Excel-Grundlagen

Excel ist eine leistungsfähige Anwendung für die Erstellung von Tabellen und für die Datenanalyse. Wenn Sie diese Anwendung auf effektive Weise nutzen möchten, müssen Sie sich jedoch zunächst mit den Grundlagen befassen. In diesem Lernprogramm werden einige der Aufgaben und Features vorgestellt, die Sie in allen Arbeitsmappen nutzen können.

Nach Abschluss dieses Lernprogramms können Sie folgende Aufgaben ausführen:

Voraussetzungen

Geschätzte Dauer

30 Minuten

In Excel werden Daten in einer Arbeitsmappe eingegeben und gespeichert. Sie können mit einer leeren Arbeitsmappe, mit einer bereits vorhandenen, gespeicherten Arbeitsmappe oder einer Vorlage beginnen. Wenn Sie Excel öffnen, wird auch der Excel-Arbeitsmappenkatalog geöffnet. Er enthält eine Auswahl verschiedener Vorlagen und bietet schnellen Zugriff auf zuletzt verwendete Arbeitsmappen.

Im ersten Schritt soll der Excel-Arbeitsmappenkatalog verwendet werden, um eine leere Arbeitsmappe zu öffnen.

Wenn Sie Excel noch nicht geöffnet haben, klicken Sie im Dock auf Excel.

Klicken Sie im Excel-Arbeitsmappenkatalog unter Vorlagen auf Alle. Tipp  Wenn der Arbeitsmappenkatalog nicht angezeigt wird, beenden Sie Excel, und öffnen Sie die Anwendung erneut.

Klicken Sie auf Excel-Arbeitsmappe, und klicken Sie dann auf Auswählen. Tipp  Wenn Sie bei jedem Start von Excel mit einem leeren Dokument beginnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Öffnen von Excel nicht anzeigen.

Wie Sie sehen, wird eine leere Arbeitsmappe (Arbeitsmappe1) angezeigt.

Hinweise

Vor den nächsten Schritten

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

In einer neuen, leeren Arbeitsmappe können Sie einfach in eine Zelle klicken und mit der Dateneingabe beginnen. Bevor Sie mit der Eingabe von Daten beginnen, sollten Sie sich jedoch mit einigen Elementen der Benutzeroberfläche vertraut machen, die Sie in allen Arbeitsmappen verwenden können.

Im Folgenden wollen wir uns mit einigen Elementen der Excel-Benutzeroberfläche befassen.

 Menüleiste: Der Bereich am oberen Rand des Bildschirms, in dem alle Menüs angezeigt werden. In den Menüs "Datei", "Bearbeiten" und "Ansicht" finden Sie die am häufigsten benötigten Menübefehle.

 Standardsymbolleiste: In dieser Symbolleiste werden der Name der Arbeitsmappe (in diesem Fall "Arbeitsmappe1") und Schaltflächen für einige der am häufigsten anstehenden Aufgaben wie das Öffnen, Speichern und Drucken einer Arbeitsmappe angezeigt.

 Menüband: Die aus Registerkarten bestehende Befehlsleiste am oberen Rand eines Fensters oder Arbeitsbereichs, in der Features in logischen Gruppen angeordnet sind. Auf der Registerkarte "Start" befinden sich die am häufigsten verwendeten Befehle zum Formatieren von Arbeitsmappendaten.

 Namensfeld und Bearbeitungsleiste: Hier wird die Adresse der aktiven Zelle angezeigt. Wenn dieses Feld nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Bearbeitungsleiste.

 Arbeitsblatt: Eine einzelne Seite einer Arbeitsmappe. Jede Arbeitsmappe kann mehrere Arbeitsblätter oder "Blätter" enthalten.

 Zelle: Der Schnittpunkt zwischen einer Spalte (A, B, C) und einer Zeile (1, 2, 3). Jede Zelle verfügt über eine Adresse (z. B. ist die Zelle A1 der Schnittpunkt zwischen Spalte A und Zeile 1). Die aktive Zelle erkennen Sie an dem blau hervorgehobenen Rand.

Hinweise

Vor den nächsten Schritten

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Zum Eingeben von Daten müssen Sie zunächst wissen, wie Sie zwischen den Zellen des Arbeitsblatts wechseln können. Sie können die Maus, die Tastatur oder Menübefehle verwenden, um zu einer beliebigen Zelle zu gelangen.

Im Folgenden werden einige Methoden zum Wechseln zwischen Zellen erörtert.

