sie zu diesem Zeitpunkt auch genau das tun.

Halten Sie sich Zeiten für Folgendes frei:

Kümmern Sie sich um Ihre Nachrichten. Das Reservieren von Zeit für die Bearbeitung von Nachrichten ist besonders wichtig, wenn Sie viele Nachrichten erhalten. Auch wenn Sie Regeln eingerichtet haben, sodass nur wichtige Nachrichten in Ihren Posteingang gelangen, benötigen Sie dennoch Zeit, um diese zu bearbeiten.

Tipp Beseitigen Sie beim Bearbeiten und Lesen von Nachrichten jegliche visuelle Ablenkungen, indem Sie den Navigationsbereich und das Menüband minimieren.
Prüfen Sie täglich und wöchentlich Ihre Aufgaben und Termine. Gehen Sie Ihren Kalender und die Aufgaben durch und gleichen Sie Termine und Aufgaben mit Ihren Prioritäten ab. Wenn Sie viele Termine im Kalender haben, ist Folgendes an der Zeit:

1. Lösen Sie Doppelbelegungen von Terminen auf, denn schließlich können Sie nicht an zwei Orten zugleich sein.

2. Planen Sie Zeiten für die Erledigung von Arbeiten ein.

3. Beurteilen Sie, ob Sie Ihre Zeit effektiv nutzen und die richtigen Prioritäten setzen.

4. Besprechen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten. Regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Vorgesetzten können zur Klärung beitragen, woran Sie derzeit arbeiten, und gegebenenfalls zu einer Neubewertung der Prioritäten führen. Zum Einrichten einer Besprechungsserie klicken Sie auf Serie.

Aufgaben: Erledigen von Arbeit

Wöchentliche Prüfung

Ein Gesamtüberblick über Ihre Zeit und Aufgaben hilft Ihnen bei der Priorisierung wichtiger Arbeiten gegenüber weniger dringenden Aufgaben. Er hilft Ihnen, anderen darzulegen, was realistischerweise von Ihnen erwartet werden kann – und was nicht. Das Prüfen der vergangenen Woche sowie der anstehenden Woche ist ebenfalls sehr hilfreich bei der Vorbereitung für eine wöchentliche Besprechung mit Ihrem Vorgesetzten oder eine Status-E-Mail.

Erledigen von Aufgaben – aber wo?

Nachdem Sie Ihre Nachrichten bearbeitet haben, ist der beste Ort zum Arbeiten in Outlook (Beantworten von Nachrichten usw.) im Bereich "Aufgaben". Indem Sie zu "Aufgaben" wechseln, werden Sie nicht von Nachrichten abgelenkt, die in Ihrem Posteingang eingehen.

Gruppenweises Verarbeiten von Aufgaben

Erledigen Sie beim Durchsehen Ihrer Aufgabenliste und des Kalenders ähnliche Aufgaben zusammen. Wenn Sie beispielsweise nur ein paar Minuten Zeit haben, führen Sie alle Telefonate (wenn es nur ein paar sind). Legen Sie anstrengende Aufgaben (für manch einen kann dies das Beantworten von Nachrichten sein) auf Zeiten, zu denen Sie noch Energie besitzen. Beschäftigen Sie sich mit weniger anspruchsvollen Aufgaben, wie dem Lesen von Statusnachrichten, später am Tag, oder immer dann, wenn Sie nicht mehr in Bestform sind. Durch die gruppenweise Abarbeitung Ihrer Aufgaben erzielen Sie bei allen Ihren Projekten gleichzeitige Fortschritte.

Eine Möglichkeit zum gemeinsamen Verarbeiten von ähnlichen Aufgaben besteht darin, die Anordnung von Startdatum in Kategorien zu ändern. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift Kategorien.

Notiz Wenn Sie Aufgaben haben, von denen die Arbeit anderer Personen abhängt und blockiert wird, erledigen Sie diese zuerst.

Abschließen von Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe fertig gestellt haben, markieren Sie sie als erledigt. Outlook für Mac 2011 pflegt die Liste der erledigten Aufgaben automatisch. Dies kann eine nützliche Zusammenfassung Ihrer erledigten Arbeiten sein. Wenn Sie keine Aufzeichnung der Aufgabe oder Nachricht benötigen, löschen Sie sie, oder entfernen Sie die Kennzeichnung.

Aufgabe, Als erledigt markieren

Offline arbeiten

Wenn Sie viel zu tun haben, erwägen Sie den Wechsel in den Offlinemodus, um sich vor Ablenkung durch eingehende Nachrichten zu schützen.

Wenn Sie zwischen Online- und Offlinemodus wechseln, werden alle in Ihrem Outlook-Profil vorhandenen E-Mail-Konten geändert.

Klicken Sie im Menü Outlook auf Offline arbeiten.

Die Umschaltfläche Onlinemodus im Menüband Tools zeigt an, dass Sie offline arbeiten.

Registerkarte "Tools", Offlinemodus

Klicken Sie auf die Umschaltfläche Onlinemodus, um zum Onlinemodus zurückzukehren.

Suchen einer bestimmten Nachricht: Effektives Suchen

Schreiben wirkungsvoller E-Mail-Nachrichten

Die folgenden Regeln helfen Ihnen, Ihre Botschaft in einem professionellen Look zu vermitteln.

