 | Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Optimiertes Zeitmanagement |
Dieser Artikel ist Teil einer Serie Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011. Informationen zu bestimmten Teilen der Serie finden Sie bei den Links unter Siehe auch am Ende der Seite.
Outlook für Mac 2011 ist ein Tool, das bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte und Aufgaben behilflich sein kann. In dieser Funktion stellt es das Zentrum nicht nur Ihrer Kommunikation dar, sondern auch das Ihres Zeitmanagements. Damit Sie die Funktionen von Outlook für Mac 2011 optimal nutzen können, empfiehlt sich die Beachtung einiger grundlegender Prinzipien:
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Verringern Sie die Anzahl der Orte, an denen Sie Nachrichten lesen. Filtern Sie alle Nachrichten, die Sie lesen müssen, an einen zentralen Ort – Ihren Posteingang, indem Sie eine Reihe von Regeln verwenden.
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Lassen Sie einige Nachrichten durchlaufen. Verwenden Sie Regeln, um Nachrichten, die Sie lesen müssen, in Ihren Posteingang zu senden, und lassen Sie den Rest unverarbeitet in Ihre Kontaktgruppenordner zustellen (Kontaktgruppen sind auch bekannt als Verteilerlisten im globalen Unternehmensadressbuch. Sie können Kontaktgruppen auch in Outlook für Mac erstellen, aber diese Kontaktgruppen werden auf Ihrem Computer lokal gespeichert und sollten für unternehmensexterne Kontakte verwendet werden. Regeln zum Arbeiten mit lokalen Kontaktgruppen finden Sie weiter unten im Abschnitt "Kontakte".). Sie müssen nicht alle an Sie gesendeten Nachrichten lesen, was bei hohem E-Mail-Aufkommen auch gar nicht möglich ist. Nur wichtige Nachrichten sollten in Ihren Posteingang gelangen. Bei allen anderen Nachrichten kann es sinnvoll sein, sie für den Fall aufzubewahren, dass Sie beispielsweise beim Auftreten von Problemen eingreifen müssen.
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Verringern Sie die Anzahl der Orte, an denen Sie Nachrichten manuell ablegen. Verringern Sie gleichzeitig die Bindung Ihrer Aufmerksamkeit durch die Ablage, indem Sie die Suchfunktion zum Auffinden von Nachrichten verwenden.
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Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten, indem Sie sich an vier grundlegende Prinzipien halten. Entscheiden Sie beim Lesen Ihrer Nachrichten, ob die Nachricht gelöscht, bearbeitet (beantworten oder zur Referenz ablegen), delegiert (weiterleiten) oder (mithilfe von Kategorien und Kennzeichen) zur Wiedervorlage in die Aufgabenliste zurückgestellt werden soll.
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Fassen Sie Ihre Aufgabenlisten zu einer einzigen Liste zusammen. Verwenden Sie eine einzige Aufgabenliste und einen einzigen Kalender, um Ihre Tätigkeiten zu verwalten.
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Erledigen Sie Arbeiten in Gruppen. Verwenden Sie Kategorien, um ähnliche Aufgaben in Gruppen zusammenzufassen.
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Benutzen Sie Ihr gesundes Urteilsvermögen beim Senden von Nachrichten, und befolgen Sie die Empfehlungen zum Schreiben wirkungsvoller Nachrichten.
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Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Kalender und Ihre Aufgaben.
Auch wenn Sie nicht alle hier beschriebenen bewährten Methoden befolgen, wird schon das Einhalten einiger davon zu einer verbesserten Nutzungserfahrung von Outlook für Mac 2011 führen.