Klicken Sie auf Zelle B2. Die Spaltenüberschrift (B) und die Zeilenüberschrift (2) werden in Dunkelgrau dargestellt, und der Rahmen der Zelle wird hervorgehoben, um zu zeigen, dass es sich bei dieser Zelle um die aktive Zelle handelt. Tipp  Die Zellenadresse, aus "Zellbezug", der aktiven Zelle (z. B. B2) wird im Feld "Name" angezeigt, das sich links neben der Bearbeitungsleiste befindet.

Drücken Sie auf der Tastatur einmal die TABULATORTASTE. Damit wird Zelle C2 zur aktiven Zelle.

Drücken Sie zwei Mal die NACH-UNTEN-TASTE, und drücken Sie dann zwei Mal die NACH-LINKS-TASTE. Damit wird Zelle A4 zur aktiven Zelle.

Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Gehe zu.

Geben Sie in das Feld Verweis die Zeichenfolge A1 ein, und klicken Sie dann auf OK.

Wie Sie sehen, ist die Zelle A1 nun die aktive Zelle.

Hinweise

Vor den nächsten Schritten

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Bei Daten kann es sich in Excel um Text, Zahlen oder eine Kombination hieraus handeln. Zum Eingeben von Daten geben Sie diese einfach in die Zelle ein, in der die Daten angezeigt werden sollen.

Geben Sie nun einigen einfachen Text und einige numerische Daten ein.

Geben Sie Norden in Zelle B1, Osten in Zelle C1 und Süden in Zelle D1 ein. Notiz  Zum Übergeben von Daten an eine Zelle können Sie die EINGABETASTE, die TAB-TASTE oder eine beliebige Pfeiltaste drücken. Die von Ihnen gedrückte Taste bestimmt, welche Zelle zur aktiven Zelle wird.

Geben Sie Januar in Zelle A2, Februar in Zelle A3 und März in Zelle A4 ein.

Geben Sie 5000 in Zelle B2, 10000 in Zelle B3 und 15000 in Zelle B4 ein.

Beachten Sie, dass Text in Zellen links und numerische Daten rechts ausgerichtet angezeigt werden.

Vor den nächsten Schritten

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Damit Daten einfacher zu lesen und zu verstehen sind, können Sie sie formatieren. So können Sie beispielsweise die oberste Zeile mit Spaltenüberschriften (z. B. Norden, Osten und Süden) zentrieren und fett formatieren. Zum Formatieren von Daten müssen Sie zunächst angeben, mit welchen Daten Sie arbeiten möchten, indem Sie sie markieren.

Im nächsten Schritt wird ein Zellbereich markiert und werden die Daten in den markierten Zellen formatiert.

Zeigen Sie mit der Maus auf die Zelle B1. Wenn sich der Mauszeiger in ein weißes Kreuz verwandelt, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen den Mauszeiger über die Zellen B1, C1 und D1. Die Hervorhebung um die Zellen gibt an, dass die Zellen markiert wurden.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start unter Schriftart auf Fett.

Klicken Sie unter Ausrichtung auf Text zentrieren.

Markieren Sie die Zellen B2, B3 und B4.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start unter Zahlen auf Währung.

Wie Sie sehen, wurden die geografischen Regionen fett und zentriert formatiert, und die numerischen Daten wurden als Währung formatiert.

Hinweise

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Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Wenn Sie Zeit sparen möchten, können Sie Daten und die Formatierung von Daten kopieren und in andere Zellen einfügen, anstatt die Daten erneut einzugeben und zu formatieren.

Im nächsten Schritt sollen einige Daten sowie Arbeitsblattformatierungen kopiert und eingefügt werden.

Markieren Sie die Zelle B1, und klicken Sie dann in der Standardsymbolleiste auf Format übertragen.

Wie Sie sehen, wird um die markierte Zelle (B1) ein Laufrahmen angezeigt, und der Cursor wird als ein kleiner Pinsel mit einem weißen Kreuz dargestellt.

Markieren Sie die Zellen A2, A3 und A4.

Die Zellen A2, A3 und A4 weisen nun die gleiche Formatierung wie die Zelle B1 auf, und der Cursor wird wieder als normales weißes Kreuz angezeigt.

Markieren Sie die Zellen B2, B3 und B4.

Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren. Tipp  Zum Kopieren von Daten mit der Tastatur halten Sie die BEFEHLSTASTE gedrückt und drücken dann C. Hierbei handelt es sich um eine Tastenkombination, die in der Hilfe unter BEFEHLSTASTE+C beschrieben wird.