Grundlegende Regeln für wirkungsvolle Nachrichten: Empfehlungen

Lesen Sie Ihre Nachricht, bevor Sie sie absenden.
Gestalten Sie den Betreff sprechend und aktionsorientiert. Beispielsweise Vertriebsteam, Bitte die vorgeschlagenen Vorstandssitzungsdaten senden, wobei Vertriebsteam der Name der Gruppe ist und Bitte senden die Aktion. Andere nützliche Präfixe sind unter anderem Zur Kenntnisnahme und Aktion erforderlich.
Wenn eine Aktion erforderlich ist, teilen Sie die gewünschte Handlung im Feld Betreff mit.
Ändern Sie den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.
Halten Sie alle Nachrichten kurz und pointiert.
Organisieren Sie den Inhalt der Nachricht vom Wichtigsten zum Unwichtigsten.
Formatieren Sie wichtige Informationen eventuell fett.
Setzen Sie Aufgaben oder Fragen in eigene Zeilen, damit Sie herausstehen und bemerkt werden.
Formatieren Sie die Namen von Personen fett, an die sich Fragen richten. Beispielsweise Steffen: Wie ist der Projektstatus?
Beschränken Sie die Anzahl der Personen, an die Sie eine Nachricht senden, auf diejenigen, die sie lesen müssen.
Fügen Sie Personen, die nur informiert werden sollen, in der "Cc"-Zeile hinzu.
Nehmen Sie Personen, die antworten oder aktiv werden müssen, in die "An"-Zeile auf.
Verwenden Sie eine Signatur, wenn dies angemessen ist, doch halten Sie diese möglichst einfach, kurz, professionell und im Idealfall frei von Grafiken.
Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, senden Sie keine Nachricht. Telefonieren Sie, oder senden Sie eine Sofortnachricht.
Wenn Sie an einer E-Mail-Unterhaltung teilnehmen, die nach mehr als 10 Nachrichten noch kein Ergebnis hat, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Besprechung abzuhalten, um das Problem zu diskutieren. E-Mail ist nicht immer ein effizientes Medium zur Lösung komplexer Probleme. Klicken Sie bei ausgewählter Nachricht auf der Registerkarte Start auf Besprechung.
Bestätigen Sie den Erhalt von Nachrichten, die eine umfassendere Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um sofort vollständig zu antworten, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich die Sache ansehen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder bis zu einem Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht für sich zur späteren Erledigung.
Verwenden Sie Hohe Priorität sehr sparsam.
Wenn Sie eine Frage stellen, auf die mehrere Personen antworten könnten, wählen Sie nur eine davon aus, statt die Frage an die Gruppe zu senden.

Nachverfolgung: Kennzeichnen beim Senden

Wenn Sie eine Nachricht an jemanden senden, von dem Sie eine Antwort benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

Kennzeichnen Sie die Nachricht für sich selbst beim Senden.
Markieren Sie sie mit der Kategorie @Ausstehend.

Wenn Sie diese Schritte einhalten, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin besteht, eine weitere Nachricht zu senden oder auf eine Antwort zu warten.

Tipp Sich selbst daran zu erinnern, eine weitere Nachricht zu senden, ist häufig wirkungsvoller, als die Nachricht für den Empfänger zu kennzeichnen. Kennzeichnen Sie im ähnlichen Fall, wenn Sie in einer Nachricht die Ausführung einer Aktion versprechen, diese für sich selbst, damit eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste angelegt wird, die Sie daran erinnert.

Grundlegende Regeln für wirkungsvolle Nachrichten: Unterlassungen

Nehmen Sie Ihren Vorgesetzten nicht in jede Nachricht auf, die Sie senden.
Senden Sie keine Nachricht, wenn Sie sich ärgern. Schreiben Sie die Nachricht, speichern Sie sie im Ordner "Entwürfe", und sehen Sie sich die Nachricht später noch einmal in Ruhe an.
Erwarten Sie keine schnelle Antwort, wenn Sie lange Nachrichten senden (mehr als zwei Absätze).
Senden Sie nicht schon nach weniger als einem Tag nach der ersten Nachricht eine Nachfassnachricht. Wenn Sie keine zeitnahe Rückmeldung erhalten, versuchen Sie es per Telefon oder Instant Messaging.
Geben Sie nicht jeder gesendeten Nachricht eine Kennzeichnung. Ansonsten werden die Empfänger diese bald nur noch ignorieren.
Schreiben Sie nicht ausschließlich in GROSSBUCHSTABEN.
Senden Sie keine Anlagen, sondern stattdessen Links. Diese Regel gilt insbesondere für Besprechungsanfragen, bei denen Anlagen Serverkontingente beträchtlich belasten können.
Erweitern Sie Kontaktgruppen (Verteilerlisten) nicht. Das Erweitern von Kontaktgruppen (Verteilerlisten) erschwert das Lesen der Nachricht und sorgt dafür, dass sie bei Empfängern, die Regeln verwenden, in die falschen Ordner geleitet werden.
Verwenden Sie keinen Sarkasmus. Ihr Humor kann leicht missverstanden werden.
Schreiben Sie nichts, was nicht jeder im Unternehmen lesen dürfte. Sie wissen nie, wo Ihre Nachricht am Ende ankommt.
Verwenden Sie keine Kursiv- oder ausgefallenen Schriftarten, die schwer zu lesen sind.
Verwenden Sie keine rote Schriftformatierung, weil diese sehr schwer lesbar sind und als negative Kritik interpretiert werden könnten.
Verwenden Sie nicht "Allen antworten", um sich aus einer Kontaktgruppe entfernen zu lassen.

Beachtenswertes bei Kontaktgruppen (auch als Verteilerlisten bekannt)

Wenn Sie einer umfangreichen Kontaktgruppe antworten, befolgen Sie alle oben genannten Empfehlungen/Unterlassungen.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder das Problem gesondert untersuchen, antworten sie an die gesamte Kontaktgruppe, damit alle wissen, dass Sie antworten, und antworten Sie dann der Einzelperson gesondert. Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Lösung des Problems der ganzen Kontaktgruppe antworten und die Lösung mitteilen. Auf diese Weise können sich andere Mitglieder der Kontaktgruppe auf die Lösung beziehen.

Umleiten an Personen

Wenn jemand eine Nachricht an eine Kontaktgruppe sendet, deren Mitglied Sie sind, wobei die Nachricht aber besser von jemand anderem oder einer anderen Kontaktgruppe beantwortet würde, gehen Sie wie folgt vor:

Antworten Sie, wobei Sie die richtige Kontaktgruppe oder Person in die An-Zeile setzen.
Lassen Sie Antworten an die richtige Kontaktgruppe oder Person senden.
Setzen Sie die ursprüngliche Kontaktgruppe nicht in die Bcc-Zeile, weil Ihre Nachricht von den Regeln anderer Personen gefiltert wird. Lassen Sie die Kontaktgruppe lieber in der An- oder Cc-Zeile.

Verlassen einer Kontaktgruppe

Wenn Sie E-Mail von einer Kontaktgruppe erhalten, von der Sie kein Mitglied sein möchten, senden Sie eine Nachricht an Ihren Netzwerkadministrator oder den Besitzer der Kontaktgruppe mit der Bitte, Sie zu entfernen. Antworten Sie nicht an die gesamte Kontaktgruppe.

Verwenden von Inlinekommentaren

Das Hinzufügen von Inlinekommentaren zu einer Nachricht, die Sie empfangen haben, ist eine bequeme Art zum Beantworten von Fragen und zum direkten Eingehen auf Probleme. Als bewährte Methode gilt folgende Vorgehensweise:

Merken Sie in Ihrer Nachricht an, dass Sie Inlinekommentare verwenden. Fügen Sie beispielsweise "Siehe Kommentare weiter unten" ein.
Setzen Sie Ihren Text vom Originaltext der Nachricht ab. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Ändern der Schriftfarbe
- Voranstellen Ihres Namens oder Ihrer Initialen in eckigen Klammern, beispielsweise [Sören Michels]
- Formatieren der Schriftart in kursiv, fett oder beidem
Löschen Sie nichts, was Sie nicht geschrieben haben.

Wenn Sie nur einen kleinen Teil einer längeren Nachricht kommentieren möchten, kopieren Sie diesen Abschnitt der Nachricht unter Verwendung einer anderen Farbe in Ihre Antwort, setzen Sie das Zitat in Anführungszeichen, und geben Sie Ihre Antwort ein.

Verwenden von Bcc

Wenn Sie den Namen eines Empfängers in einer Nachricht dem Feld Bcc hinzufügen, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet, ohne dass dessen Name anderen Empfängern der E-Mail angezeigt wird.

Verwenden Sie die "Bcc"-Funktion, um zusätzliche Personen aus einer E-Mail-Unterhaltung zu entfernen, wenn Sie der Meinung sind, dass diese die zusätzlichen E-Mails nicht mehr benötigen, oder wenn sich das Thema der Unterhaltung geändert hat.

Wenn Sie beispielsweise eine von fünf Personen sind, die eine Frage empfangen, die Sie beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Teilnehmer in die Bcc-Zeile, und schreiben Sie einen ähnlichen Text wie "Bcc an Andreas, Armin, Alf und Andrea. Hier ist die Antwort…". Zukünftige Nachrichten werden dann nur noch zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender gewechselt.

Verwenden Sie "Bcc" nicht, um einem Dritten (beispielsweise Ihrem Vorgesetzten) von einer vertraulichen Nachricht in Kenntnis zu setzen. Möglicherweise erkennt der "Bcc"-Empfänger nicht, dass er eine Bcc-Nachricht erhalten hat, und antwortet allen, wodurch die anderen erfahren, dass er eine "Bcc"-Nachricht erhalten hatte. Dies kann den Eindruck einer gewissen Hinterhältigkeit Ihrerseits vermitteln.

Statt mithilfe von "Bcc" einen Dritten über ein Problem zu informieren, sollten Sie die Nachricht nach dem Absenden einfach weiterleiten.

Kalender und Besprechungen

Wann ist es angemessen, eine Besprechung einzuberufen?

Setzen Sie unter folgenden Umständen eine Besprechung an:

Eine neue Gruppe von Personen arbeitet zum ersten Mal zusammen.
Mehr als 10 relativ lange Nachrichten wurden zwischen mehreren Personen gewechselt.
Eine Diskussion, ein Brainstorming oder eine Zusammenarbeit ist erforderlich.
Berufen Sie eine Besprechung ein, wenn dies die effektivste Möglichkeit ist, um Fortschritte zu erzielen, und legen Sie deutlich dar, was die Ziele der Besprechung sind, bevor Sie diese einberufen.

Einzuladende Teilnehmer

Laden Sie nur Personen ein, deren Beteiligung erforderlich ist. Jede zusätzliche, zu einer Besprechung eingeladene Person erhöht die Komplexität der Besprechung, wodurch sie schwieriger zu kontrollieren ist. Andererseits müssen Sie, wenn Entscheidungen getroffen werden sollen, sicherstellen, dass die verantwortlichen Entscheidungsträger anwesend sind, da die Besprechung ansonsten reine Zeit- und Ressourcenverschwendung ist.

Auswählen der Zeit für die Besprechung

Wählen Sie eine Uhrzeit aus, zu der alle teilnehmen können, indem Sie die Frei/Gebucht-Informationen der eingeladenen Personen im Kalender überprüfen. Verwenden Sie die Terminplanung zur Anzeige der Verfügbarkeit aller Besprechungsteilnehmer.