Klicken Sie auf die Zelle C2, und klicken Sie dann unter Bearbeiten auf Einfügen. Damit wird eine Kopie der Daten in die Zellen C2, C3 und C4 eingefügt. Tipp  Die Tastenkombination für den Befehl "Einfügen" lautet BEFEHLSTASTE+V.

Klicken Sie in die Zelle D2, und klicken Sie dann unter Bearbeiten auf Einfügen.

Wie Sie sehen, wird nun eine Kopie der numerischen Daten in den Spalten C und D angezeigt.

Hinweise

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Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Wenn Sie bei der Dateneingabe einen Fehler gemacht haben oder einfach nur etwas ändern möchten, können Sie die Daten in Excel jederzeit einfach bearbeiten.

Nun sollen Daten bearbeitet werden, indem sie ersetzt werden, indem die Bearbeitung direkt in der Zelle erfolgt und indem die Bearbeitung über die Bearbeitungsleiste erfolgt.

Klicken Sie auf die Zelle C2, geben Sie "6000" ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE (Zeilenschalter).

Doppelklicken Sie auf Zelle C3. Der Cursor blinkt in der Zelle, um anzugeben, dass Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.

Drücken Sie die NACH-RECHTS-TASTE, bis sich der Cursor auf der rechten Seite der Zelle befindet, drücken Sie die ENTF-TASTE, um den Wert in "1000" zu ändern, und drücken Sie dann die EINGABETASTE (Zeilenschalter). Tipp  Die Tastenkombination zum Starten des Zellbearbeitungsmodus lautet CTRL-TASTE+U.

Markieren Sie die Zelle C4, sofern diese noch nicht markiert ist.

Markieren Sie den Wert "15" in der Bearbeitungsleiste, und geben Sie dann "7" ein, um den Wert in "7000" zu ändern. Drücken Sie die EINGABETASTE (Zeilenschalter).

Beachten Sie, dass C5 die aktive Zelle ist und dass Ihre Bearbeitungen auf die Zellen in Spalte C übertragen werden.

Hinweise

Vor den nächsten Schritten

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Beim Eingeben und Bearbeiten von Daten können Sie neuen Spalten einfügen, um Platz für neue Daten zu schaffen, oder die Spaltenbreite ändern, damit die Daten besser in die Spalte passen.

Im nächsten Schritt sollen Spalten eingefügt und soll deren Breite geändert werden.

Klicken Sie auf den Spaltenkopf von Spalte D. Alle Zellen in der Spalte werden hervorgehoben, um anzuzeigen, dass die Spalte markiert wurde.

Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren.

Halten Sie die CTRL-TASTE gedrückt, klicken Sie auf den Spaltenkopf von Spalte C, und klicken Sie dann auf Kopierte Zellen einfügen.

Wie Sie sehen, fügt Excel eine Kopie der Zellen ein und verschiebt die anderen Daten nach rechts.

Klicken Sie auf die Zelle C1, geben Sie Region Nordwesten ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE (Zeilenschalter).

Zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen zwischen den Spaltenköpfen der Spalten C und D. Doppelklicken Sie, wenn sich der Mauszeiger in einen Pfeil mit zwei Spitzen verwandelt. Tipp  Zum Festlegen einer exakten Spaltenbreite ziehen Sie den Rahmen zwischen den Spaltenköpfen.

Wie Sie sehen, wurde die Breite von Spalte C an die Breite des Texts angepasst.

Hinweise

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Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Bis zu diesem Punkt wurde noch keine der Änderungen, die Sie an der Arbeitsmappe vorgenommen haben, gespeichert. Der generische Dateiname ("Arbeitsmappe1") oberhalb der Standardsymbolleiste gibt an, dass die Arbeitsmappe nicht gespeichert wurde.

Im nächsten Schritt soll die Arbeitsmappe in einem neuen Ordner auf dem Computer gespeichert werden.

Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern.

Geben Sie im Feld Speichern unter einen Namen für die Arbeitsmappe ein (z. B. Excel-Grundlagen).

Klicken Sie im Popupmenü Wo auf Dokumente, und klicken Sie dann so auf den Pfeil neben dem Feld Speichern unter, dass er nach oben zeigt. Alle Ordner in Ihrem Ordner Dokumente werden angezeigt.

Klicken Sie auf Neuer Ordner.

Geben Sie im Dialogfeld Neuer Ordner den Namen Excel-Übung ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Klicken Sie auf Speichern.

Wie Sie sehen, wird der Dateiname der gespeicherten Arbeitsmappe (z. B. Excel-Grundlagen.xlsx) oberhalb der Standardsymbolleiste angezeigt.

Hinweise

Vor den nächsten Schritten

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können:

Weitere Tipps

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