Im Frei/Gebucht-Raster wird die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt. Eine grüne vertikale Linie zeigt den Beginn der Besprechung an, eine rote vertikale Linie das Ende der Besprechung.

Kalenderplaner

Gehen Sie wie folgt vor, um beim Verfassen einer Besprechungsanfrage die Terminplanung anzuzeigen:

Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung auf Terminplanung.

Persönliche Besprechungen im Gegensatz zu Remotebesprechungen

Halten Sie unter folgenden Umständen persönliche Besprechungen ab:

Eine Gruppe soll zum ersten Mal zusammenarbeiten.
Nicht elektronische Elemente sollen gezeigt oder ausgeteilt werden.
Es handelt sich um ein Brainstorming.
Es handelt sich um eine zusammenarbeitsintensive Besprechung.
Nicht alle Teilnehmer besitzen ein Telefon oder die erforderliche elektronische Besprechungssoftware und -ausrüstung.

Halten Sie andernfalls eine telefonische Besprechung ab.

Tipp Wenn Sie zum Besprechungsort anreisen, sollten Sie die Reisezeit vor und nach der Besprechung in Ihrem Kalender einplanen.

Behandeln von relevanten Dokumenten

Zur Vorbereitung einer Besprechung müssen häufig im Vorfeld oder während der Besprechung Dokumente verteilt werden.

Wenn alle Teilnehmer eine Verbindung mit Ihrem Unternehmensnetzwerk besitzen, legen Sie die Dokumente auf einer SharePoint-Website oder einem freigegebenen Netzwerklaufwerk ab.

Senden Sie keine Anlagen mit Ihrer Besprechungsanfrage.

Vorbereiten einer Tagesordnung: Aufgaben können helfen

@Besprechung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Tagesordnungspunkte.

Erstellen Sie eine einzelne Aufgabe, markieren Sie sie mit der Kategorie "@Besprechung", und legen Sie das Datum für "Beginnt am" oder "Fällig am" auf das Datum der Besprechung fest. Wenn das Besprechungsdatum näherrückt und Diskussionspunkte aufkommen, fügen Sie der Aufgabe Kommentare, Listenelemente und Gedanken hinzu, wie Sie Ihnen in den Sinn kommen. Aus dieser Aufgabe wird dann die Tagesordnung für die Besprechung erstellt.

Markieren Sie die Aufgabe im Anschluss an die Besprechung als erledigt, und erstellen Sie neue Aufgaben für Ihre Aktionspunkte.
Wenn Sie eine Reihe von Nachrichten oder nur eine Nachricht diskutieren möchten…

Wenn Sie eine Nachricht besitzen, die bei einer Besprechung diskutiert werden soll, kennzeichnen Sie diese Nachricht für den Tag der Besprechung, und markieren Sie sie mit der Kategorie "@Besprechung".

Wenn Sie mehr als drei Nachrichten diskutieren möchten, kennzeichnen Sie diese nicht einzeln, weil sie sonst die Aufgabenliste unübersichtlich machen. Erstellen Sie stattdessen eine neue Aufgabe mit dem Namen der Besprechung, und kopieren Sie die Nachrichten einzeln in die Aufgabe. Markieren Sie dann diese Aufgabe mit der Kategorie "@Besprechung".

Während einer Besprechung: Zusammenarbeit

Das Tool, das Sie während einer Besprechung für die Zusammenarbeit verwenden, ist vom Ort und der Verfügbarkeit für Ihre Teilnehmer abhängig.

Wenn Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten, während sich alle im selben Raum aufhalten, können Sie die Funktionen "Änderungen verfolgen" und "Kommentare" in Word verwenden.

Wenn Sie eine Präsentation vorführen und einige Personen remote teilnehmen, können Sie Ihren Bildschirm mithilfe der Mac OS-Systemeinstellung "Freigabe" für andere Computerbenutzer freigeben.

Beenden einer Besprechungsserie

Wenn eine Besprechungsserie ihren Zweck erfüllt hat, sollten Sie das Serienmuster so ändern, dass es mit der letzten Besprechung der Serie endet, statt die Besprechung zu stornieren, wodurch alle Verlaufsinstanzen der Besprechungsserie entfernt würden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Serie", und ändern Sie das Enddatum."

Zeitpunkt und Vorgehensweise zum Freigeben Ihres Kalenders

Möglicherweise müssen Sie Ihren Kalender gar nicht freigeben, weil alle Organisationsmitglieder sehen kann, wann Sie frei oder gebucht sind, aber nicht notwendigerweise den Inhalt oder das Thema Ihrer Besprungen und Termine anzeigen können. Sie können jedoch Ihren Kalender ganz einfach für Ihr Team freigeben, wenn Sie möchten, dass dessen Mitglieder alle Ihre Besprechungen und Termine anzeigen können.

Für den Fall, dass Sie jemand anderen für die Verwaltung Ihres Kalenders in Ihrem Auftrag benötigen, beispielsweise einen Assistenten, der für Sie Besprechungen zusagen oder ablehnen kann, können Sie Ihren Kalender delegieren. Wählen Sie beim Delegieren Ihres Kalenders nur eine Person aus. Bestellen Sie nicht alle zu Stellvertretungen für Ihren Kalender. Bei mehr als einer Vertretung kann es zu Fehlern in Ihrem Kalender kommen.

Notiz Ob Ihr Kalender freigegeben wird, ist von der Version von Microsoft Exchange Server abhängig, die auf Ihrem System ausgeführt wird, sowie von der Konfiguration des Servers durch den Administrator.

Kontakte

Häufig gestellte Fragen

Warum sollte der Lesebereich rechts und nicht unten angezeigt (oder sogar deaktiviert) werden?

Das Lesen einer längeren Spalte mit engem Text ist einfacher, als einen kurzen, aber breiteren Textabschnitt. Der Grund hierfür ist, dass es bei größeren Abständen einfacher ist, die Augen von oben nach unten als von links nach rechts zu bewegen, wodurch es zu Bewegungen von Kopf und Nacken und daraus resultierender Erschöpfung kommen kann. Es ist von Vorteil, den Lesebereich aktiviert zu lassen, damit Sie nicht jede Nachricht zum Lesen des Inhalts öffnen müssen.

Was geschieht mit Ordnern, die nicht mehr benötigt werden?

Die Ordnerliste im Navigationsbereich sollte für häufig verwendete Ordner reserviert sein. Wenn diese mit Ordnern überfrachtet ist, die Sie nicht einmal mehr kennen, verschieben Sie sämtliche E-Mails in den Referenzordner, und löschen Sie die vorhandenen Ordner.

Wann sollte die Unterhaltungsansicht verwendet werden?

Die Unterhaltungsansicht ist in folgenden Fällen nützlich:

Sie prüfen Ihre Nachrichten seltener und müssen deshalb zu einem Zeitpunkt mehr Nachrichten anzeigen.
Sie besitzen zahlreiche Nachrichtenthreads, die umfangreichen Diskussions-E-Mail-Verkehr enthalten.
Sie müssen den Kontext sehen, wer wem geantwortet hat.
Sie erhalten viele Nachrichten.

Durch das Anzeigen der Nachrichten in der Unterhaltungsansicht können Sie ganz einfach sehen, in welchen Unterhaltungen die meisten E-Mails gewechselt wurden. In diesen Fällen lesen und beantworten Sie eventuell nur die letzte Nachricht der Unterhaltung. Sie können auch eine ganze Unterhaltung auswählen und verarbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine längere Serie von Nachrichten haben, bei der in der letzten lediglich festgestellt wird "Danke, damit ist meine Frage beantwortet", können Sie die gesamte Unterhaltung einfach löschen.

In der Unterhaltungsansicht werden auch Nachrichten aus anderen Ordnern angezeigt, was sehr hilfreich ist, wenn Sie eine neue Nachricht zu einer längeren Unterhaltung erhalten. Sie sehen dann den gesamten Verlauf, einschließlich Ihrer Antworten.

Sollten persönliche und geschäftliche Nachrichten zusammen aufbewahrt werden?

Die Verringerung der Anzahl der Orte, an denen Sie Nachrichten lesen, bedeutet nicht, dass Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Nachrichten vermischen sollten. Als bewährte Methode gilt es, verschiedene E-Mail-Konten für geschäftliche und persönliche Kommunikation zu verwenden. Sie sollten aber in jedem Fall die Anzahl der E-Mail-Adressen verringern, mit denen Sie umgehen müssen. Glücklicherweise können Sie mit Outlook für Mac 2011 gleichzeitig mehrere Konten anzeigen. Sie können Ihre Geschäftsnachrichten (Exchange Server) anzeigen sowie Ihr Windows Live Hotmail und Google Mail-Konto, während Sie die ganze Zeit mit demselben Profil in Outlook für Mac 2011 arbeiten.

Zur Vereinfachung des Lesens von Nachrichten verschiedener Konten besitzt Outlook für Mac 2011 einen einheitlichen Posteingang, in dem ähnliche Ordner – wie z. B. die Posteingangsfächer – aller Ihrer Konten gruppiert werden. Diese gestaltet das Lesen aller Nachrichten in einem Durchgang einfacher, da die Notwendigkeit entfällt, zwischen den Ordnern verschiedener Konten zu wechseln. Falls Sie es wünschen, können Sie dieses Feature deaktivieren, sodass jedes Konto und die ihm zugeordneten Ordner in der Ordnerliste getrennt angezeigt werden.

Wir empfehlen das Deaktivieren des einheitlichen Posteingangs.

Klicken Sie im Menü Outlook auf Eigenschaften, klicken Sie auf Allgemein, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Ähnliche Ordner von verschiedenen Konten gruppieren, z. B. Posteingänge.

Wie können die Zustände "Gelesen" und "Ungelesen" von Nutzen sein?

Die Zustände "Gelesen" und "Ungelesen" in Outlook für Mac 2011 verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick darüber, welche Nachrichten zumindest bereits einmal gelesen wurden und welche nicht. Da sich die Zustände "Gelesen" und "Ungelesen" leicht durch Klicken auf E-Mails festlegen bzw. ändern lassen, stellen Sie keine optimale Protokollierung dar, sondern sind lediglich ein Hilfsmittel.

Zum schnellen Markieren einer Nachricht als "Gelesen" oder "Ungelesen" öffnen Sie die Nachricht und klicken dann auf der Registerkarte Nachricht auf die Schaltfläche Gelesen oder Ungelesen. Die Schaltfläche wechselt in Abhängigkeit vom aktuellen Zustand der Nachricht. Wenn Sie nur ungelesene Nachrichten anzeigen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start auf den Pfeil neben Filter, und klicken Sie dann auf Ungelesen.

Warum reicht der Zustand "Gelesen/Ungelesen" nicht aus?

Manche Leute versuchen, mithilfe des Zustands "Gelesen/Ungelesen" anzuzeigen, ob eine Nachricht neu oder ein Referenzelement ist. Der Zustand "Ungelesen" ist aber unzuverlässig, denn sobald eine Nachricht nicht mehr den Fokus hat (Sie also auf eine andere Nachricht klicken), wird diese Nachricht automatisch als gelesen markiert, und allzu häufig werden Nachrichten auch von anderen Geräten (beispielsweise Mobiltelefonen) als gelesen markiert. Unweigerlich werden somit Nachrichten erneut gelesen, und Sie müssen doppelte Entscheidungsarbeit leisten, wenn Sie wieder herausfinden müssen, was zu tun ist. Wenn Sie den Zustand "Ungelesen/Gelesen" als Verbindung zwischen den Elementen in Ihrem Posteingang verwenden, die "Aufgaben" sind, und solchen, die noch nicht bearbeitet wurden, wird dies spätestens ineffektiv, wenn Sie viele E-Mails erhalten, von denen Sie manche nie lesen werden, weil Sie schon anhand des Betreffs entscheiden können, dass Sie sie nicht lesen müssen. Eine wesentlich effizientere Strategie für den Posteingang ist es, die Nachrichten durchzugehen und dabei zu entscheiden, was mit jeder zu tun ist. Ist die Entscheidung gefallen, sollte die Nachricht den Posteingang verlassen und nicht "ungelesen" dort verbleiben.

Warum sollten Nachrichten abgelegt (gespeichert) werden?

Es ist eine bewährte Methode, eine zentrale Ablage (einen Speicherort) für Ihre Nachrichten zu besitzen, damit Sie sich auch später noch, nachdem Sie sie "abgearbeitet" haben, darauf beziehen können. Indem Sie die Anzahl der zu durchsuchenden Ordner begrenzt halten (1-Referenz und 2-Persönlich), müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Sie eine Nachricht falsch ablegen, und es müssen auch keine Kopien einer Nachricht in mehreren Ordnern abgelegt werden, wenn sich die Nachricht auf mehr als ein Thema oder Projekt bezieht. Das heißt natürlich nicht, dass damit die Notwendigkeit entfällt, Nachrichten durchzusehen, die sich alle auf ein bestimmtes Thema oder Projekt beziehen. Outlook für Mac 2011 bietet bessere Tools, beispielsweise Kategorien und intelligente Ordner, mit denen Sie sehr effektiv suchen können.

Warum nur ein Referenzordner?

Indem Sie nur einen einzigen Ordner besitzen, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, in welchem Ordner sich welche Nachrichten befinden, und Sie wissen, dass alle in diesem Ordner enthaltenen Elemente von Ihnen bereits geprüft und für aufbewahrenswert befunden worden sind.

Mehrere Ordner bedeuten auch, dass Sie bei jedem Ablegen einer Nachricht entscheiden müssen, in welchen Ordner sie gehört. Dies wird sogar noch komplizierter, wenn es mehr als einen zutreffenden Ordner pro Nachricht gibt. Da viele Ordner nicht verwendet werden, wenn mehrere zur Auswahl stehen, erzeugt dies Unübersichtlichkeit.

Auch wenn es nicht allzu bedeutsam wirkt, wenn Sie alle Nachrichten im Posteingang lassen, hat die Sache einen versteckten Haken, denn jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht ansehen, werden Sie sich fragen: "Muss ich mich darum kümmern, oder ist die Nachricht nur zu Referenzzwecken da?". Es verschafft Ihnen auch einen gewissen Seelenfrieden, wenn der Posteingang nur neue Elemente enthält. Ihr Posteingang ist ein Ort, der von anderen manipuliert werden kann, während Ihr Referenzordner ausschließlich in Ihrem Einflussbereich liegt.

Warum benötige ich verschiedene Ordner für Kontaktgruppen?

Unterschiedliche Löschzeitpläne

Sie sollten für verschiedene Kontaktgruppen unterschiedliche Ordner verwenden, je nach Themen und Häufigkeit geplanter Löschvorgänge. Wenn Sie beispielsweise Mitglied einer Fahrgemeinschaft-Kontaktgruppe sind, sollten die Nachrichten im Fahrgemeinschaftsordner täglich gelöscht werden. Eine Kontaktgruppe, die sich mit einem arbeitsbezogenen Thema beschäftigt, sollte seltener gelöscht werden, beispielsweise jährlich.
Effiziente Gruppierung von Unterhaltungen

Wenn Sie getrennte Ordner für themenbezogene Kontaktgruppen besitzen, können Sie vollständige Unterhaltungen gruppiert anzeigen. Im Bedarfsfall können Sie effizient innerhalb eines Ordners suchen.

Welche Kontaktgruppen sollten in einen Ordner umgeleitet werden, statt in meinen Posteingang?

Gute Kandidaten für eine Kontaktgruppenregel und einen eigenen Ordner sind Kontaktgruppen mit folgenden Eigenschaften:

Eingang vieler Nachrichten
Gerichtet an viele Personen

Nachrichten mit wichtigen Informationen auf Unternehmensebene (beispielsweise vom CEO) sowie Nachrichten Ihrer IT-Abteilung zu geplanten Serverausfallzeiten sollten nicht in einen Ordner verschoben werden. Nachrichten an eine Kontaktgruppe mit nur gelegentlich nützlichen oder interessanten Inhalten sollten unabhängig von ihrer Häufigkeit über eine Regel und einen Ordner verfügen.

Wie richte ich die Regel "Gesendet an: mich oder CC: mich" ein?

Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln.
Klicken Sie im linken Bereich des Dialogfelds Regeln unter EXCHANGE-SERVER auf den Kontonamen.
Klicken Sie im Dialogfeld Regeln auf Eine Regel hinzufügen .
Klicken Sie unter Beim Eintreffen einer neuen Nachricht, die alle diese Bedingungen erfüllt im ersten Popupmenü auf Gesendet an, und klicken Sie dann im zweiten Popupmenü auf An mich oder CC an mich.
Klicken Sie unter Folgendes ausführen im ersten Popupmenü auf In Ordner verschieben, und klicken Sie dann im zweiten Popupmenü auf Ordner auswählen.
Geben Sie "Posteingang" ein, und klicken Sie dann auf den gewünschten Posteingang.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine weiteren Regeln auf Nachrichten anwenden, die dieselben Bedingungen erfüllen.

Wie richte ich die Regel "Kontaktgruppen" ein?

Erstellen Sie für jede Kontaktgruppe, deren Mitglied Sie sind und in der Sie nicht jede Nachricht lesen müssen, eine Regel.

Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln.
Klicken Sie im linken Bereich des Dialogfelds Regeln unter EXCHANGE-SERVER auf den Kontonamen.
Klicken Sie im Dialogfeld Regeln auf Eine Regel hinzufügen .
Klicken Sie unter Beim Eintreffen einer neuen Nachricht, die alle diese Bedingungen erfüllt im ersten Popupmenü auf Von, und klicken Sie dann im zweiten Popupmenü auf Ist.
Geben Sie in das Textfeld den Namen der Kontaktgruppe ein, und wählen Sie ihn dann aus der angezeigten Liste aus.
Klicken Sie unter Folgendes ausführen im ersten Popupmenü auf In Ordner verschieben, und klicken Sie dann im zweiten Popupmenü auf Ordner auswählen.
Geben Sie den Ordnernamen der Kontaktgruppe ein, und klicken Sie darauf.
Wiederholen Sie die Schritte für jede Kontaktgruppe.

Tipp Wenn Ihnen kein Grund einfällt, warum eine E-Mail-Nachricht, die an diese Kontaktgruppe gesendet wird, in Ihren Posteingang gesendet werden sollte, sollten Sie erwägen, sich aus dieser Kontaktgruppe entfernen zu lassen.

Warum sollte ich Regeln verwenden?

Im Laufe der Zeit werden Sie wahrscheinlich immer mehr Nachrichten erhalten. Sie können nicht jede erhaltene E-Mail lesen – das sollten Sie auch gar nicht versuchen. Lesen Sie stattdessen nur die Nachrichten, die für Sie wichtig sind. Regeln helfen Ihnen dabei, wichtige Nachrichten zu priorisieren, und verringern Ablenkungsmöglichkeiten.

Was geschieht mit nicht verwendeten Kategorien?

Löschen Sie alle Kategorien, die Sie nicht zu verwenden beabsichtigen. Dieselbe Gruppe von Kategorien gilt für alle Elemente. Wenn Sie also eine Kategorie für Kontakte verwenden, behalten Sie diese.

Wie wähle ich am besten Farben aus?

Gehen Sie beim Erstellen von Farbkategorien sorgfältig bei der Farbauswahl vor. Wählen Sie beispielsweise nicht dieselbe Farbe für @Telefon und @E-Mail, sondern wählen Sie ähnliche Farben aus (beispielsweise unterschiedliche Grüntöne) für alle Ihrer 1:1-Kategorien. Mit der Zeit werden Sie in der Lage sein, bei einem Blick auf Ihre Aufgabenliste nur anhand der Farben zu bestimmen, ob Sie bei einer Aufgabe aktiv werden müssen. Wenn @Zuhause beispielsweise lila ist und Sie im Büro sind, können Sie keine lila Aufgaben erledigen.

Warum sollte ich Zeit für mich selbst einplanen?

Durch das Einplanen von Zeit für sich selbst in Ihrem Kalender werden Ihre Frei/Gebucht-Informationen aktualisiert, und die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Sie von anderen für diese Zeiten eingeplant werden. Wenn Ihr Kalender recht voll ist, kann dies der einzige Weg sein, um spezifische Zeit zum Erledigen Ihrer Arbeit zu erhalten.

Ferner hilft Ihnen diese Vorgehensweise, sich auch tatsächlich auf die Erledigung Ihrer Arbeit zu konzentrieren, denn wenn sie in Ihrem Kalender eingetragen ist, sollten Sie zu dieser Zeit auch genau diese Arbeiten erledigen. Wenn doch jemand Termine macht, die sich mit Ihrer "Arbeitszeit" überschneiden, planen Sie Ihre Zeit neu, damit Sie sich nicht selbst ein Bein stellen.

Wie gehe ich mit den 10.000 Nachrichten in meinem Posteingang um?

Wenn sich mehr als 20 Elemente in Ihrem Posteingang befinden, bearbeiten Sie zuerst die Nachrichten der letzten Woche, und wählen Sie dann die restlichen Nachrichten aus, und verschieben Sie sie in Ihren Ordner 1-Referenz. Ja, das geht wirklich – und gibt Ihnen auch noch ein gutes Gefühl.

Warum erhalte ich so viele Nachrichten?

Wenn Sie sich von Nachrichten überschwemmt fühlen, erhalten Sie wahrscheinlich mehr, als Sie verarbeiten können, weshalb Sie vermutlich aggressivere Regeln einrichten sollten. Versuchen Sie zu analysieren, von wo Sie Nachrichten erhalten, indem Sie die Nachrichten nach Absender anordnen und anschließend alle Kopfzeilen reduzieren. Lesen Sie in Kontaktgruppen mit, die Sie nicht lesen müssen? Wenn dem so ist, erstellen Sie eine Regel. Wenn Sie Ihre Ansicht ändern, vergessen Sie nicht, sie zurückzuändern.

Ich habe 10 Minuten Zeit: Was sollte ich in meinem Posteingang zuerst lesen?

Wenn Sie nicht viel Zeit haben, beispielsweise zwischen zwei Besprechungen, können Sie die Nachrichten mit Ich bin beliebiger Empfänger lesen – als die direkt an Sie gesendeten Nachrichten. Häufig warten solche Nachrichten auf Sie, damit der nächste Schritt eines Vorgangs erledigt werden kann, weshalb sie die wichtigsten Nachrichten sind.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Filter, und klicken Sie dann auf Ich in beliebiger Empfänger.

Wie häufig sollte ich meine Nachrichten lesen?

Für viele von uns ist das Lesen von Nachrichten schon fast eine Sucht. Verbringen Sie 20 Minuten am Morgen mit dem Durchsehen Ihrer Nachrichten, und wenden Sie sich dann einer täglichen Prüfung Ihrer Aufgabenliste zu. Anschließend beginnen Sie mit Ihrer Arbeit. Indem Sie die Zeit für das Lesen von Nachrichten auf einmal am Morgen und einmal am Ende des Arbeitstages beschränken, kann sich Ihre Produktivität signifikant erhöhen. Probieren Sie es eine Woche lang aus, und sehen Sie selbst.

Wich verwalte ich komplizierte Aufgaben?

Wenn Sie nur an ein paar verwandte Aufgaben denken möchten, listen Sie sie im Textbereich der Aufgabe auf.

Sollten persönliche und geschäftliche Aufgaben zusammen aufbewahrt werden?

Halten Sie, wenn möglich, persönliche und geschäftliche Aufgaben an einem Ort. Durch das Führen einer einzelnen Liste verringert sich die Anzahl der Orte, die Sie auf zu erledigende Aufgaben überprüfen müssen. Selbst wenn Sie bereits nur eine Liste haben, verwenden Sie Kategorien, um Ihre persönlichen von den geschäftlichen Aufgaben abzugrenzen und so Ihre Liste effektiv zu verwalten. Ihre persönlichen Aufgaben werden auf dem Exchange Server Ihres Unternehmens gespeichert und sind somit möglicherweise für Ihre IT-Abteilung sichtbar. Nehmen Sie also nur geeignete persönliche Aufgaben in Ihre Liste auf.

Was ist falsch daran, sich Aufgaben einfach nur zu merken?

Das Merken von Aufgaben funktioniert einfach nicht. Es ist befreiend, sich auf Outlook für Mac 2011 zu verlassen, statt Ihr anderweitig benötigtes Gehirn damit zu belasten, nicht den Überblick bei Ihren Aufgaben zu verlieren. Sie können dadurch die Energie sparen, die Sie sonst benötigen, um sich selbst ständig an Ihre Aufgaben zu erinnern ("Gut, denk daran, Martin eine Nachricht wegen der Vorlagen zu schicken; Martin eine Nachricht wegen der Vorlagen senden..."), und sich auf die gerade anstehende Aktivität konzentrieren.

Warum sollte ich meine Aufgaben in Outlook für Mac 2011 verwalten?

Gründe, warum eine Aufgabenliste in Outlook für Mac 2011 besser funktioniert als eine Liste auf Papier:

Papierlisten können nicht automatisch aktualisiert werden.
Papierlisten lassen sich nicht bequem neu anordnen.
Mithilfe von Outlook Web App können Sie Ihre Aufgabenliste von beliebigen Standorten aus benutzen.
Papierlisten gehen leicht verloren.

Für Fortgeschrittene: Erstellen eines intelligenten Ordners für E-Mail-Nachrichten

Ein intelligenter Ordner, auch als "gespeicherte Suche" oder "Suchordner" bezeichnet, ist ein virtueller Ordner, der einen Satz von Suchergebnissen dynamisch anzeigt. Beispielsweise können Sie eine Suche erstellen, die alle Elemente in der Kategorie "Manager" sucht, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet, aber noch nicht erledigt sind. Diese Suche kann als intelligenter Ordner gespeichert werden, sodass Sie diese Suchkriterien später verwenden können, ohne die erweiterte Suche manuell erneut erstellen zu müssen.

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Outlook-Fensters in das Suchfeld .

Die Registerkarte Suchen wird angezeigt.
Definieren Sie den Suchbereich, indem Sie auf der Registerkarte Suchen auf eine Bereichsschaltfläche klicken, z. B. Alle E-Mails oder Alle Elemente.
Klicken Sie auf der Registerkarte Suchen auf Erweitert, und definieren Sie Ihre Suchkriterien.
Klicken Sie auf der Registerkarte Suchen auf Speichern.

Der intelligente Ordner wird im NavigationsbereichDer linke Bereich des Outlook-Hauptfensters. In der E-Mail-Ansicht wird im Navigationsbereich die Ordnerliste angezeigt. In den Ansichten "Kalender", "Kontakte", "Aufgaben" und "Notizen" können Sie im Navigationsbereich Elemente in der Kategorieliste ein- und ausblenden. angezeigt.
Geben Sie einen Namen für den intelligenten Ordner ein.

Notizen

Klicken Sie zum Bearbeiten der für einen intelligenten Ordner verwendeten Kriterien bei gedrückter CTRL-TASTE auf den intelligenten Ordner, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Wenn Sie mit dem Ändern der Kriterien oder des Bereichs der Suche fertig sind, klicken Sie auf der Registerkarte Suchen auf Speichern.
Klicken Sie zum Löschen eines intelligenten Ordners bei gedrückter CTRL-TASTE auf den intelligenten Ordner, und klicken Sie dann auf Löschen. Durch das Löschen eines intelligenten Ordners wird keins der darin enthaltenen Elemente gelöscht.

Literaturhinweise

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